BID WRITER

Chi siamo

X23 The Innovation Bakery è una business support organisation specializzata in capacity building e progettazione comunitaria, con oltre 20 anni di esperienza nella gestione di consorzi europei e internazionali. Operiamo su programmi quali Horizon Europe, SINGLE MARKET, Erasmus+, Creative Europe, EFS+, AMIF e altri strumenti di finanziamento diretto.

Il ruolo

Cerchiamo un/una Bid Writer & Project Manager da inserire nel nostro team con
responsabilità diretta sulla scrittura di proposte progettuali europee e internazionali e sulla gestione operativa dei progetti aggiudicati e in pipeline.
La figura opererà in
autonomia
, con piena ownership dei processi e
capacità decisionale
in raccordo con il Team Leader.

Una giornata tipo

Il lunedì inizia con lo status & progress meeting insieme al team: si fa il punto sui progetti in corso, si monitorano le criticità, si pianificano le priorità e si definisce il set up della settimana. Poi ci si immerge nella bozza di una proposta EFS+ in scadenza tra dieci giorni: si affina la theory of change, si verifica la coerenza del budget con le attività descritte per invio ai partner con le sezioni da completare. A fine mattina si finalizza la logistica di un kick-off meeting per un progetto appena finanziato: agenda, inviti, documenti preparatori, allineamento con i partner su ruoli e aspettative. Prima di pranzo si da un feedback al Project Officer che ha chiesto chiarimenti sul financial statement dell'ultimo reporting period: check sulla documentazione, sui giustificativi e nota esplicativa. Nel primo pomeriggio c'è una call con un consorzio dove una situazione critica merita attenzione: si ascoltano le parti, si identifica il nodo per trovare una soluzione in modo da sbloccare lo stallo. Poi in parallelo: si aggiorna il budget forecast di un progetto in chiusura, si fa un punto su una nuova call e sulle priorità con il Team Leader. La giornata si chiude con la revisione di un consortium agreement per un progetto in avvio. Ogni giorno è diverso, ma il filo conduttore è lo stesso: precisione, visione d'insieme e capacità di far avanzare le cose.

Responsabilità principali

• Identificazione di opportunità di finanziamento coerenti con le linee strategiche aziendali e dei partner
• Scrittura integrale di proposte progettuali (concept note, full proposal, allegati tecnici e finanziari)
• Costruzione e gestione dei partenariati transnazionali in fase di bidding
• Coordinamento del ciclo di vita dei progetti assegnati secondo le metodologie PCM
• Gestione completa della fase di reporting (tecnico, narrativo e finanziario) secondo le tempistiche e i format richiesti dai programmi
• Budgeting e gestione finanziaria dei progetti: pianificazione delle spese, monitoraggio dei costi, gestione dei trasferimenti ai partner, riconciliazioni e audit readiness
• Gestione delle relazioni con Project Officer, partner e stakeholder
• Supervisione di milestone e deliverable
• Contributo allo sviluppo di strumenti e template interni per l'ottimizzazione dei processi
• Comunicazione e disseminazione delle attività e dei risultati di progetto

Requisiti essenziali

• Minimo 5 anni di esperienza documentata
  nella scrittura di progetti europei a gestione diretta
• Track record verificabile con indicazione di proposte finanziate e success rate
• Padronanza operativa del Project Cycle Management applicato a programmi europei diretti (Horizon, SINGLE MARKET, Digital Europe, Creative Europe, EFS+, etc.)
• Comprovata esperienza nella gestione finanziaria di progetti europei: budgeting, cost reporting, gestione dei flussi verso i partner
• Conoscenza approfondita dei portali e delle procedure di submission (Funding & Tenders Portal, eSinnis, E+ Beneficiary Module, etc.)
• Eccellente capacità di scrittura tecnica in inglese (livello C1/C2)
• Autonomia nella gestione di workload complessi e scadenze multiple
• Capacità di decision-making e problem-solving in contesti dinamici

Requisiti preferenziali

• Esperienza nella gestione di progetti Interreg o altri programmi a gestione indiretta, anche nazionali
• Familiarità con strumenti di project management (Asana, Monday, MS Project o equivalenti)
• Conoscenza di una seconda lingua europea oltre all'inglese
• Background accademico in discipline attinenti (Relazioni Internazionali, Scienze Politiche, Economia, o affini)
• Esperienza pregressa in PMO o società di consulenza su fondi europei

Nota importante

La posizione richiede competenze specifiche maturate nella progettazione e gestione di progetti finanziati da programmi dell'Unione Europea.
Esperienze professionali limitate a progetti non comunitari (fondi nazionali, regionali, privati o di altra natura) non costituiscono titolo qualificante per questa posizione.
I candidati saranno valutati esclusivamente sulla base del track record documentato in ambito europeo.

Cosa offriamo

• Contratto a tempo determinato di 12 mesi, rinnovabile
• Inserimento in un team senior con consolidata esperienza nella progettazione europea
• Portafoglio progetti diversificato (innovazione, sostenibilità, turismo, cultura, impatto sociale)
• Percorso di crescita professionale
• Retribuzione commisurata all'esperienza e ai risultati

Criteri di selezione

I candidati saranno valutati in base a:

• Comprovata capacità di ottenere finanziamenti dall'UE e internazionali (30%)
• Esperienza nella coordinazione di progetti e nella gestione di consorzi (30%)
• Capacità di scrittura tecnica e di comunicazione (25%)
• Adeguatezza culturale e disponibilità a iniziare immediatamente (15%)

Sede di lavoro

Bergamo

La posizione non prevede modalità di lavoro da remoto

Richiesta disponibilità a trasferte in Italia e all'estero per missioni di progetto

Come candidarsi

Invia CV aggiornato e lettera motivazionale a - indicando nell'oggetto: "Candidatura Bid Writer & PM 2026"

Nella candidatura includi:

• Elenco di almeno 3 progetti europei scritti e finanziati (con indicazione del programma e del ruolo ricoperto)
• Eventuale portfolio o estratti di proposte (nel rispetto della riservatezza)

Siamo a favore della diversità e dell'inclusione e accogliamo tutte le candidature qualificate.