Facility Coordinator

JLL supports the Whole You, personally and professionally.
**What this job involves**:
**Role Summary**: The Facilities Coordinator will assist with operational activities in accounting and finance, maintenance and operations, vendor oversight, purchasing of materials, equipment & supplies, occupancy services and helpdesk. The Facilities Coordinator is also required to provide administrative support where required.
Finance Management - Assists in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner - Supports tracking of all site-relevant actual spending vs. budget - Ensures prompt and accurate management of purchase orders - Handles raising and receipting of purchase orders in Ariba or other systems as required
Health & Safety Management - Conducts regular audits to ensure safety procedures on site are in place and working - Ensures all records are kept up to date in relevant locations - Ensures H&S Roles and Responsibilities for the account are understood and in place on site - Assists in carrying out safety procedures when needed - Reports on JLL H&S platforms as required
Vendor and Supplier Management - Assists in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors' work) - Works with suppliers to develop a one-team approach to managing services and reports any issues to JLL management - Assists in the procurement of vendors and services as required
Account Performance - Develops and maintains strong and healthy relationships with the client and key stakeholders - Ensures client satisfaction with delivery of facility management services and provides a lead role in monitoring and increasing customer satisfaction - Completes all reports at their scheduled intervals (monthly, quarterly, annual) and provides analysis that contributes to continuous improvement - Accomplishes Key Performance Indicators (KPIs) as identified by the Account Lead - Ensures compliance with JLL minimum audit standards - Updates facilities-related information as requested - Performs other duties as assigned by the Account Lead / Real Estate - Identifies any innovations and best practices that can support the account - Contributes to the JLL H&S standards and works within the agreed H&S roles and responsibilities
Client Focus & Relationship Management - Demonstrates proactive & professional approach to customer service and stakeholder engagement - Shows ability to interact with a wide range of client staff, including senior levels - Maintains a customer service-oriented attitude
**Location**: Gallarate
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Gestione Finanziaria - Assiste nei processi finanziari per garantire che tutti i requisiti di gestione finanziaria siano completati in modo tempestivo e accurato - Supporta nel tracciamento di tutte le spese effettive rilevanti per il sito vs. budget - Garantisce una gestione tempestiva e accurata degli ordini di acquisto - Emissione e ricezione di ordini di acquisto in Ariba o altri sistemi come richiesto
Gestione Salute e Sicurezza - Conduce audit regolari per garantire che le procedure di sicurezza in loco siano implementate e funzionanti - Garantisce che tutti i registri siano aggiornati nelle posizioni pertinenti - Garantisce che i Ruoli e le Responsabilità H&S per l'account siano compresi e implementati in loco - Assiste nell'esecuzione delle procedure di sicurezza quando necessario - Reportistica sulle piattaforme H&S di JLL come richiesto
Gestione Fornitori e Supplier - Assiste nella gestione di tutti gli appaltatori in loco per garantire che performino secondo gli standard richiesti (inclusa l'ispezione dei lavori dei fornitori) - Lavora con i fornitori per sviluppare un approccio di squadra unica nella gestione dei servizi e segnala eventuali problemi al management JLL - Assiste nell'approvvigionamento di fornitori e servizi come richiesto
Performance dell'Account - Sviluppa e mantiene relazioni solide e sane con il cliente e i key stakeholder - Garantisce la soddisfazione del cliente con la consegna dei servizi di facility management e fornisce un ruolo guida nel monitoraggio e nell'aumento della soddisfazione del cliente - Completa tutti i report nei loro intervalli programmati (mensile, trimestrale, annuale) e fornisce analisi che contribuiscono al miglioramento continuo - Raggiunge i Key Performance Indicator (KPI) identificati dall'Account Lead - Garantisce la conformità agli standard minimi di audit JLL - Aggiorna le informazioni relative alle strutture come richiesto - Altri compiti assegnati dall'Account Lead / Real Estate - Identifica eventuali innovazioni e best practice che possano supportare l'account - Contribuisce agli standard H&S di JLL e lavora entro i ruoli e le responsabilità H&S concordati
Focus Cliente e Gestione dell