Segretaria/o Front Office

segretaria/o Front Office & Progetti Operativi (Clinica Odontoiatrica)
- Roma Centro | Full/Part-time (20-40h) | Orari flessibili | No weekend | Inizio immediato Sede: Roma Centro | Orario: Full/Part-time (20-40h) | Orari flessibili | No weekend | Inizio immediato Se sta cercando un lavoro “normale”, questo non fa per Lei.
Ma se desidera un ruolo in cui sentirsi rispettato/a, crescere davvero e trasformare idee in risultati concreti, potrebbe finalmente dire: “Ecco quello che cercavo.” Siamo Freesmile, un centro odontoiatrico internazionale nel cuore di Roma. Con 9 riuniti, sale chirurgiche, evidenze-based standard e protocolli operativi precisi, puntiamo all’eccellenza. Ora cerchiamo una figura chiave: 40% per l'esecuzione strategica + 60% front office. Una persona che sappia gestire anche la quotidianità (pazienti, telefoni, agenda) e trasformarla in organizzazione, qualità e continuità. Perché questa posizione è speciale
- Non è un semplice lavoro di segreteria. È una posizione di fiducia, con un impatto reale sulla qualità del servizio e sull’organizzazione della clinica.
- Team umano e di alto livello. Grande struttura, ma con un clima familiare. Qui Lei conta davvero.
- Precisione prima della velocità. Protocolli chiari, niente caos o improvvisazione.
- Crescita reale. Lavorerà a stretto contatto con la Direzione (Dr. Schmitz), il Sales Director e il Head of Secretary.
- Ambiente internazionale. L´italiano e l'inglese sono indispensabili: si lavora con standard alti e rispetto reciproco. Cosa farà concretamente A) Front Office / Segretariato (circa 70%)
- Organizzazione dell’agenda e degli appuntamenti: riduzione dei disguidi e ottimizzazione dei tempi.
- Fatturazione e amministrazione operativa: emissione delle fatture, gestione dei pagamenti e pratiche assicurative.
- Cura del percorso del paziente: garantire chiarezza, presenza e continuità. B) Esecuzione Progetti / Operations (circa 30%)
- Organizzare e portare a termine i “blocchi” operativi dei progetti: task, priorità, scadenze e follow-up.
- Gestione di CRM e processi: ordine, qualità dei dati, liste, segmentazioni e micro-report (senza complicazioni).
- Coordinamento degli strumenti e dei flussi operativi (X-DENT, vTiger, WhatsApp Business, Brevo, Notion, Excel/Sheets).
- Migliorare la continuità del paziente e la qualità delle referenze in modo etico e misurabile (senza marketing aggressivo).
- Nota importante:_ Non cerchiamo qualcuno che crei annunci o scriva contenuti medici. Chi stiamo cercando Must-have (essenziale):
- Italiano perfetto e inglese fluente.
- Empatia autentica. Sa parlare con le persone, anche quando sono preoccupate o in difficoltà.
- Mente organizzata. Ama checklist, protocolli, ordine e responsabilità.
- Dimestichezza con i numeri e la contabilità operativa. Precisione nella gestione di fatture e pagamenti.
- Buona competenza digitale. Familiarità con CRM, Notion/Sheets e strumenti di comunicazione.
- Mentalità orientata all’esecuzione. Vede un problema → propone una soluzione → la realizza. Non fa per Lei se
- Vuole un lavoro di “reception solo” senza responsabilità di progetto.
- Non ama le procedure, la documentazione, i numeri o i follow-up.
- Si stressa facilmente con i telefoni, le agende o i pazienti.
- Cerca orari rigidissimi e invariabili (qui i weekend sono liberi, ma la flessibilità è importante). Condizioni
- Orario: Full-time o part-time (20-40 ore/settimana).
- Orari flessibili: No weekend.
- Inizio: Immediato.
- Retribuzione: Commisurata all’esperienza e al valore (lasciata aperta per attrarre profili eccellenti). Candidatura (semplice, ma selettiva) Contratto di lavoro: Tempo pieno, Part-time Benefit:
- Assistenza sanitaria integrativa
- Orario flessibile
- Supporto allo sviluppo professionale Domande di preselezione:
- Ha mai gestito autonomamente un progetto di marketing o un'iniziativa specifica volta a migliorare le performance aziendali? Istruzione:
- Laurea triennale (Preferenziale)

Esperienza:
- segretaria amministrativa: 2 anni (Preferenziale) Lingua:
- Inglese (Preferenziale) Sede di lavoro: Di persona