Administrative & Operations Specialist

Ricercamy, l'head hunter trasparente creatore del metodo No Fee, è alla ricerca di un/una:Administrative & Operations Specialist – Process OptimizationIl nostro cliente IoInvesto SCF, realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ci ha incaricato di ricercare una figura di Administrative & Operations Specialist da inserire nella propria struttura di Bergamo.
L'aziendaIoInvesto SCF è una realtà in crescita che opera nel mondo della consulenza finanziaria indipendente, con una struttura organizzativa moderna e fortemente orientata alla digitalizzazione.
L'azienda conta oggi circa 20 collaboratori interni e oltre 100 consulenti, distribuiti principalmente da remoto, e negli ultimi anni ha investito in modo significativo nell'automazione dei processi e nello sviluppo di strumenti digitali proprietari.
Questo approccio ha trasformato profondamente anche il modo di lavorare dell'area amministrativa: molte attività che in passato richiedevano operatività manuale sono oggi automatizzate o supportate dalla tecnologia.
La nuova figura entrerà quindi in un contesto nel quale precisione, autonomia e capacità di migliorare ciò che già esiste sono più importanti della semplice esecuzione di attività ripetitive.
Administrative & Operations Specialist – Process OptimizationCerchiamo una persona con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio.
Non è un ruolo di contabilità pura: bilancio e scritture contabili restano affidati al commercialista, così come l'elaborazione dei cedolini è gestita dal consulente del lavoro.
È invece una posizione trasversale, con riporto diretto al CEO, nella quale la persona avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente.
La differenza rispetto a una classica posizione amministrativa?Non cerchiamo qualcuno che si limiti a eseguire una procedura. Cerchiamo qualcuno che, una volta imparata, sappia anche chiedersi: "Possiamo farla meglio?"L'azienda dispone già di procedure e processi strutturati; la persona verrà inserita attraverso un affiancamento diretto e avrà progressivamente la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti.
Di cosa ti occuperaiLa posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente:HR AdministrationGestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori.
Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni.
Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale.
Gestione di ticket restaurant e attività correlate.
Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni.
Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.
Amministrazione e ciclo attivoEmissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo).
Controllo degli incassi e riconciliazioni.
Gestione di rimborsi e disdette.
Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature.
Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.
Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterniGestione delle fatture dei fornitori.
Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti.
Gestione dello scadenziario.
Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista.
Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.
Processi e organizzazioneGestione e aggiornamento delle procedure interne.
Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate.
Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali.
Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione.
Office ManagementGestione operativa dell'ufficio.
Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti.
Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede.
Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi.
Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzionale.
Chi cerchiamoIl profilo ideale ha maturato almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente all'interno di realtà di piccole o medie dimensioni nelle quali abbia avuto modo di occuparsi di più attività e di seguire i processi con una visione completa.
Non cerchiamo necessariamente la persona con il percorso più prestigioso.
Cerchiamo quella persona amministrativa che, quando le dai un processo da gestire, lo fa funzionare davvero.
Una persona:precisa e affidabile, soprattutto nelle attività con scadenze definite; autonoma nella gestione del lavoro; abituata a gestire contemporaneamente attività diverse; con buona conoscenza del ciclo attivo e passiv