Compliance Officer

OverviewPort-au-Prince, avec possibles déplacements vers les bases périphériques (Les Cayes, Gonaïves, Port-de-Paix, Saint Marc)Objectif général du poste: garantir que toute la documentation financière et administrative produite par les projets et les bases périphériques soit complète, précise, organisée et conforme aux procédures internes ainsi qu'aux exigences des bailleurs.Contribuer au maintien d'un système d'archivage fiable et à la préparation des audits, en réduisant les risques de non-conformité.ResponsibilitiesVérification documentaire et contrôle qualitéExaminer systématiquement les pièces justificatives avant la présentation des rapports financiers.Veiller à ce que chaque document soit complet, lisible, conforme aux procédures internes et correctement lié aux lignes de dépense correspondantes.Identifier les éventuels écarts entre les exports des dépenses et la documentation reçue.Signaler les différences au Financial Manager et au Responsable de l'Administration, et proposer des actions correctives si nécessaire.Coordination de l'archivageCoordonner l'archivage physique et numérique des pièces justificatives.S'assurer que l'archive numérique soit mise en conformité avec les procédures internes de AVSI Haiti.Travailler en étroite collaboration avec l'archiviste dans le bureau central pour assurer la cohérence entre les archives centrales et locales.Fournir un appui et des directives aux secrétaires administratifs des bases périphériques pour garantir un système d'archivage correct et une transmission régulière des documents.Gestion du flux mensuel des documentsRecevoir et vérifier mensuellement les pièces provenant des bases périphériques.Contrôler l'intégrité et l'exhaustivité de la documentation et demander des compléments en cas d'erreurs ou de lacunes.Suivre le respect des délais de transmission et maintenir un état actualisé des documents manquants ou incomplets.Appui aux auditsContribuer à la préparation des audits internes et externes en garantissant la disponibilité d'une documentation conforme et facilement accessible.Fournir les clarifications, informations complémentaires et documents supplémentaires demandés par les auditeurs.ResultsDocumentation financière complète, correcte et archivée selon les standards institutionnels et des bailleurs.Réduction significative des erreurs et non-conformités identifiées lors des audits.Amélioration de la coordination entre le bureau central et les bases périphériques concernant la gestion documentaire.Système d'archivage physique et numérique actualisé, cohérent et facilement consultable.FormationDiplôme universitaire en Économie ou Gestion administrativeExperienceMinimum 2–3 ans d'expérience dans des fonctions administratives, financières ou de compliance, idéalement en ONG ou dans des projets financés par plusieurs bailleurs.Expérience en gestion d'archives physiques et numériques et en contrôle de documents comptables.Technical SkillsConnaissance approfondie des procédures administratives et comptables du secteur humanitaire et non-profit.Capacité d'analyse des documents financiers et des exports de dépenses.Maîtrise des systèmes d'archivage numérique et des bases de données.Connaissance des principaux bailleurs institutionnels (ECHO, USAID, Nations Unies, UE) constitue un atout.Key QualificationsGrande rigueur, sens du détail et orientation vers la qualité.Capacité à communiquer clairement avec les équipes administratives et opérationnelles.Aptitude à résoudre des problèmes de manière autonome.Intégrité et respect de la confidentialité des informations traitées.*AVSI applique, dans le processus de sélection, le principe d'inclusivité et de non-discrimination, garantissant l'égalité des chances indépendamment du sexe, de l'âge, de l'ethnie, de la nationalité, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'état civil, des convictions religieuses, du handicap et de l'appartenance à des catégories protégées.**AVSI se réserve le droit de demander aux employeurs précédents des informations concernant d'éventuels différends, préoccupations liées à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de solliciter la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, aux fins d'évaluer son aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, y compris des enfants et des adultes.#J-*****-Ljbffr