Senior Back Office Manager

7 ore fa

Milano, Lombardia, Italia Occlutech A tempo pieno

About Occlutech

Occlutech is a leading specialist provider of minimally invasive cardiac devices, with a mission to improve the quality of life for people with heart conditions. The vision is to become a global leading specialist provider in cardiac devices, addressing congenital heart defects, stroke prevention, and heart failure. Occlutech has a broad and proven portfolio, based on proprietary technology, and over 200 patents with more than 190,000 products sold. The company markets and sells its products in 80 countries and has approximately 300 employees.

We are now looking for a
Senior Back Office Manager
, Milan-based, on-site full time, to strengthen our Italian organization at the next possible date.

About the Role

Reporting directly to the Country Sales Manager Italy, the Senior Back Office Manager plays a central role in ensuring operational, administrative and customer-facing excellence within the Italian market. This role is particularly suited for candidates with proven experience in medical devices and a deep understanding of tendering processes within the hospital environment.

Your Responsibilities

In this role you will be accountable for:

  • Managing tenders and public procurement processes, including preparation of technical & administrative documentation, submissions, clarifications and follow-up activities within the medical device sector
  • Overseeing day-to-day back office operations, including customer service, order processing, invoicing, logistics coordination and financial administration
  • Supporting Sales with consignment & trunk stock management, device tracking and customer agreements to minimize expired products
  • Managing contracts including consignment agreements, bonus schemes, tenders/GPOs, speaker engagements, sponsorships and marketing activities
  • Coordinating suppliers, service providers and external partners, ensuring compliance with local requirements
  • Managing travel bookings, congress preparation, internal meetings and customer workshops
  • Handling office administration, documentation systems, internal reporting and archiving
  • Acting as the operational interface between Italy and HQ functions (Finance, Customer Service, Logistics, Marketing)

We are looking for someone who

  • Has 5+ years of experience in a similar Back Office role within the medical device industry
  • Has solid knowledge of tenders, hospital procurement and back office procedures
  • Has experience in administration, finance tools and customer service processes
  • Is located in Milan (or within commuting distance)
  • Is fluent in Italian and English
  • Is structured, detail-focused, reliable and enjoys cross-functional collaboration
  • Has strong problem-solving capabilities and sense of accountability
  • Works on-site full time from our Milan office

Our Benefits

  • Competitive compensation package
  • Secure position in an innovative medical device company
  • International environment with direct exposure to HQ and leadership
  • Opportunity to take ownership of a strategic market function
  • Comprehensive onboarding and structured learning support

Ready to Apply?

To apply, please submit your application directly via LinkedIn.

Applications submitted in Italian or English will be equally evaluated.

We look forward to receiving your application.

  • Manager back office

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Nastasi - Nosengo & Partners A tempo pieno

    Lo Studio Legale Nastasi-Nosengo&Partners cerca un/una Manager Back Office con almeno 2 anni di esperienza in studi legali. Cerchiamo una risorsa versatile e competente che si occupi di:gestione agenda processuale e scadenze;creazione ed emissione note spesa;fatturazione e gestione fornitori (inclusa selezione);monitoraggio costi;adempimenti presso...

  • Impiegato del back office

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia agap2 Italia A tempo pieno

    Parte del Gruppo MoOngy, Agap2 è presente sul mercato europeo in 14 paesi con servizi di consulenza ingegneristica impiantistica. Dal 2018,Agap2 Italiaopera sul territorio nazionale nei seguenti settori: Energy, Oil&Gas, Steel, Hydrogen, Power Generation, Construction.ABOUT THE ROLE - Impiegato/a Back Office SeniorSiamo alla ricerca di una figura...

  • back office commerciale

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia STAFF Agenzia per il Lavoro A tempo pieno

    Staff Agenzia per il Lavoro, filiale di Milano, ricerca, per azienda operante nelsettore della certificazione, ispezione e servizi tecnici per le imprese, un/una:BACK OFFICE COMMERCIALE – SETTORE CERTIFICAZIONE E SERVIZI TECNICI – MILANOLa figura selezionata supporterà le attività commerciali e di gestione del cliente, collaborando a stretto contatto...

  • back office

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Carola Zacchi A tempo pieno

    Smart Skills Center - Agenzia per il Lavoro,sta selezionando per Agenzia di Marketing e Comunicazione una figura di:BACK OFFICE-DATA ENTRY L.68/99La risorsa sioccuperà di dare supporto all'Ufficio Commerciale e ai Project Manager in attività di back office e di data entry. In particolare si occuperà di:gestione acquisti per eventi attraverso vari portali...

  • Back office specialist

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Randstad Italia A tempo pieno

    Randstad Italia - Specialty Office è la divisione di Randstad che si occupa di ricerca e selezione di personale amministrativo ed impiegatizio.Per importante nostro cliente ricercaBACK OFFICE SPECIALISTSi offre:inserimento diretto a tempo determinato 12 mesi volto alla stabilizzazione futura; range ral: fino a 28k in base all'esperienza e alla seniority del...

  • Back office assistant

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia MC² Live A tempo pieno

    Posizione: Back office assistantSede: Milano, Via Giuseppe MedaContratto: indeterminato / determinatoOrario: part-time (3 giorni a settimana)Per la nostra sede a Milano – Via Meda, siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Assistente Back Office all'interno del team amministrativo.La risorsa fornirà supporto operativo nella redazione e nella...

  • Back office Titoli

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Objectway A tempo pieno

    Con oltre 30 anni di esperienza nel settore, Objectway offre soluzioni software e servizi per Wealth, Banking e Asset Management, consentendo ai clienti di affrontare le sfide future e fornendo al contempo soluzioni immediatamente performanti. Il Gruppo è un Player Tecnologico con un track record consolidato nel settore dei Servizi Finanziari e oltre 100...

  • back office specialist

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia EP Produzione A tempo pieno

    aziendaEP Energia Italia, società del Gruppo dedicata alla vendita di energia elettrica a clienti industriali ed interamente controllata da EP Produzione, ricerca una risorsa per il ruolo di "Back-Office Specialist" da inserire nel proprio organigramma.PosizioneA diretto riporto dell'Head of Back Office & Operation, avrai come obiettivo principale la...

  • back office

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Tailor&Fox - Your HR Business Partner A tempo pieno

    Il nostro cliente è una startup italiana specializzata nella prevenzione, protezione e sicurezza, con focus su servizi sanitari dedicati al Travel Risk Management e alla Medicina del Lavoro.Per il potenziamento dell'organico, ci ha incaricati di ricercare il seguente profilo professionale:BACK OFFICE - MEDICINA DEL LAVOROLa figura di Back Office di Medicina...

  • Addetto Back Office

    7 ore fa

    Milano, Lombardia, Italia Match srl A tempo pieno

    Match srl, agenzia di field marketing, ricerca una figura con il ruolo di Back Office.Le principali mansioni che la risorsa andrà a ricoprire sono:Supporto al TeamBack officeRecruitingInserimento dati all'interno del gestionale utilizzatoPredisposizione contrattualisticaCaratteristiche richieste:ottime doti comunicative e organizzativeflessibilità e...