segretaria di direzione

PROFILO PROFESSIONALE - SEGRETARIA DI DIREZIONE

INFORMAZIONI GENERALI

Posizione:
Segretaria di Direzione

Tipologia:
Impiegata amministrativa specializzata

Livello: Senior

Settore di appartenenza
: Legale - contabile

DESCRIZIONE DEL RUOLO

La Segretaria di Direzione è una figura professionale di alto livello che opera a diretto supporto della Direzione aziendale, svolgendo attività complesse di natura amministrativa, legale e di coordinamento. Si tratta di un ruolo strategico che richiede elevate competenze tecniche, capacità organizzative e assoluta discrezione professionale.

COMPETENZE PRINCIPALI

1.  GESTIONE AGENDA E PIANIFICAZIONE

•   
Organizzazione calendario direzionale:
Pianificazione e coordinamento degli appuntamenti della Direzione, gestione delle priorità e ottimizzazione dei tempi

•   
Programmazione riunioni:
Organizzazione di meeting interni ed esterni, preparazione sale, coordinamento partecipanti e gestione logistica

•   
Gestione viaggi di lavoro:
Prenotazione voli, hotel, trasferimenti e organizzazione complete di trasferte aziendali

•   
Monitoraggio scadenze:
Controllo e promemoria per scadenze amministrative, legali e commerciali

•   
Coordinamento attività:
Sincronizzazione delle attività direzionali con i vari reparti aziendali

2.  GESTIONE RAPPORTI CON CLIENTI

•   
Accoglienza clienti:
Ricevimento e assistenza clienti presso la sede aziendale con professionalità e cortesia

•   
Comunicazione telefonica:
Gestione chiamate in entrata e uscita, screening delle comunicazioni e trasferimento chiamate prioritarie

•   
Corrispondenza commerciale:
Redazione e gestione della corrispondenza con clienti, fornitori e partner commerciali

•   
Customer care:
Supporto nella risoluzione di problematiche clienti e coordinamento con i reparti competenti

•   
Gestione database clienti:
Aggiornamento e mantenimento delle informazioni sui clienti nel sistema aziendale (Software Proprietario)

3.  DOCUMENTAZIONE LEGALE

•   
Preparazione contratti:
Supporto nella redazione e revisione di contratti commerciali, accordi e convenzioni;

•   
Gestione pratiche legali:
Coordinamento con studi legali, preparazione documentazione per contenziosi tributari e pratiche legali;

•   
Compliance normativa:
Monitoraggio delle normative di settore e supporto nell'adeguamento alle disposizioni legislative (accesso a banca dati specifica);

•   
Gestione privacy:
Applicazione del GDPR e gestione della documentazione relativa alla protezione dei dati personali;

•   
Archiviazione documentale:
Organizzazione e conservazione della documentazione legale secondo le normative vigenti su piattaforma di proprietà ( software proprietario);

•    
Relazioni esterne con Partner esterni, Partner assicurativi e partner bancari : organizzazione documentazione, trasmissione documenti , rapporti con clienti per pratiche relative ai partner;

4.  DOCUMENTAZIONE CONTABILE E FISCALE e AMMINISTRATIVA

•   
Supporto al commercialista:
Preparazione e trasmissione della documentazione necessaria per adempimenti fiscali e contabili delle posizioni di Trust fiscali gestite

•   
Gestione fatturazione:
Controllo e verifica delle fatture attive e passive, coordinamento con l'ufficio amministrativo

•   
Adempimenti fiscali:
Supporto nella preparazione di dichiarazioni, comunicazioni agli enti e scadenze tributarie

•   
Gestione prima nota:
Registrazione e controllo delle operazioni contabili di base ( supporto all'area amministrativa) e di supporto e coordinata dal commercialista

5.  COMPETENZE LINGUISTICHE

•   
Inglese scritto:
Conoscenza approfondita della lingua inglese per la redazione di corrispondenza commerciale, email e documentazione aziendale

•   
Traduzione documenti:
Capacità di tradurre documenti commerciali e amministrativi dall'inglese all'italiano e viceversa

•   
Comunicazione internazionale:
Gestione della corrispondenza con clienti e fornitori esteri

•

Terminologia tecnica:
Conoscenza del lessico specialistico nei settori legale, commerciale e amministrativo

QUALIFICHE RICHIESTE

TITOLO DI STUDIO

•   
Diploma di Scuola Superiore
(preferibilmente Ragioneria, Liceo Linguistico o Istituto Tecnico Commerciale)

•   
Laurea
(preferibile in Economia Aziendale, Economia Gestionale, Giurisprudenza, Lingue o discipline affini)

CERTIFICAZIONI PROFESSIONALI

•   
Corsi di specializzazione
in segretariato di direzione

•   
Formazione specifica
in ambito legale-amministrativo

•   
Conoscenza normative
GDPR e Privacy

COMPETENZE INFORMATICHE

•   
Pacchetto Microsoft Office
(Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - livello avanzato

•   
Sistemi di gestione documentale
e archiviazione digitale ( software proprietario aziendale)

•   
Software contabili
e gestionali aziendali ( non è richiesta una particolare conoscenza di un software in particolare)

•   
Piattaforme di videoconferenza
e comunicazione aziendale ( Teams – Zoom )

•   
Sistemi CRM
per la gestione clienti

NB: Verrà Fatta internamente la formazione per il software proprietario per la gestione dei Trust.

ESPERIENZA RICHIESTA

•   
Minimo 5-7 anni
di esperienza in ruoli di segretariato, preferibilmente in posizioni di responsabilità

•   
Esperienza specifica
nel supporto alla Direzione aziendale

•   
Conoscenza approfondita
dei processi amministrativi e legali aziendali

•   
Esperienza
nella gestione di rapporti con commercialisti e consulenti esterni

•   
Background
in aziende di medie-grandi dimensioni

COMPETENZE TRASVERSALI

SOFT SKILLS

•   
Discrezione e riservatezza:
Capacità di gestire informazioni sensibili e riservate con la massima professionalità

•   
Organizzazione e multitasking:
Abilità nel gestire contemporaneamente multiple attività e priorità

•   
Comunicazione efficace:
Eccellenti capacità comunicative sia verbali che scritte

•   
Problem solving:
Capacità di risolvere autonomamente problematiche operative

•   
Flessibilità:
Adattabilità ai cambiamenti e disponibilità oraria quando necessario

•   
Leadership:
Capacità di coordinare e supervisionare attività di supporto

•   
Orientamento al cliente:
Focus sulla soddisfazione del cliente interno ed esterno

CARATTERISTICHE PERSONALI

•   
Precisione e attenzione ai dettagli:
Accuratezza nella gestione di documenti e procedure

•   
Affidabilità:
Puntualità e costanza nell'esecuzione dei compiti assegnati

•   
Proattività:
Capacità di anticipare le esigenze e proporre soluzioni

•   
Stress management:
Capacità di lavorare sotto pressione mantenendo la qualità

•   
Etica professionale:
Integrità e rispetto dei principi deontologici

RESPONSABILITÀ SPECIFICHE

ATTIVITÀ QUOTIDIANE

•   Gestione completa dell'agenda direzionale e coordinamento appuntamenti

•   Accoglienza e assistenza clienti, fornitori e visitatori

•   Gestione della corrispondenza in entrata e uscita

•   Preparazione e trasmissione documentazione al commercialista

•   Controllo scadenze fiscali e amministrative

•   Supporto nella redazione di contratti e documenti legali

ATTIVITÀ PERIODICHE

•   Organizzazione riunioni del Consiglio di Amministrazione

•   Preparazione reportistica per la Direzione

•   Coordinamento con consulenti esterni (commercialista, legale, consulenti del lavoro)

•   Aggiornamento database clienti e fornitori

•   Archiviazione documentazione legale e amministrativa

•   Supporto nella preparazione di bilanci e dichiarazioni fiscali

INQUADRAMENTO E RETRIBUZIONE

•   
Livello contrattuale: Assunzione a tempo indeterminato .
La retribuzione verrà commisurata in base alle esperienze pregresse a valutata di anno in anno con un percorso strutturato e contrattualizzato di crescita professionale.

•   
Benefits:
Buoni pasto, formazione continua, rimborso spese viaggi.

•   
Orario:
Full-time con flessibilità oraria quando richiesto, possibilità di lavoro da remoto dopo il periodo di formazione.