Office Manager

3 minuti fa

Milano, Italia Iqvia Italia A tempo pieno

On behalf of our Client a global pharmaceutical company, IQVIA is looking for a Office Manager - Administrative Coordinator who can join an exciting working environment in a dynamic atmosphere.The Office Manager ensures the smooth and efficient daily operations of the Company affiliate by overseeing administrative workflows, managing office resources (supplies, facilities, budgets), and coordinating staff activities.This role maintains an organized, professional work environment and serves as a central point for communication, issue resolution, and logistical support, enabling employees to work effectively and support overall business objectives.Key Responsibilities:Maintains Office (organizing IT support, facility management, answering phone calls, organizing shipments and deliveries by courier/post, lease, and other needs and supplies)First point of contact for all facility-related questions and needs and is the direct contact with the office supplierLiaises with Regional VP and Finance team to ensure all POs, invoices and contracts are managed and processed effectively and in a timely mannerCreates an appropriate Document Management System as needed (including SOPs, Archives, Legal retention, promotional material, etc.)Manages calendars, travel and meeting arrangements for German Leadership TeamReserves meeting space and all associated needsManages local consumable paymentsInsurance of legal documents; obtaining notary and apostille verification when neededCollection of Logistics / QA / Reg documentsWorks across all departments to ensure the smooth running of the officePartners with hiring manager and Talent Acquisition team in relation to hiring process (arranging position postings, interview schedules, managing candidate travel and costs, preparing contracts)Organizes onboarding including updating HR, Payroll and benefit systems, updating relevant SOPs and policies etc. in partnership with Corporate HR teamTracking holidays, sickness, leaves of absence including notifying local authorities when relevantEnsures optimal health and safety standards of the office are maintainedComplies with all GDPR requirementsOther duties as assignedKey Requirements:Bachelor's Degree ideally in business or otherFluent in English as well as in GermanAt least 5 years' experience in a similar role in the pharma/biotech industry (international)Experience in a start-up environmentProactive and well-organized individual with an innate ability to work independently to tight deadlines in a dynamic, collaborative environmentIs naturally curious and hungry to learn and grow on the job, while immediately contributing to company successFully proficient in MS office including word, PowerPoint, excelPositive, calm, can do attitude and someone who is willing to go the extra mile as neededDisplays flexibility and willingness to contribute to a variety of areas across the businessEnthusiasm and excitement for a start-up environmentWe Offer:CCNL Chimico, starting with temporary contract 1 yearIQVIA reserves the right to evaluate candidates with domicile / residence and work experience / study with requirements responding to the open request.Applications WITHOUT the requirements Will NOT be fully taken into account.Please enter the authorization to the processing of personal data (DL********) - General Data Protection Regulation (13 GDPR ****** –).The research is urgent and is intended for candidates of both sexes (L.******).#J-*****-Ljbffr

  • Italy Sales Manager

    4 settimane fa

    Milano, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Un leader nella gestione di impianti fotovoltaici cerca un Sales Manager per supportare l'espansione del team commerciale in Italia. La figura avrà responsabilità nella gestione e coordinamento delle attività di pre-sales, sviluppo commerciale e analisi di mercato. È richiesta una laurea tecnica o economica, esperienza nel settore EPC/O&M, e conoscenze...

  • FRONT OFFICE MANAGER

    3 settimane fa

    milano, Italia Randstad Filiale di Brescia Office A tempo pieno

    MansioneSei alla ricerca di un’opportunità di lavoro?Vuoi inserirti in un contesto strutturato in ambito impiegatizio?Allora candidati, abbiamo l’opportunità adatta a te!Randstad Italia Spa, filiale di Brescia, Specialty Office, seleziona per realtà cliente unFRONT OFFICE MANAGERsi offre: inizialetoato con concrete possibilità di...

  • Sales Manager Italy

    4 settimane fa

    Milano, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Italy Country Manager | Future Manager World | Program Coordinator of Conversazioni Aziendali Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale, è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Umana spa A tempo pieno

    Importante azienda milanese nel settore del design cerca n1 Office Manager per il mese di Giugno e Luglio. La risorsa sarà il primo punto di contatto per clienti e partners e si occuperà della gestione dello Showroom. La risorsa sarà responsabile delle seguente mansioni - Attività di front e back office - Facility manager per i servizi di pulizia e...

  • Office Manager

    2 minuti fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    office manager - front and back office - segreteria - assistente amministrativo **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’azienda leader mondiale nel settore della medicina estetica e della ricerca farmaceutica, per conto del quale siamo alla ricerca di un/una Office Manager per la sede di Milano. **Il tuo nuovo ruolo** La figura si occuperà...

  • Sales Manager Italy

    3 settimane fa

    Milano, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale , è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una fase strategica di forte espansione: l'headquarter tedesco sta investendo in modo...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE MANAGER** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori -...

  • Office Manager

    6 giorni fa

    Milano, Italia Icona Architetti Associati A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di una figura di responsabile amministrativa/ Office manager. E’ richiesta almeno un’esperienza pregressa in un ruolo di gestione dell’ufficio e supporto amministrativo oltre a buone capacitá di utilizzo del pacchetto office e gestione di contratti. Richiesta disponibilità part-time. Contratto di lavoro: Part-time Ore previste:...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    MILANO, Italia MAW filiale di Milano A tempo pieno

    ricerca per prestigioso studio commercialista sito a Milano, un/una:  Office Manager La risorsa inserita si occuperà di: - smistamento chiamate ed e-mail - accoglienza clienti - gestione documentazione - invii telematici - parcellazione dello studio - pratiche CCA - segreteria generale     Il/La candidato/a ideale possiede: - esperienza...

  • Responsabile Front Office Full Time – Accoglienza

    3 settimane fa

    milano, Italia Randstad Filiale di Brescia Office A tempo pieno

    Un'importante agenzia per il lavoro è alla ricerca di un Front Office Manager per la sede di Brescia. Il candidato si occuperà dell'accoglienza di clienti e fornitori, gestione di chiamate e mail, reportistica e supporto alla direzione. È richiesto un diploma di maturità e buona conoscenza della lingua inglese. Si offre un contratto full time con...