Office & Operations Assistant – Categorie Protette L.68/99

Bologna - L.68/99 Art.1

La tua nuova azienda

Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna.

L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una forte collaborazione tra le diverse funzioni aziendali. La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.

Il tuo nuovo ruolo

A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali.

Tra le principali attività:

Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance

• Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance;
• Aggiornamento egestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia;
• Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative;
• Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne;
• Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR;
• Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni;
• Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative;
• Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive, assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste;
• Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti;
• Interfaccia coni diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione;
• Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali.

Gestione Operativa e Coordinamento

• Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support);
• Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti;
• Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori;
• Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale;
• Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali;
• Organizzazione,archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo;
• Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento;
• Predisposizionedi presentazioni, report e documentazione a supporto del management;
• Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni;
• Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.

Di cosa hai bisogno per aver successo

• Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.68/99 Art. 1);
• Diploma oLaurea;
• Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi;
• Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali;
• Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel;
• Buona conoscenza della lingua inglese;
• Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze;
• Ottime capacitàorganizzative e di coordinamento;
• Precisione, affidab