Addetto/a Segreteria Organizzativa e Amministrativa

Dale Carnegie Italia, parte del Gruppo Allcore S.p.A., è alla ricerca di una figura professionale organizzata, precisa e proattiva da inserire nell'Area Segreteria e Amministrazione, con la responsabilità di gestire in autonomia le attività di segreteria organizzativa dei corsi di formazione e di fornire supporto amministrativo-contabile.

La risorsa avrà un ruolo centrale nel coordinamento operativo delle attività formative, garantendo un'organizzazione efficiente, il rispetto delle scadenze e un'esperienza di qualità per tutti gli interlocutori coinvolti. Sarà il punto di riferimento per partecipanti, docenti, fornitori e amministrazione, contribuendo al corretto svolgimento dei processi organizzativi e amministrativi.

Cerchiamo una persona affidabile, orientata alla soluzione dei problemi, con ottime capacità relazionali e organizzative, in grado di gestire più attività contemporaneamente con autonomia, attenzione ai dettagli e spirito di collaborazione.

Attività e responsabilità principali

1. Segreteria generale e organizzazione corsi

• Gestione e aggiornamento del calendario corsi e del CRM
• Comunicazioni organizzative e logistiche con i partecipanti
• Organizzazione delle aule fisiche e virtuali e prenotazione sale
• Supporto alla logistica degli eventi in presenza: preparazione aula, coordinamento stampa

2. Gestione documentale e archivio

• Gestione, aggiornamento e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale
• Aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori sui gestionali

3. Amministrazione – ciclo attivo

• Emissione di fatture attive e note di credito, verificando condizioni economiche e contrattuali
• Monitoraggio incassi, gestione insoluti e solleciti di pagamento
• Supporto alle riconciliazioni contabili

4. Amministrazione – ciclo passivo

• Controllo delle fatture passive e delle relative scadenze
• Gestione e controllo delle note spese e dei giustificativi
• Caricamento delle fatture estere e della documentazione giustificativa
• Supporto ai pagamenti verso fornitori e collaboratori

5. Gestione bancaria e contabile

• Tenuta della prima nota
• Caricamento estratti conto, saldi di fine mese e liste movimenti
• Sincronizzazione dei conti bancari con Odoo e quadratura dei movimenti

6. Controllo costi e reportistica

• Caricamento e aggiornamento dei costi del personale
• Predisposizione di report periodici di vendita dei corsi, incassi e i relativi costi
• 3-5 Anni di Esperienza pregressa in ruoli di segreteria e/o amministrazione
• Conoscenza delle attività di back-office e della contabilità di base (prima nota, ciclo attivo e
• Utilizzo di sistemi di fatturazione elettronica e gestionali aziendali
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel in particolare) e degli strumenti di collaborazione (CRM, Teams, Zoom)

Preferenziali

• Diploma in ragioneria o laurea in economia
• Esperienza nell'organizzazione di corsi, eventi o attività di formazione
• Esperienza di almeno 5 anni in ambito contabile presso studi di commercialisti

Competenze personali

• Precisione e attenzione al dettaglio
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
• Autonomia nello svolgimento delle attività assegnate
• Proattività e orientamento al risultato
• Buone capacità relazionali e comunicative, con interlocutori interni ed esterni
• Cultura del dato: cura nella qualità e nell'aggiornamento delle informazioni sui sistemi
• Sede di lavoro: Fullremote con possibili trasferte su Milano se necessario