Operations Administrative Coordinator

**Finalità del Ruolo**

Il Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi fornisce supporto amministrativo strutturato per tutte le funzioni non-accademiche della scuola, incluse manutenzione, pulizie, ristorazione, sicurezza e servizi generali. Il ruolo garantisce il coordinamento, la documentazione e il follow-up dei processi operativi chiave e contribuisce al funzionamento quotidiano fluido dei servizi scolastici.

La posizione riporta al Direttore delle Operazioni e collabora con vari dipartimenti interni e fornitori esterni per garantire la gestione tempestiva delle attività di servizio, delle scadenze e del supporto alla conformità.

**Mansioni e Responsabilità Principali**

**1. Coordinamento Amministrativo**
- Gestire calendari, appuntamenti, visite di appaltatori e riunioni di coordinamento interno
- Preparare e distribuire liste di attività, verbali di riunione, registri di servizio e log di stato
- Effettuare follow-up su elementi aperti e richieste in sospeso con team interni e fornitori esterni
- Mantenere aggiornate le cartelle con le versioni pertinenti di documenti operativi, preventivi e registri

**2. Comunicazione e Documentazione**
- Redigere e gestire la corrispondenza con fornitori, appaltatori e autorità pubbliche
- Supportare la raccolta preventivi, il monitoraggio degli approvvigionamenti e la documentazione di acquisti e contratti di servizio
- Assistere con la documentazione interna per l'onboarding del personale operativo (es. uniformi, armadietti, tessere identificative)
- Mantenere un sistema di archiviazione chiaro e sicuro (digitale e fisico) per i documenti operativi

**3. Supporto Conformità e Ispezioni**
- Preparare, aggiornare e organizzare la documentazione richiesta per ispezioni, audit o depositi presso autorità esterne (es. sicurezza antincendio, igiene, conformità edilizia)
- Fornire supporto pratico durante le visite di appaltatori, ispettori o consulenti
- Monitorare le scadenze per la presentazione di documenti e garantire follow-up e promemoria tempestivi

**4. Supporto Generale**
- Assistere con il coordinamento logistico di base per eventi scolastici, attività stagionali o consegne da fornitori
- Interfacciarsi con il personale di altri dipartimenti quando è necessario supporto di coordinamento per mantenere la continuità operativa
- Partecipare allo sviluppo e al mantenimento delle Procedure Operative Standard (SOP) e dei registri correlati

**Esclusioni e Protezioni Legali**

Questo ruolo non comporta:

- Responsabilità di supervisione su personale tecnico o di manutenzione
- Autorizzazione legale o finanziaria per emettere ordini vincolanti o firmare contratti
- Redazione di documenti tecnici di conformità (es. per CPI, SCIA), benché possa supportare la raccolta e l'organizzazione di tali file
- Attività di front-office relative all'amministrazione di studenti, genitori o accademica

Tutte le responsabilità devono rimanere nell'ambito del supporto e coordinamento dei servizi operativi.

**Requisiti Minimi**

**Esperienza**
- Almeno 2 anni di esperienza amministrativa in ospitalità, facility management, servizi immobiliari o settori correlati
- Familiarità con il coordinamento di appaltatori o fornitori e processi di approvvigionamento di base
- Esperienza nel supporto di logística o operazioni in un ambiente complesso orientato ai servizi

**Competenze Linguistiche e Digitali**
- Padronanza dell'italiano (parlato e scritto) -- obbligatorio
- Conoscenza lavorativa dell'inglese
- Competenza in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e capacità di utilizzare cartelle condivise o semplici strumenti di monitoraggio

**Caratteristiche Personali**
- Organizzato, affidabile e orientato alle attività
- Tenace nel follow-up e nel monitoraggio delle scadenze
- Discreto e professionale nella gestione di documentazione e comunicazioni interne
- A proprio agio nel comunicare sia con il personale di servizio che con le figure dirigenziali
- Adattabile, collaborativo e in grado di operare in un ambiente scolastico in fase di avviamento

**Tutela dei Minori e Verifiche dei Precedenti**

Cheltenham College Lombardy è impegnata nella protezione di bambini e giovani.
- Certificato del Casellario Giudiziale
- Certificato dei Carichi Pendenti
e firmare il Codice di Condotta per la Protezione dei Minori della scuola, partecipando alla formazione obbligatoria sulla salvaguardia.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato

Retribuzione: €20.000,00 - €30.000,00 all'anno

Benefit:

- Assistenza sanitaria integrativa
- Parcheggio libero

Domande di preselezione:

- piena padronanza Microsoft Office

Istruzione:

- Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale)

Esperienza:

- supporto amministrativo: 2 anni (Obbligatorio)

Lingua:

- Inglese (Obbligatorio)

Disponibilità a viaggiare:

- 25% (Preferenziale)