Junior Administrative Assistant

Firenze Centro, Via dei CalzaiuoliFull-time | In presenza |My Mancini è un brand italiano in forte crescita, con una clientela internazionale e un modello di business che unisce fashion, luxury retail, artigianalità, tecnologia e personalizzazione.Per il nostro Showroom & Atelier nel cuore di Firenze stiamo cercando una nuova figura junior da inserire principalmente a supporto delle attività amministrative e di controllo quotidiano dell'azienda.La persona si occuperà concretamente di fatture, documentazione, controllo ore e presenze, email, scadenze, Excel, planning e gestione delle informazioni, lavorando a stretto contatto con la figura responsabile del coordinamento aziendale.Accanto a questa attività principale, avrà modo di conoscere progressivamente anche la parte organizzativa e operativa dell'azienda, entrando in contatto con store, Atelier, HQ e diversi reparti.La posizione è pensata anche per studenti universitari, neolaureati e profili alla prima esperienza professionale, in particolare provenienti da percorsi legati a Economia, Management, Fashion Business, Luxury Management e discipline affini.Non cerchiamo qualcuno che sappia già fare tutto.Possiamo insegnare un processo amministrativo, l'utilizzo di un gestionale o il funzionamento interno dell'azienda.Quello che cerchiamo è più difficile da insegnare: organizzazione, precisione, velocità mentale, memoria, problem solving, affidabilità e capacità di tenere sotto controllo molte piccole attività contemporaneamente.IL RUOLOIl ruolo ha una forte componente amministrativa, di controllo e di follow-up.La persona diventerà un supporto quotidiano nella gestione di tutte quelle attività che richiedono precisione, continuità e attenzione ai dettagli.RESPONSABILITÀAMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

È questo il suo prossimo lavoro? Legga la descrizione completa qui sotto per scoprirlo e non esiti a candidarsi.
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controllo quotidiano delle ore e delle presenze del personale
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verifica di assenze, ferie, permessi e anomalie
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aggiornamento e controllo dei planning delle diverse sedi
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raccolta, controllo e organizzazione della documentazione relativa al personale
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controllo e organizzazione di fatture attive e passive
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verifica della presenza e correttezza dei documenti amministrativi
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controllo di pagamenti, documenti e scadenze
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archiviazione e organizzazione della documentazione aziendale
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aggiornamento quotidiano di Excel, database e gestionali aziendali
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raccolta e organizzazione di dati relativi a vendite, performance e KPI
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preparazione di report e riepiloghi per il managementCLIENTI E COMUNICAZIONI
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gestione e controllo delle caselle email aziendali
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contatto con una clientela/fornitori internazionali
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controllo che ogni richiesta venga effettivamente presa in carico e risolta
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gestione dei relativi follow-up, assicurandosi che nessuna richiesta importante rimanga senza risposta
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gestione delle segnalazioni, problematiche, reclami e richieste post-vendita dei clienti, prendendo in carico ogni caso e seguendolo dall'apertura fino alla completa risoluzione
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coordinamento con i reparti coinvolti, come store, Atelier, produzione, logistica e amministrazione, per raccogliere le informazioni necessarie, individuare la soluzione e assicurarsi che venga effettivamente attuata
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gestione diretta dei follow-up con il cliente durante tutto il processo, mantenendolo aggiornato e verificando che riceva risposte chiare e tempestive
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monitoraggio dei casi aperti fino alla loro effettiva chiusura, con l'obiettivo di evitare che una segnalazione venga semplicemente inoltrata o rimanga in sospesoLOGISTICA E OPERATIONS
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monitoraggio di ordini, spedizioni e consegne in Italia e all'estero
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controllo dello stato delle spedizioni e gestione delle eventuali anomalie insieme ai reparti coinvolti
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coordinamento delle movimentazioni di prodotti e materiali tra HQ, Atelier e store
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supporto nella gestione di fornitori e ordini di acquisto
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verifica delle scadenze relative a ordini, produzioni e consegne
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supporto nelle necessità operative quotidiane dei diversi punti venditaDENTRO IL MONDO MY MANCINILa posizione permette di entrare concretamente nella quotidianità di un brand fashion e luxury e di vedere cosa succede dietro le quinte di un prodotto personalizzato, dalla richiesta del cliente fino alla consegna finale.La persona avrà quindi modo di:
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seguire il percorso di alcuni ordini, dalla vendita alla personalizzazione, produzione e spedizione
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entrare in contatto quotidianamente con Atelier, store, designer, produzione e team commerciale
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vedere da vicino l'organizzazione delle Live Customization e delle experience dedicate ai clienti
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supportare l'organizzazio