Back office

Chi SiamoPipein sta trasformando il modo in cui le infrastrutture critiche vengono ispezionate e manutenute nei settori idrico e delle acque reflue, dell’energia, delle infrastrutture subacquee e delle grandi opere civili. Siamo una startup Deep Tech in rapida crescita che sviluppa DDS3 , un sistema integrato di robotica e software che combina robot di ispezione avanzati, in grado di operare all’interno di tubazioni, gallerie e altri ambienti complessi e confinati, con una piattaforma digitale dedicata all’acquisizione, all’analisi e alla valorizzazione dei dati. DDS3 trasforma i dati di ispezione in informazioni operative, consentendo una gestione degli asset più intelligente, la riduzione dei rischi e abilitando la manutenzione predittiva.Pipein sta entrando in una fase di forte espansione, caratterizzata dalla crescita della tecnologia e da una sua crescente adozione sul mercato. Per accompagnare questa crescita, cerchiamo persone di talento pronte a unirsi al team. Nei prossimi mesi prevediamo di accrescere significativamente l’azienda: questo è quindi un momento unico per entrare in Pipein e contribuire in prima persona a plasmare il futuro della nostra tecnologia.Il ruoloStiamo cercando una figura Back Office - Amministrazione & Operations che supporti le operazioni quotidiane di Pipein. Questo ruolo è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’azienda e per garantire un’organizzazione efficiente che accompagni lo sviluppo e l’implementazione della tecnologia. Lavorerai a stretto contatto con i fondatori e con il team su più funzioni, occupandoti di attività amministrative, finanziarie e operative.Non si tratta di un ruolo amministrativo limitato: in una startup in rapida crescita, il ruolo richiede flessibilità e capacità di gestire attività diverse, contribuendo progressivamente in modo proattivo a rendere più efficienti i processi interni e l’organizzazione del lavoro.Questa posizione è ideale per chi ama un ruolo pratico e dinamico, apprezza la varietà delle attività e desidera lavorare in un contesto in crescita, dando un contributo concreto al funzionamento quotidiano dell’azienda.Cosa farai Back Office e Amministrazione: Ti occuperai delle attività amministrative di tutti i giorni, contribuendo a mantenere l’organizzazione interna ordinata ed efficiente. Fatturazione e contabilità di base: Gestirai l’emissione delle fatture ai clienti, le fatture dei fornitori e il monitoraggio dei pagamenti, fornendo supporto alle attività contabili di base in collaborazione con consulenti e commercialisti esterni Supporto a report e documentazione economica: Darai supporto al monitoraggio delle spese e dei costi, alla rendicontazione e alla preparazione di report e riepiloghi a supporto del team, della direzione e in generale degli stakeholders. Organizzazione viaggi e logistica: Ti occuperai dell’organizzazione di trasferte di lavoro, alloggi e aspetti logistici legati alle attività operative e alle campagne di ispezione, principalmente in Europa. Coordinamento fornitori e partner: Supporterai la gestione dei rapporti con fornitori, prestatori di servizi e partner esterni, occupandoti anche gestione della documentazione contrattuale e delle attività amministrative di follow-up. Supporto ai processi interni: Contribuire alla definizione, al miglioramento e al mantenimento dei processi amministrativi e operativi interni man mano che l’azienda cresce.Supporto operativo generale: Fornirai supporto pratico ai fondatori e al team per le esigenze operative quotidiane, tipiche di una startup in rapida evoluzione.✅ Chi cerchiamo Organizzazione e attenzione al dettaglio: Sei una persona ordinata e precisa, a tuo agio nel gestire più attività contemporaneamente rispettando scadenze e priorità. Proattività e senso di responsabilità: Non aspetti che ti venga detto cosa fare e non ti limiti a eseguire le attività assegnate: quando noti un problema, un’inefficienza o un’opportunità di miglioramento, ti viene spontaneo intervenire e migliorare la situazione. Dimestichezza con numeri e documenti: Ti senti a tuo agio nella gestione di fatture, spese, report e documentazione strutturata, lavorando a supporto delle attività contabili seguite da consulenti esterni. Flessibilità e adattabilità: La nostra è una startup: le priorità possono cambiare e potresti supportare attività diverse di settimana in settimana.Capacità comunicative: Sai comunicare in modo chiaro e professionale. Questa capacità è fondamentale per collaborare in modo efficace con fondatori, ingegneri, fornitori e partner esterni.Formazione ed esperienza professionale: Titolo di studio : diploma o laurea in ambito economico, amministrativo o gestionale. Percorsi diversi ma coerenti con il ruolo saranno comunque valutati. 1–4 anni di esperienza: Hai già maturato una prima esperienza in ambito amministrativo, back office, operations o in ruoli simili e hai voglia di crescere all’interno di una realtà giovane. Motivazione, affidabilità e capacità di apprendimento sono importanti quanto l’esperienza pregressa. Italiano (madrelingua o livello C1): necessario per le attività amministrative, finanziarie e istituzionali, nonché per la gestione della documentazione e delle comunicazioni formali.Inglese (livello B1/B2 o superiore): utilizzato per la comunicazione interna e il coordinamento con partner, fornitori e stakeholder internazionali.Perché unirsi a Pipein? Ruolo centrale in una Startup in crescita: Avrai un ruolo chiave nelle operazioni quotidiane di una startup in crescita, lavorando a stretto contatto con i fondatori e occupandoti di attività che permettono all’organizzazione di operare in modo efficace ogni giorno. Grande opportunità di apprendimento: Potrai acquisire esperienza pratica in ambito amministrativo, finanziario e operativo, sviluppando competenze trasversali che in aziende più strutturate richiedono molto più tempo Accesso Diretto ai Processi Decisionali: Lavorerai fianco a fianco con i fondatori, seguendo da vicino le decisioni operative e organizzative e comprendendo come cresce una startup nelle sue fasi iniziali. Varietà e Responsabilità: Nessuna giornata è uguale all’altra. Avrai responsabilità reali e vedrai l’effetto diretto del tuo lavoro sulla crescita dell’azienda.Ambiente Deep-Tech: Entrerai in una realtà che sviluppa sistemi robotici per ambienti complessi e potrai vedere da vicino cosa significa costruire e far crescere una startup deep-tech.Cosa offriamo Retribuzione competitiva: RAL indicativa compresa tra €25.000 e €30.000, in linea con esperienza e responsabilità, con possibilità di crescita al crescere dell’azienda. Orari di lavoro flessibili: Flessibilità oraria e possibilità di smart working parziale , compatibilmente con le esigenze operative. Esperienza in una Startup deep-tech e crescita professionale: Un ruolo centrale in una startup deep-tech in crescita, con responsabilità concrete e la possibilità di sviluppare rapidamente le proprie competenze lavorando a stretto contatto con i fondatori e su diverse funzioni aziendali.Possibilità di trasferte in Europa: Possibilità di partecipare a trasferte occasionali presso siti di ispezione e attività di deployment in Europa, con esposizione diretta alle operazioni sul campo e ai clienti.Processo di selezioneIl nostro processo di selezione è pensato per essere trasparente ed efficiente, consentendo sia a te sia a Pipein di valutare in modo concreto il reciproco allineamento.Colloquio introduttivo (30 minuti): Primo incontro conoscitivo per comprendere il tuo background, la tua esperienza, la motivazione e il fit culturale. Allo stesso tempo, potrai capire se il ruolo, il team e il contesto aziendale fanno per te. Colloquio focalizzato sul ruolo (45-60 minuti): Un colloquio approfondito con i fondatori, incentrato sulla tua esperienza amministrativa, organizzativa e operativa, con esempi pratici di gestione di attività, priorità e responsabilità.Incontro in presenza (2-3 ore): Trascorrerai del tempo con il team confrontandoti su situazioni e casi concreti legati alle attività quotidiane. È un colloquio più approfondito, pensato per capire il tuo modo di lavorare e offrirti una visione concreta dell’ambiente e delle persone con cui potresti collaborare.Una breve lettera di presentazione è molto apprezzata e può essere inviata a descrivendo la tua esperienza e il tuo interesse per il ruolo.