Secrétaire Général Adjoint

Sous l’autorité du directeur délégué et en étroite liaison avec le secrétaire général de l’Institut français d'Italie (IFI) à Rome, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFI - antenne de Milan.

activitesPrincipales

Vos missions principales sont les suivantes : - préparer le budget prévisionnel de l’EAF et assurer le suivi et l’analyse de son exécution, élaborer les budgets rectificatifs, mettre en place des outils d'optimisation de gestion, analyser les comptes budgétaires et suivre les tableaux de bord ;
- suivre le contrôle interne budgétaire et comptable et veiller au respect des règles de la commande publique en relation avec le secrétariat général et l’agence comptable ;
- suppléer le directeur délégué pour coordonner et encadrer les personnels (ADL), assurer le bon fonctionnement de l’établissement (procédures,, coordination des moyens et des ressources, négociation avec les fournisseurs, etc...) ;
- mettre en place des formations en lien avec le secrétariat général, gérer les plannings et congés ;
- assurer, en lien étroit avec le secrétariat général de l’IFI, un dialogue social régulier et constructif avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux ;
- rédiger les conventions et contrats avec les prestataires et partenaires et assurer la sécurité juridique de l'IFI - antenne de Milan ;
- assurer la gestion logistique, matérielle et immobilière de l'EAF ;
- contribuer, en lien avec le directeur délégué, au développement des recettes de l’établissement et de nouvelles sources de financements : appels à projets, location de salle, mécénat et sponsoring, etc... Vous êtes également régisseur d'avances et de recettes.

niveauFormationRequis

Expérience confirmée en management, ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. La connaissance pratique de l’italien est indispensable.

competencesAttendues- Italien
- B2 Avancé/Indépendant
- estRequise
- true- Bureautique
- Maîtrise
- estRequise
- true- Achats et marchés publics
- Pratique
- estRequise
- true- Contrôle de gestion
- Maîtrise
- estRequise
- true- Droit/Réglementation
- Pratique
- estRequise
- true- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Pratique
- estRequise
- true- Gestion budgétaire et comptable
- Expert
- estRequise
- true- Gestion des ressources humaines
- Expert
- estRequise
- true- Logistique
- Pratique
- estRequise
- true- Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF)
- Maîtrise
- estRequise
- true- Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
- Maîtrise
- estRequise
- true- Animer une équipe
- Maîtrise
- estRequise
- true- Anticiper un risque, une évolution
- Expert
- estRequise
- true- Dialoguer avec les représentants du personnel
- Maîtrise
- estRequise
- true- Elaborer un budget
- Expert
- estRequise
- true- Gérer un conflit
- Expert
- estRequise
- true- Négocier
- Maîtrise
- estRequise
- true- Organiser une activité
- Maîtrise
- estRequise
- true- Aisance relationnelle
- Maîtrise
- estRequise
- true- Aptitude à l'écoute
- Maîtrise
- estRequise
- true- Etre rigoureux
- Expert
- estRequise
- true- Faculté d'adaptation
- Maîtrise
- estRequise
- true- Sens de l'organisation
- Expert
- estRequise
- true

compositionEquipe

Personnel expatrié : 2 agents - directeur délégué et secrétaire général adjoint. Personnel agent de droit local (ADL) administratif : 12 agents. Personnel ADL enseignant : 26 agents.

environnementProfessionnel

Localement : - liaisons constantes avec le directeur délégué et les agents de l'antenne ;
- travail en transversal avec la direction générale de l'IFI, le secrétariat général de l'IFI et l'agence comptable ;
- réguliers avec les autres occupants du Palazzo delle Stelline ;
- avec les partenaires culturels, éducatifs ou privés de l’IF Milan. En administration centrale : - travail avec la DRH, la DIL, la DGM/DDC/RES et le CSRH.

liaisonsFonctionnelles

Travail avec les autorités locales et les prestataires de service locaux.

conditionsParticulieres

Contraintes liées à un exercice professionnel à l’étranger : compétences linguistiques, connaissance des conditions du pays d’affectation, de sa culture et des règles de la législation locale, etc... Forte disponibilité à prévoir en fonction des charges liées aux fonctions exercées, aux conditions d'exercice de ces fonctions et aux conditions locales d'existence. L’antenne de Milan est la plus importante du réseau italien.

dureeAffectation

profilsStatutaires- A

Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique