Admin & Operations Coordinator - L.68/99

9 ore fa

Bologna, Italia Alira Health A tempo pieno

Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others.

Job Description Summary

**Job Description**:

- THE ADMIN & OPERATIONS COORDINATOR ROLE
- The Admin & Operations Coordinator will provide overall support to the Alira Health team and more specifically to the Director of Global Administration on various projects. They will report directly to the line manager for specific projects within their respective areas, while maintaining general oversight from the Director of Global Administration.
- ESSENTIAL JOB FUNCTIONS
- The role of Admin & Operations Coordinator requires close collaboration with other departments and line managers to ensure the proper execution of company activities. Below are the main functions of the role.
- Project Data Collection and Update in PSA
- o New Client Creation
- o Project Creation
- o Tasks Creation
- o Project Plan Templates management
- Contracts Signature Monitoring
- o Make sure the projects have the contracts signed
- o Inform the right stakeholders about a contract signature
- o Alert Project Managers in case contract related issues arise
- o Liaise with Customer Support Team to ensure contracts are signed
- o Deliver KPIs for singed contracts vs “work at risk”
- Data Quality Management
- o Regular check the Data Quality reports to make sure the data is correctly entered in the systems
- o Corrects the missing or incorrect data
- o Does regular follow-ups with Project Managers/Team members for any data related issues
- o Liaise with Accounting to address any issue that would prevent seamless integration into the Financial ERP
- Operational Reporting Review & Consolidation
- o Project Status & Health
- o Workloads
- o Resource Allocation
- o Resource Planning
- o Invoicing Follow-up
- Documentation & Training
- o Define and document procedures according with agreed methodology
- Other projects such as
- o Deployment of the AH global phone fleet
- o Migration of the contractor population to the HRIS system
- o Helpdesk improvement project
- Global Administration Projects
- In this role, The Admin & Operations Coordinator works closely with the Global Director of Administration to achieve company objectives and oversee specific projects. The main functions may include:

- o Facility Management:

- Oversee facilities, office management services, and vendor relationships, providing support to local FM teams.
- Support the implementation and maintenance of the Global Facility Management Plan, including monitoring the effectiveness of security measures and processes.
- o Insurance:

- Support the management of the global insurance plan, including collaboration with brokers and assistance with renewal processes.
- Develop necessary reports on an ongoing basis.
- PREPARATION, KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
- High school diploma or equivalent.
- Proficiency in English language.
- Previous experience as an administrative assistant or in a similar role.
- Proficiency in using Office software (Word, Excel, Power Point ).
- Organizational and time management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to prioritize tasks and work independently.
- Location: Italy (Remote)

Languages

Education

Contract Type

Regular

  • HR & Training Assistant appartenente alle CATEGORIE PROTETTE L. 68/99

    1 giorno fa

    Bologna, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Ambito HR | Formazione professionale | Supporto organizzativo La Divisione Beyond di Manpower, specializzata nella ricerca e selezione di profili appartenenti alle Categorie Protette (L.68/99), ricerca per realt strutturata e attiva nel settore formazione e servizi alle aziende una figura di HR &, Training Assistant (L. 68/99) da inserire presso la sede...

  • addetto alla reception, cat. prot. L.68/99

    2 settimane fa

    Bologna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione Randstad Talent Selection Hopportunities è la specialty che si occupa di Ricerca &, Selezione di professionisti qualificati appartenenti alle categorie protette L.68/99. Per azienda nel settore dei servizi stiamo ricercando un addetto alla reception iscritto alle categorie protette L.68/99. Responsabilit La mansione prevede: - La gestione delle...

  • Logistics Admin

    1 settimana fa

    Bologna, Italia OGRC Ltd. A tempo pieno

    Logistics Admin – Rotterdam, South Holland, NetherlandsAbout the Opportunity:On behalf of our client, a key player in the Oil & Gas sector, we are seeking a Logistics Admin to support a major project in Rotterdam Netherlands. The Logistics Admin will act as a key link between the office and the construction site , ensuring effective coordination of...

  • OPERAIO DI PRODUZIONE L.68/99

    2 settimane fa

    Bologna, Italia Attal Group A tempo pieno

    Lavorint Spa, Agenzia per il Lavoro del gruppo ATTAL, specializzata nella ricerca, formazione, gestione e selezione del personale, è alla ricerca di un Operaio di Produzione per un'importante azienda cliente con sede a Bologna. La posizione è riservata a candidati iscritti al collocamento mirato ai sensi della Legge 68/99 . Mansioni principali La risorsa...

  • MECCANICO - MOTORSPORT - Categoria Protetta L.68/99

    3 settimane fa

    Bologna, Italia apgroupholding A tempo pieno

    MECCANICO - MOTORSPORT - Categoria Protetta L.68/99 Per la nostra azienda cliente del settore Motorsport, con mercato internazionale, siamo alla ricerca di una risorsa appartenente alle Categorie Protette L.68/99 da inserire con il ruolo di MECCANICO - MOTORSPORT - Categoria Protetta L.68/99 La risorsa verr inserita nel team tecnico, svolger principalmente...

  • Un/una Receptionist L.68/99

    9 ore fa

    Bologna, Italia Lavoropiu Spa A tempo pieno

    Lavoropiù, agenzia per il lavoro, sede di Bologna, cerca per azienda cliente: Un/una receptionist afferente alle categorie protette l.68/99 REQUISITI: - Familiarità con gli strumenti informatici - Possibilmente conoscenza della lingua inglese - Afferenza a Categorie protette L. 68/99 PRINCIPALI MANSIONI - accoglienza e front office - gestione della...

  • Product Management Coordinator

    6 giorni fa

    Bologna, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Manpower Business Professional Divisione specializzata nella selezione di profili in Finance, Controlling, HR &, Legal, Administration e Marketing, ricerca per azienda leader mondiale specializzata nel settore chimico un: Product Management Coordinator (Junior) Responsabilit principali Gestione e implementazione del processo di creazione articoli nei...

  • OPERAIO DI PRODUZIONE L.68/99

    2 settimane fa

    Bologna, Italia Attal Group A tempo pieno

    Lavorint Spa, Agenzia per il Lavoro del gruppo ATTAL, specializzata nella ricerca, formazione, gestione e selezione del personale, è alla ricerca di un Operaio di Produzione per un'importante azienda cliente con sede a Bologna. La posizione è riservata a candidati iscritti al collocamento mirato ai sensi della Legge 68/99. Mansioni principali La risorsa...

  • Impiegato/a di Ufficio

    7 giorni fa

    Bologna, Italia Adhr A tempo pieno

    ADHR - Divisione Permanent Emilia-Romagna Per azienda alimentare di Bologna, cerca: **IMPIEGATO/A DI UFFICIO - L.68/99** La risorsa sarà inserita in un team organizzato e seguirà le attività previste dal Dipartimento di inserimento. E' gradita un'esperienza maturata in uno di questi ruoli: - Impiegato/a amministrativo contabile - Impiegato/a back...

  • Categorie Protette

    6 giorni fa

    Bologna, Italia Deloitte A tempo pieno

    What impact will you make? Junior - Categorie Protette Art. 1 Legge 68/99 - Supply Chain Stiamo cercando una figura junior da inserire nel team di Supply Chain nella sede di Bologna' che lavorer in modalit Hybrid. Il business di Deloitte Consulting si occupa di supportare i nostri clienti nella individuazione di soluzioni e modelli finalizzati al...