Custom Programs Coordinator

2 settimane fa

Firenze, Italia Europe SAI Programs A tempo pieno

SAI Programs has been curating transformative study abroad experiences for American university students since 1995. We partner with universities to design and deliver culturally relevant academic and professional development programs throughout Italy, France, and Spain. Our custom and faculty-led programs go beyond textbooks and classrooms, connecting students with local communities through unique experiential learning activities.

**Qualifications**:

- Excellent English communication skills (written and spoken)
- Professional working proficiency in Italian; French and/or Spanish is a plus
- Familiarity with U.S. higher education and study abroad programs
- 2-4 years of relevant professional experience
- Strong customer service and interpersonal skills
- Proficiency in Microsoft Office and Google Suite (especially Excel and Sheets)
- Highly organized, independent, and detail-oriented
- Strong time management and problem-solving abilities
- Comfortable managing logistics and juggling multiple priorities
- Bachelor’s degree required
- Availability for occasional evening/weekend work and travel during high season
- Willingness to participate in a rotating emergency contact schedule

**Key Responsibilities**:
**Program Development**
- Support program development by drafting budgets, proposals, and agreements
- Conduct research on cultural activities, academic content, vendors, and logistics
- Interface with faculty leaders and partner universities during the development and recruitment phases; participate in consultation calls as needed

**Pre-Arrival Program Support**
- Serve as the main point of contact for assigned programs, ensuring all components are completed on schedule
- Assist with booking and vendor management for viable programs
- Conduct online pre-departure orientation sessions
- Develop detailed program itineraries and maintain communication with faculty and university partners
- Create program materials such as pre-departure guides, orientation presentations, and local city guides

**On-Site Program Support**
- Welcome groups upon arrival and conduct orientation sessions
- Accompany groups on organized visits and day trips
- Address student inquiries and respond to issues or emergencies as needed

**Marketing & Promotion**
- Assist with social media content collection and initiatives while programs are onsite
- Support marketing and outreach activities, including webinars, newsletters, presentations, and site visits
- Contribute to recruitment for partner universities through digital flyers and online info sessions

**Administration**
- Perform accounting tasks and budget reconciliation in accordance with SAI procedures
- Maintain internal tracking documents and update the SAI CRM system
- Complete additional administrative duties as required

**Additional Details**:

- Reports to the Director of Custom Programs
- Based in Florence
- Office hours: Monday to Thursday, 10:00am to 6:30pm, Friday 10:00am to 5:00pm
- Occasional evenings and weekends
- Contract: CCNL 12-month contract with the possibility of extension

Application Question(s):

- Are you available to work evenings and weekends?
- Do you live in Florence?

**Language**:

- Inglese (required)

  • Custom Programs Coordinator

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Europe SAI Programs A tempo pieno

    **Reports to**:Director of Custom Programs **Based in**:Florence SAI Programs has been curating transformative study abroad experiences for American university students in Italy since 1995. SAI is seeking to fill the position of Custom Programs Coordinator in Florence. **Requisites**: - Excellent communication skills, written and spoken, in English. -...

  • CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR

    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR Il ruolo prevede un’interfaccia costante con la rete commerciale globale e il coordinamento con le diverse funzioni aziendali coinvolte (area tecnica, supply chain, produzione e...

  • CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR

    14 ore fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR Il ruolo prevede un’interfaccia costante con la rete commerciale globale e il coordinamento con le diverse funzioni aziendali coinvolte (area tecnica, supply chain, produzione e...

  • CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR

    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali, sia derivati da prodotti standard a catalogo...

  • CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR

    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali , sia derivati da prodotti standard a catalogo...

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    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali , sia derivati da prodotti standard a catalogo...

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    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali, sia derivati da prodotti standard a catalogo sia...

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    2 giorni fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali , sia derivati da prodotti standard a catalogo...

  • Custom&Special Products Coordinator

    23 ore fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM&SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali , sia derivati da prodotti standard a catalogo...

  • Custom&special products coordinator

    10 ore fa

    Firenze, Italia Ali Professional A tempo pieno

    Ali Professional, divisione Search & Selection di Ali Lavoro, cerca per storico Gruppo italiano del settore illuminazione un profilo di: CUSTOM& SPECIAL PRODUCTS COORDINATOR La figura ricercata si occuperà della gestione end-to-end del processo di sviluppo, preventivazione e gestione degli apparecchi speciali , sia derivati da prodotti standard a catalogo...