Travel Officer

PAESE

Italia – Sede Milano

LINGUE RICHIESTE

Italiano e inglese

TIPOLOGIA DI CONTRATTO

Contratto a tempo determinato (1 anno)

Full time: 38 a settimana

RAL: – commisurata all'esperienza.

Possibilità di lavorare da remoto 9 giorni al mese dopo un periodo di formazione.

REQUISITI PREFERENZIALI

Pregressa esperienza maturata all'interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff e ottima conoscenza della lingua inglese.

La figura entra a far parte dell'ufficio Logistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY, all'interno del team Travel and Booking e risponde direttamente al Responsabile dell'ufficio.

Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell'organizzazione all'estero. Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.

Per fare questo, il/la Travel Officer lavora quotidianamente in partnership con un'agenzia viaggi esterna per l'emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto.

Si richiede una reperibilità di 24/7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza/rientro.

Principali compiti e responsabilità:

• Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza: una volta ricevuta la segnalazione dall'Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all'agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l'ingresso nel Paese;
• redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l'International Staff Management team;
• richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese;
• avviare le pratiche per apertura/chiusura dell'assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all'Ufficio Servizi Generali e all'agenzia di assicurazione;
• relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell'Organizzazione;
• effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;
• rapportarsi con ambasciate e/o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;
• predisporre e inviare il materiale utile pre-partenza: magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese;
• collaborare con gli Uffici Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall'Ufficio Logistics & Supply del FOD;
• assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico;
• comunicare all' Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro.

Dovrà altresì collaborare con l'Ufficio del Personale per rendere possibile l'effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;

• produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un'analisi e un monitoraggio dei costi.

REQUISITI RICHIESTI

• Pregressa esperienza maturata all'interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff;