Administration Support

Scopo : La figura di Administration Support ha lo scopo di garantire un supporto amministrativo operativo e trasversale alle attività del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi, assicurando la corretta gestione dei processi amministrativi, contabili e di fatturazione nel rispetto delle normative vigenti.Riportando direttamente all'Administration Manager, la risorsa opera a supporto del team in modo indipendente dalle singole società, contribuendo all'efficienza dei flussi amministrativi, alla correttezza dei dati contabili e al rispetto delle scadenze, fungendo da punto di riferimento operativo per le attività di ciclo passivo, fatturazione attiva, gestione fornitori e note spese.Il ruolo è chiave nel garantire continuità, precisione e affidabilità nei processi amministrativi, collaborando in modo strutturato con le diverse funzioni aziendali e supportando l'Administration Manager nelle attività di coordinamento e controllo.Interfacce e riporti : · Riporta all'Administration Manager · Si interfaccia con: o il team Administration del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi; o le diverse funzioni aziendali coinvolte nei processi amministrativi e di fatturazione; o i fornitori per attività operative legate a fatturazione, scadenze e solleciti; o i dipendenti per la gestione delle note spese e il supporto amministrativo; o eventuali consulenti esterni e partner amministrativi, quando necessario.Responsabilità : Garantire il corretto supporto operativo ai processi amministrativi e contabili del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi; Assicurare la corretta registrazione delle operazioni amministrative e contabili nel rispetto delle procedure interne e delle normative fiscali e IVA vigenti; Supportare la gestione del ciclo passivo, incluse la registrazione delle fatture passive nazionali, UE ed extra-UE relative a beni e servizi; Contribuire alla gestione del ciclo attivo, fornendo supporto operativo alle attività di fatturazione sotto la supervisione dell'Administration Manager; Collaborare alla gestione dei fornitori e degli ordini di acquisto, garantendo accuratezza dei dati e rispetto delle tempistiche; Supportare la predisposizione e il monitoraggio di scadenzari fornitori e clienti, collaborando con l'Administration Manager per le attività di pagamento e sollecito; Assicurare la corretta gestione e aggiornamento della documentazione amministrativa e dei file di controllo; Fornire supporto ai dipendenti per le attività amministrative di competenza, incluse le note spese, dopo adeguato affiancamento; Collaborare in modo trasversale con le diverse funzioni aziendali, contribuendo all'efficienza e alla continuità dei processi amministrativi.Requisiti Diploma in Ragioneria o titolo di studio equivalente; costituisce titolo preferenziale una laurea in discipline economiche; Esperienza pregressa, anche di 2–4 anni, in ruoli amministrativi o contabili, preferibilmente in contesti strutturati o consulenziali; Buona conoscenza dei principali processi amministrativi (ciclo passivo e attivo); Familiarità con la registrazione di fatture passive e con la compilazione della prima nota; Buona padronanza di Excel (utilizzo di file di controllo e monitoraggio); Esperienza nell'utilizzo di gestionali amministrativi/contabili e sistemi di gestione ordini di acquisto; Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, per la gestione di documentazione e fornitori esteri; Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività operative e dei dati amministrativi.Competenze trasversali Elevata precisione e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività amministrative e contabili; Affidabilità e senso di responsabilità nel rispetto delle scadenze e delle procedure; Capacità di organizzazione del lavoro e di gestione efficace delle priorità; Attitudine al lavoro in team e alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni; Buone capacità comunicative e relazionali, in particolare nel rapporto con fornitori e colleghi; Proattività e disponibilità ad apprendere nuovi processi e strumenti; Capacità di lavorare in modo trasversale su più attività e società, mantenendo ordine e visione d'insieme; Approccio problem solving e orientamento alla soluzione operativa.