Coordinator & Executive Assistant - Vgroup

Per MyPlant & Garden, la più importante fiera professionale dell'orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia, organizzata da V Group parte di Italian Exhibition Group S.p.A., siamo alla ricerca di un/a COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT da inserire negli uffici di Milano.Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su eventi fieristici legati al comparto verde sotto il coordinamento dell'Exhibition Manager interagendo con le diverse funzioni.La risorsa gestirà in autonomia le funzioni operative e amministrative di back office con particolare focus sulla gestione documentale, l'analisi contrattuale e il supporto alle relazioni esterne. Il ruolo include attività finanziarie, di compliance e di supporto logistico/fieristico, garantendo l'aderenza normativa e l'efficienza dei processi interni.Aree Amministrative e RelazionaliGestione Relazioni Esterne: Curare i rapporti operativi con partner, clienti e fornitori, fungendo da punto di contatto chiave per le comunicazioni.Analisi Documentale: Analizzare e revisionare contratti, preventivi e documentazione commerciale, assicurandone la correttezza formale.Supporto Istituzionale: Preparare documenti istituzionali, lettere d'invito e richieste formali per enti esterni.Reporting: Redigere con precisione report, presentazioni e verbali di riunioni interne ed esterne.Gestione Pratiche: Compilare modulistiche, pratiche e processi burocratici (es. richieste, registrazioni, ecc.).Supporto Bandi: Preparare i documenti per le firme da rilasciare alle aziende che partecipano a bandi o gare.Archiviazione e Ricerca: Creare, organizzare e gestire l'archiviazione documentale (digitale e cartacea).Data Management: Svolgere ricerche e analisi, occupandosi dell'inserimento dati e della gestione delle banche dati aziendali.Aree Finanziarie, Legali e di ComplianceControllo Finanziario: Monitorare e controllare il budget aziendale e verificare l'avanzamento dei pagamenti.Documentazione Contabile: Redigere e supportare la stesura di documenti di tipo contabile e finanziario.Gestione Privacy (GDPR): Gestire la documentazione privacy, inviare le informative ai fornitori ed eseguire l'adeguamento privacy contrattuali e delle liberatorie di collaboratori e partner.Compliance Normativa: Esercitare il controllo delle normative e dimostrare capacità di lettura e comprensione di documenti legali.Legislazione Specifiche: Monitorare la legislazione relativa all'impiego e alla sicurezza sul lavoro.Supporto Operativo: Inserire gli ordini nei sistemi gestionali aziendali e curarne l'archiviazione.Sistemi IT: Gestire e supportare i sistemi aziendali informatici e digitali.Supporto Commerciale: Fornire aiuto back office al team commerciale per le necessità amministrative e gestionali.Attività Logistiche e FieristicheCertificazioni Fieristiche: Svolgere attività di supporto documentale, incluse la stesura e l'estrazione di dati e file per il certificatore fieristico (ad esempio, per statistiche merceologiche e geografiche, catalogo, assegnazione parcheggi e SIC - Sistema Invito Clientela).Logistica: Organizzare viaggi, trasferte, spostamenti e prenotazioni per il personale e i collaboratori.Requisiti NecessariFormazione: Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline Economiche, Giuridiche o Linguistiche).Esperienza: Solida esperienza in ruoli di Back Office, Amministrazione o Segreteria con focus sulla gestione documentale e contrattuale.Competenze Tecniche: Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint), esperienza nell'uso di sistemi gestionali (ERP) e dimestichezza con la gestione di banche dati.Competenze Giuridiche: Familiarità con le norme sulla Privacy (GDPR) e capacità di interpretazione di documenti contrattuali e normativi (sicurezza sul lavoro, impiego).Soft Skills:Organizzazione e Precisione: Eccellente attenzione ai dettagli e capacità di gestione di scadenze e priorità complesse.Proattività: Capacità di lavorare in autonomia e di gestire l'escalation di problemi.Comunicazione: Ottime doti interpersonali per la gestione di clienti, partner e fornitori.Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento UE Privacy, ********, GDPR. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi ****** e ******, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi ****** e ******.