Office Manager

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MAW S.p.A. Divisione Search & Selection, Polo di Roma

ricerca, per una prestigiosa realtà con sede a Roma, una figura di Office Manager da inserire all'interno di un'organizzazione caratterizzata da un team ristretto e da un contesto internazionale. La risorsa avrà un ruolo trasversale, occupandosi della gestione amministrativa e organizzativa dell'ufficio, della fatturazione attiva, del recupero crediti e delle relazioni con concessionari, famiglie, consulenti esterni e interlocutori istituzionali. La posizione richiede autonomia, affidabilità e capacità di gestire attività diversificate, unite a spiccate doti relazionali e alla sensibilità necessaria per operare in situazioni delicate e in contesti caratterizzati da elevati standard di discrezione e professionalità.

Responsabilità principali

• Amministrazione e gestione del credito: gestione della fatturazione attiva, prima nota, monitoraggio degli incassi e delle posizioni aperte, solleciti e recupero crediti anche nei confronti di interlocutori esteri.
• Gestione dei rapporti con concessionari e famiglie: gestione delle pratiche amministrative connesse ai servizi della struttura, interfaccia con concessionari, familiari ed eredi, garantendo attenzione, riservatezza e sensibilità.
• Coordinamento operativo: organizzazione delle attività quotidiane dell'ufficio e supporto alla direzione nella gestione delle esigenze operative, incluse le attività di presidio organizzativo connesse ai servizi della struttura.
• Relazioni con interlocutori esterni: gestione dei rapporti con clienti, fornitori, studi di consulenza legale e commerciale, ambasciate e rappresentanze istituzionali, in un contesto formale e internazionale.
• Documentazione e processi: gestione e aggiornamento dell'archivio cartaceo e digitale, digitalizzazione della documentazione e supporto al miglioramento dei processi amministrativi e organizzativi.
• Comunicazione: gestione della corrispondenza e delle comunicazioni con interlocutori italiani e stranieri, in lingua italiana ed inglese.

Requisiti

• Laurea triennale o specialistica.
• Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, contabili o di office management.
• Esperienza nella gestione del credito e dei solleciti di pagamento.
• Ottima conoscenza della lingua italiana e della lingua inglese, scritta e parlata.
• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, e familiarità con gestionali amministrativi.
• Autonomia nella gestione di attività diversificate, organizzazione e capacità di definire le priorità.
• Ottime capacità comunicative, di ascolto e di problem solving.
• Riservatezza, discrezione ed equilibrio nella gestione di informazioni e situazioni sensibili.

Completano il profilo Empatia e sensibilità nella relazione con persone che affrontano momenti delicati, unite a tatto e professionalità nella gestione di interlocutori istituzionali, interculturali ed interreligiosi. Sono apprezzati un approccio proattivo, spirito di iniziativa e attitudine all'ottimizzazione dei processi, oltre alla capacità di adattarsi a un ambiente di lavoro dinamico e caratterizzato da responsabilità diversificate.

Sede di lavoro Roma (Piramide)

Orario di lavoro Full time

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. xbvzest Aut. Min. Prot. 1131-SG del 29/11/04.