Assistant Office Manager

**CHI CERCHIAMO**
Cerchiamo un/una **Assistant Office Manager** con esperienza in ruoli **multi-funzionali**. Il ruolo nasce per consolidare il team e **non è a termine**: vogliamo qualcuno che diventi un secondo punto di riferimento stabile in ufficio, assieme al **nostro irrinunciabile Office Manager Tommaso**.
Per ricoprire questo ruolo, serve autonomia operativa nelle attività amministrative core e nella gestione dei flussi interfunzionali.

Non ci aspettiamo di incontrare una persona che conosca tutto fin da subito: alcuni ambiti più tecnici (cantieri, assicurazioni, banking) saranno sviluppati tramite **affiancamento e formazione**. Nell’annuncio troverai una scala delle priorità delle skills per noi importanti.

La risorsa ideale è ordinata, affidabile, capace di gestire urgenze senza frizioni e, sì, anche simpatica: il clima umano per noi conta quanto la competenza.
- **ATTIVITÀ**
Riassumere o elencare le attività di un Office Manager, ed in particolare del nostro **Office Manager Tommaso**, ha reso questo annuncio forse uno dei più complessi mai scritti per la nostra povera recruiter, ma ci proviamo:

- **Gestione documentale e archiviazione**: organizzazione archivi digitali e fisici, aggiornamento versioni, reperibilità documentale
- **Gestione PEC e comunicazioni formali**: smistamento corrispondenza, redazione comunicazioni a fornitori, professionisti e istituzioni
- **Amministrazione trasversale**: gestione scadenzari, contratti, modulistica, monitoraggio adempimenti periodici
- **Area cantieri e ristrutturazioni**: supporto tecnico-amministrativo, contratti di appalto, ordini firmati, rapporti con direttori lavori, avanzamenti SAL, gestione fornitori
- **Area assicurativa**: gestione polizze immobili e flotte, sinistri, scadenze, rinnovi e variazioni
- **Contabilità di base**: prima nota, registrazioni fatture e note spese, DDT, riconciliazioni elementari
- **Rapporti bancari**: apertura/chiusura conti, interfaccia con istituti bancari
- **Contrattualistica fornitori**: predisposizione e aggiornamento contratti, raccolta documentazione
- **Supporto ai processi aziendali trasversali**: raccordo tra funzioni interne, supervisione logística, contatto con consulenti esterni
- **Reporting e controllo processi**: raccolta dati, predisposizione report

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**REQUISITI**
Come detto non ci aspettiamo che tu sia già autonoma/o in tutto: sotto riportiamo una scala di priorità delle competenze tecniche necessarie, affinché tu possa capire se l’attuale assetto di competenze che possiedi sia compatibile con quello di cui abbiamo bisogno:
**Competenze fondamentali**(autonomia completa)
- **Gestione documentale e archiviazione in modo preciso**:

- Gestione contratti aziendali / scadenze interne**:

- Gestione PEC e comunicazioni formali**:

- **Raccordo interfunzionale tra aree aziendali** (probabilmente, la più importante: aver già ricoperto ruoli **trasversali e multi-funzionali**: saper gestire tante attività diverse e importanti, fare da raccordo tra colleghi della contabilità, direttori degli alberghi, fornitori e consulenti. Questa capacità di coordinamento e sintesi tra funzioni è il cuore del ruolo)

**Competenze importanti (buona autonomia)**:

- **Reporting e controllo processi**: raccolta dati, predisposizione report**:

- Contabilità di base**: prima nota, registrazioni, note spese, DDT, riconciliazioni**:

- Compliance e sicurezza**: privacy, sicurezza sul lavoro, conoscenza base normativa

**Competenze plus / se non le possiedi, ti possiamo formare**:

- **Area Cantieri**: supporto tecnico-amministrativo, ordini, contratti, rapporti con direttori lavori**:

- Area Assicurativa**: gestione polizze, sinistri, scadenze, rapporti broker
- **Rapporti bancari**: apertura chiusura conti, gestioni rapporti con le banche

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**OFFERTA CONTRATTUALE**
**CCNL Industria Turistica - Federturismo**
**Contratto Tempo Determinato 6 mesi con prospettiva di stabilizzazione**
**Livello C/1**
**RAL 25.000-27.000 euro**
**Buoni pasto 8 euro per ogni giorno di lavoro**
Orario **9-18**, con pausa pranzo
... **E PER PRANZO?**Hai a disposizione sia i buoni pasto da €8 al giorno ma, in aggiunta, hai anche la possibilità di pranzare nella nostra “quasi mensa aziendale”, che altro non è che un bistrot partner del gruppo (situato proprio sotto la nostra sede).
Niente più schiscetta, a meno che tu non voglia proprio sfoggiare il tuo pollo e riso super “fit”.
In quel caso, onore a te (ma noi diamo un’occhiata al menù del giorno).
- **CHI SIAMO**
Siamo BusinessPro Italia, per gli amici BPI.
Nati nel 1996 e lavoriamo nel cuore di **Roma, in Via Firenze 32**, dove si trova la nostra sede centrale (Zona Repubblica).
Ci occupiamo della gestione contabile, amministrativa e operativa di un gruppo di strutture alberghiere e immobiliari (dagli hotel 4 stelle agli ostelli sociali, passando per i condomini e palestre). Il team amministrativo è composto da una quindicina di persone. C’è chi lavora con noi da più di un ventennio