Soft Services Manager

Key Responsibilities

Vendor Management & Soft Services Oversight

• Manage relationships with soft services facilities management vendors (pest control, laundry, maintenance and other soft services)
• Negotiate contracts and monitor service level agreements
• Conduct regular performance reviews and ensure compliance with quality standards
• Coordinate vendor activities to minimize operational disruption while maintaining cost efficiency

Daily Operations Management

• Oversee day-to-day workplace operations ensuring seamless facility functionality
• Monitor building systems and coordinate maintenance activities
• manage space utilization and respond to operational issues promptly
• Maintain high standards of workplace environment, safety protocols, and regulatory compliance
• Serve as primary point of contact for operational escalations

Financial Management

• Develop and manage annual budgets for facility operations
• Track expenditures against approved budgets and identify cost optimization opportunities
• Process invoicing and approve vendor payments
• Maintain accurate financial records and provide regular financial reporting
• Analyze variances and recommend corrective actions to senior management and clients

People Management

• Lead and develop on-site facilities team members
• Provide guidance, performance feedback, and professional development opportunities
• Foster collaborative team environment while ensuring accountability for service delivery standards
• Manage staffing levels and coordinate training programs to maintain operational excellence

Service Optimization & Client Relations

• Continuously evaluate service delivery processes to identify improvement opportunities
• Implement best practices, streamline workflows, and introduce innovative solutions
• Build strong relationships with client stakeholders
• Regularly solicit feedback and adapt services to meet evolving client needs
• Enhance overall client satisfaction through proactive service optimization

Experience
Required Qualifications

• Minimum 5-7 years managing corporate real estate services
• Demonstrated expertise in facilities management, vendor oversight, and client relationship management
• Previous experience supporting account transitions or new client implementations preferred

Technical Skills

• Strong financial acumen with budget development, cost management, and financial analysis experience
• Proficiency in facilities management software, Microsoft Office Suite, and financial reporting tools
• Knowledge of building systems, safety regulations, and compliance requirements

Leadership Capabilities

• Proven people management experience with ability to motivate teams and manage performance
• Strong project management skills coordinating multiple initiatives simultaneously
• Attention to detail while maintaining focus on results delivery

Communication & Relationship Management

• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to interact effectively with senior executives, vendors, and diverse stakeholder groups
• Demonstrated success building trust-based client relationships
• Experience managing expectations during transitional periods

Education

• Bachelor's degree in Business Administration, Facilities Management, Real Estate, or related field preferred
• Professional certifications in facilities management (CFM, FMP) or project management (PMP) advantageous

Preferred Qualifications

• Experience with large-scale corporate real estate portfolios and multi-vendor management environments
• Background in change management and process improvement methodologies
• Knowledge of sustainability practices and workplace technology trends

Responsabilità Principali

Gestione Fornitori e Supervisione Servizi Ausiliari

• Gestire i rapporti con i fornitori di facility management per servizi ausiliari (disinfestazione, lavanderia, manutenzione e altri servizi ausiliari)
• Negoziare contratti e monitorare gli accordi sul livello di servizio
• Condurre revisioni regolari delle performance e garantire la conformità agli standard qualitativi
• Coordinare le attività dei fornitori per minimizzare le interruzioni operative mantenendo l'efficienza dei costi

Gestione Operazioni Quotidiane

• Supervisionare le operazioni quotidiane del workplace assicurando il funzionamento fluido delle strutture
• Monitorare i sistemi dell'edificio e coordinare le attività di manutenzione
• Gestire l'utilizzo degli spazi e rispondere prontamente ai problemi operativi
• Mantenere elevati standard dell'ambiente di lavoro, protocolli di sicurezza e conformità normativa
• Fungere da punto di contatto primario per le escalation operative

Gestione Finanziaria

• Sviluppare e gestire budget annuali per le operazioni strutturali
• Tracciare le spese rispetto ai budget approvati e identificare opportunità di ottimizzazione dei costi
• Elaborare fatturazione e approvare pagamenti ai fornitori
• Mantenere registri finanziari accurati e fornire reportistica finanziaria regolare
• Analizzare variazioni e raccomandare azioni correttive al management senior e ai clienti

Gestione Persone

• Guidare e sviluppare i membri del team strutture in loco
• Fornire orientamento, feedback sulle performance e opportunità di sviluppo professionale
• Promuovere un ambiente di team collaborativo garantendo responsabilità per gli standard di erogazione servizi
• Gestire i livelli di personale e coordinare programmi formativi per mantenere l'eccellenza operativa

Ottimizzazione Servizi e Relazioni Clienti

• Valutare continuamente i processi di erogazione servizi per identificare opportunità di miglioramento
• Implementare best practice, ottimizzare flussi di lavoro e introdurre soluzioni innovative
• Costruire relazioni solide con gli stakeholder clienti
• Sollecitare regolarmente feedback e adattare i servizi per soddisfare le esigenze clienti in evoluzione
• Migliorare la soddisfazione complessiva del cliente attraverso l'ottimizzazione proattiva del servizio

Qualifiche Richieste

Esperienza

• Minimo 5-7 anni nella gestione di servizi immobiliari aziendali
• Comprovata competenza nella gestione strutture, supervisione fornitori e gestione relazioni clienti
• Esperienza precedente nel supporto a transizioni di account o implementazioni nuovi clienti preferita

Competenze Tecniche

• Solida capacità finanziaria con esperienza nello sviluppo budget, gestione costi e analisi finanziaria
• Competenza in software di gestione strutture, Microsoft Office Suite e strumenti di reporting finanziario
• Conoscenza dei sistemi edilizi, regolamenti di sicurezza e requisiti di conformità

Capacità di Leadership

• Comprovata esperienza nella gestione persone con capacità di motivare team e gestire performance
• Solide competenze di project management coordinando multiple iniziative simultaneamente
• Attenzione ai dettagli mantenendo focus sulla consegna dei risultati

Comunicazione e Gestione Relazioni

• Eccellenti competenze di comunicazione verbale e scritta
• Capacità di interagire efficacemente con dirigenti senior, fornitori e gruppi diversi di stakeholder
• Successo dimostrato nella costruzione di relazioni clienti basate sulla fiducia
• Esperienza nella gestione delle aspettative durante periodi di transizione

Formazione

• Laurea in Amministrazione Aziendale, Gestione Strutture, Immobiliare o campo correlato preferita
• Certificazioni professionali nella gestione strutture (CFM, FMP) o project management (PMP) vantaggiose

Qualifiche Preferite

• Esperienza con portafogli immobiliari aziendali su larga scala e ambienti di gestione multi-fornitore
• Background nel change management e metodologie di miglioramento processi
• Conoscenza delle pratiche di sostenibilità e tendenze delle tecnologie workplace

Location: Latina