Mailroom Clerk o Addetto/a Posta Interna

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Stiamo cercando un/una Addetto/a Posta Interna attento/a ai dettagli e affidabile per gestire tutta la corrispondenza, i pacchi e le consegne in entrata e in uscita per la nostra struttura di scienze della vita. Questo ruolo è fondamentale per garantire la gestione tempestiva e sicura di materiali sensibili, documenti normativi e forniture di laboratorio, mantenendo una rigorosa conformità ai protocolli del settore.
Responsabilità Principali
Gestione Posta e Pacchi
Smistare, distribuire e consegnare la posta e i pacchi in arrivo ai reparti e al personale appropriati
Elaborare la posta e i pacchi in uscita, compreso l'imballaggio corretto e la preparazione delle etichette di spedizione
Mantenere registri di consegna accurati e informazioni di tracciamento
Gestire materiali urgenti inclusi documenti normativi e documentazione di studi clinici
Coordinare con i corrieri (FedEx, UPS, DHL, Poste) per ritiri e consegne
Supporto Laboratorio e Ricerca
Gestire e distribuire in sicurezza forniture di laboratorio, reagenti e attrezzature (seguendo i protocolli di sicurezza)
Gestire spedizioni sensibili alla temperatura (ghiaccio secco, materiali congelati) secondo i requisiti normativi
Coordinare le spedizioni di campioni e specimen con appropriata documentazione di catena di custodia
Supportare la spedizione di materiali per studi clinici e documenti normativi
Conformità e Documentazione
Mantenere registri dettagliati di spedizione e ricezione per scopi di audit
Garantire la conformità con i requisiti di spedizione FDA, DEA e altre normative
Gestire le spedizioni di sostanze controllate secondo i protocolli aziendali
Mantenere la riservatezza delle ricerche sensibili e delle informazioni proprietarie
Mansioni Amministrative
Utilizzare le attrezzature della posta interna (affrancatrici, bilance, macchine di smistamento)
Mantenere l'inventario delle forniture e materiali di spedizione
Elaborare richieste di inoltro posta e cambi di indirizzo
Assistere con progetti speciali e traslochi di strutture secondo necessità
Qualifiche Richieste
Diploma di scuola superiore o equivalente
1-2 anni di esperienza in posta interna o spedizioni/ricevimenti preferibile
Competenze informatiche di base (Microsoft Office, software di spedizione)
Forte attenzione ai dettagli e capacità organizzative
Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
Qualifiche Preferibili
Esperienza in ambiente farmaceutico, biotecnologico o sanitario
Conoscenza delle normative per la spedizione di materiali pericolosi (IATA, DOT)
Familiarità con le procedure di gestione delle sostanze controllate
Esperienza con sistemi di gestione inventario
Requisiti della Posizione
Questo ruolo comporta la movimentazione di corrispondenza e materiali, l'utilizzo di attrezzature da ufficio e il lavoro in aree a temperatura controllata. Ci impegniamo a fornire ragionevoli accomodamenti per consentire a tutte le persone qualificate di svolgere le funzioni essenziali di questa posizione.
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- Position Summary
We are seeking a detail-oriented and reliable Mailroom Clerk to manage all incoming and outgoing mail, packages, and deliveries for our life sciences facility. This role is critical in ensuring timely and secure handling of sensitive materials, regulatory documents, and laboratory supplies while maintaining strict compliance with industry protocols.
Key Responsibilities
Mail & Package Management
Sort, distribute, and deliver incoming mail and packages to appropriate departments and personnel
Process outbound mail and packages, including proper packaging and shipping label preparation
Maintain accurate delivery logs and tracking information
Handle time-sensitive materials including regulatory submissions and clinical trial documents
Coordinate with shipping carriers (FedEx, UPS, DHL, USPS) for pickups and deliveries
Laboratory & Research Support
Safely handle and distribute laboratory supplies, reagents, and equipment (following safety protocols)
Manage temperature-sensitive shipments (dry ice, frozen materials) per regulatory requirements
Coordinate specimen and sample shipments with appropriate chain of custody documentation
Support shipping of clinical trial materials and regulatory documents
Compliance & Documentation
Maintain detailed shipping and receiving records for audit purposes
Ensure compliance with FDA, DEA, and other regulatory shipping requirements
Handle controlled substances shipments according to company protocols
Maintain confidentiality of sensitive research and proprietary information
Administrative Duties
Operate mailroom equipment (postage meters, scales, sorting machines)
Maintain inventory of shipping supplies and materials
Process mail forwarding requests and address changes
Assist with special projects and facility moves as neede