Addettæ Segreteria-Accoglienza

Descrizione dell'azienda

OfficinAcrobatica è un polo culturale e di formazione in acrobatica aerea e circo contemporaneo a Bologna. Fondata l'1 Settembre 2021, rigenera uno spazio abbandonato per offrire arte, sport, comunità e meraviglia. Diretta da Silvia Salvadori, coinvolge oltre 30 professionisti e accoglie centinaia di allievi settimanalmente e decine di artisti annualmente. È una società sportiva dilettantistica senza scopo di lucro, con una forte impronta femminile e orientata all'impatto sociale e alla transizione ecologica.

Descrizione del ruolo

Cerchiamo addettæ segreteria-accoglienza per unirsi al nostro team a Bologna.

In questo ruolo in sede, sarai responsabile della gestione delle attività di segreteria, dell'accoglienza degli allievi e degli ospiti, della gestione delle prenotazioni e del supporto organizzativo per eventi e corsi.

Il tuo compito principale sarà garantire un'esperienza positiva e organizzata per tutti i frequentatori dello spazio.

La figura di segreteria svolge infatti un ruolo centrale nel supporto organizzativo, amministrativo e relazionale.

È il primo punto di contatto con il pubblico, il punto di riferimento per gli allievi, garantisce l'efficienza dei servizi interni e favorisce un ambiente positivo ed accogliente e contribuisce alla buona comunicazione tra allievi, istruttori, collaboratori e direzione.

Il candidato ideale deve possedere forti capacità organizzative e comunicative, essere proattivo e avere una spiccata attenzione al dettaglio.

Principali responsabilità

• Supporto nel coordinamento logistico di tutte le attività sportive e culturali insieme a staff e direzione, prenotazioni spazi e comunicazioni interne.
• Accoglienza e assistenza agli allievi e visitatori, fornendo informazioni sui corsi, attività e iniziative. Gestione delle comunicazioni via telefono, email e canali whatsapp e social del centro.
• Gestione delle iscrizioni, dei rinnovi e delle pratiche amministrative relative ai tesseramenti e alle quote associative. Monitoraggio dei pagamenti e supporto nella gestione contabile di base.
• Gestione delle impostazioni di calendari, pacchetti e abbonamenti sul software gestionale in uso. Archiviazione e aggiornamento della documentazione (anagrafiche soci, registri presenze, documenti amministrativi).
• Collaborazione con la direzione e lo staff per l'organizzazione di eventi, manifestazioni e progetti speciali.
• Cura dell'immagine e dell'ordine degli spazi di accoglienza, Cura delle necessità dello spazio, come pulizie, manutenzioni, sicurezza, giardinaggio.

Competenze e capacità richieste

• Competenze in amministrazione e gestione segretariale, inclusa la gestione delle prenotazioni e dei pagamenti.
• Esperienza nell'accoglienza e nella gestione delle relazioni con il pubblico, con un approccio positivo e che empatizzi con il cliente.
• Ulteriori competenze benefiche includono l'abilità nella comunicazione, l'attitudine a risolvere problemi rapidamente, senza perdere tranquillità e sorriso.
• Voglia di stare con altre persone, di vivere in un ambiente di comunità e passione.
• Conoscenza degli strumenti informatici e facilità ad apprendere software gestionale
• Attitudine al lavoro di squadra, alla collaborazione con gli altri, al mutuo aiuto.
• Pratica e passione per le discipline del circo contemporaneo, in particolare (ma non vincolante) l'acrobatica aerea.

Inquadramento

Il ruolo è proposto in forma part-time di circa 30 ore a settimana con contratto sportivo dilettantistico, con orari pomeridiani e serali e un sabato al mese.

Gli orari di presenza in sede sono:

• Lun, mart, giov
• Marc, ven con pausa 30min
• 1 sabato al mese