Assistente Di Direzione

Chi cerchiamo Cerchiamo una persona estremamente organizzata, proattiva e affidabile che supporti direttamente il CEO e la C-suite nella gestione quotidiana, amministrativa e operativa.Il ruolo unisce executive support , coordinamento con consulenti , gestione scadenze e processi e reporting .Obiettivo: liberare tempo al CEO e la C-suite e far sì che nulla vada perso tra task, scadenze, comunicazioni e pratiche.Responsabilità MUST HAVE1) Sistema di task, reminder e follow-up Creare e mantenere un unico sistema per tutte le attività aperte (priorità, owner, scadenze).Fare reminder quotidiani al CEO e la C-suite sulle cose in sospeso e su ciò che va sbloccato.Follow-up attivo: se un task non si chiude, capire perché (blocco / info mancante / delega) e portare una soluzione.2) Calendario, meeting e preparazione materiali Gestire il calendario del CEO (pianificazione, priorità, buffer, conflitti, spostamenti).Preparare agenda e obiettivi delle riunioni; coordinare materiali necessari.Dopo i meeting: action list con "chi fa cosa entro quando" + follow-up.Supporto operativo su presentazioni (Slides/PowerPoint), documenti e comunicazioni.3) Comunicazioni: cosa dire, quando dirlo, a chi (e non dimenticarlo) Tenere traccia delle comunicazioni da fare (team / clienti / partner / fornitori / enti).Preparare bozze o template quando utile e gestire solleciti/follow-up.Assicurare chiusura dei thread aperti (risposte, conferme, next step).4) Onboarding & offboarding Gestire onboarding end-to-end: checklist, account/accessi, dotazioni, comunicazioni interne, documenti.Offboarding: revoca accessi, restituzione materiali, chiusura pratiche e checklist completa.Coordinamento con consulente del lavoro/manager di settore per assunzioni, cessazioni, variazioni.5) Amministrazione e coordinamento con consulenti Richiedere e gestire contratti (consulenti, collaboratori, fornitori) e iter di firma.Interfacciarsi con commercialisti e consulente del lavoro per documenti, scadenze, richieste.Tenere scadenziario amministrativo e documentale ordinato (archivio, naming, accessi).6) Analytics & report settimanali (sintesi + azioni) Creare e monitorare dashboard/metriche concordate (analytics, vendite, marketing, prodotto, CRM...).Individuare anomalie/insight e produrre report settimanale sintetico, utile e azionabile.Evidenziare: cosa è cambiato, cosa è urgente, cosa va deciso.7) Permessi, registri e controllo attività ricorrenti Gestire richieste permessi/assenze (tracciamento, reminder, coordinamento).Controllo operativo di attività ricorrenti: niente deve "scappare".Tenere registro e scadenze (approvazioni, documenti, pratiche).8) Monitoraggio bandi e gestione documentale Monitorare bandi/opportunità secondo criteri condivisi.Coordinare comunicazioni con enti/consulenti e raccolta documentazione.Preparare checklist e garantire invii puntuali e completi.NICE TO HAVE A) Gestione email del CEO (triage leggero) Smistare email, etichettare priorità, proporre risposte e creare follow-up.Template per richieste ricorrenti.B) Gestione fornitori, abbonamenti e acquisti Richiedere preventivi, confrontare offerte, gestire rinnovi/disdette.Tenere elenco software/abbonamenti con costi e scadenze (ottimizzazione spese).Coordinare dotazioni operative (PC, accessori, SIM) soprattutto per onboarding.C) Standardizzazione processi (SOP, checklist, archivi) Creare procedure snelle di 1 pagina per attività ripetitive.Strutturare Drive/Notion/archivio documentale con naming coerente.Migliorare continuamente flussi operativi per ridurre errori e tempi morti.D) Eventi e trasferte Organizzare viaggi, trasferte, logistica riunioni esterne, eventi/conferenze.Coordinare note spese e rimborsi (se presenti).E) Reporting "manageriale" settimanale Weekly recap: risultati vs obiettivi, rischi, decisioni aperte, blocchi.Lista decisioni: cosa manca per decidere e chi deve fornire input.F) Supporto recruiting (coordinamento) Coordinare scheduling colloqui e gestione pipeline candidati.Raccolta feedback e follow-up candidati (se richiesto).G) Scadenze contrattuali e compliance leggera Scadenzario contratti/fornitori e reminder rinnovi/termini.Supporto operativo su aspetti organizzativi (senza ruoli legali/DPO).Requisiti Esperienza in ruoli simili (EA, Office/Operations, Assistente di Direzione).Eccellente organizzazione e capacità di gestire priorità e urgenze.Proattività: anticipare problemi e chiuderli.Ottima padronanza di Google Workspace / Microsoft Office (Slides/PowerPoint e Sheets/Excel).Confidenza con numeri e dashboard (lettura, sintesi, insight).Discrezione e affidabilità (informazioni sensibili).Italiano e inglese buono fluente.Plus: Notion/Asana/Trello, Slack, GA4/Looker, CRM, esperienza con bandi e consulenti del lavoro.Tipologia di contratto Determinato, 1 anno, rinnovabile, *****k RAL + buoni pasto.Posizione full time su Pisa, 2 giorni di remote working a settimana (lunedì e venerdì).