Redaktionsassistenz (Publikationen/Öffentlichkeitsarbeit) in Vollzeit (40 h/Woche) (m/w/d)

Redaktionsassistenz (Publikationen/Öffentlichkeitsarbeit) in Vollzeit (40 h/Woche) (m/w/d)
Die Bibliotheca Hertziana – Max-Planck-Institut für Kunstgeschichte mit Sitz in Rom ist ein international renommiertes Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. und leistet Grundlagenforschung im Feld der italienischen und globalen Kunst- und Architekturgeschichte.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Ergänzung des Teams Redaktion und Öffentlichkeitsarbeit

eine Redaktionsassistenz (Publikationen/Öffentlichkeitsarbeit) in Vollzeit (40 h/Woche) (m/w/d)

Der Arbeitsbereich Wissenschaftsredaktion, Wissenschaftskommunikation und Forschungskoordination ist verantwortlich für die interne und externe Kommunikation, d.h. für die Verbreitung der wissenschaftlichen Errungenschaften und Aktivitäten des Instituts an ein internationales Fachpublikum sowie die interessierte Öffentlichkeit. Sie agiert als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Öffentlichkeit in Form wissenschaftlicher Publikationen und verschiedener Kommunikationsformate.

Da sich die Bereiche des wissenschaftlichen Publizierens und der Wissenschaftskommunikation aktuell stark verändern und fortentwickeln, suchen wir eine Person, die Weiterbildung und berufliche Entwicklung als Chance betrachtet und Interesse an der Nutzung digitaler Tools und IT-Infrastrukturen mitbringt und Eigeninitiative sowie eine proaktive Herangehensweise an Veränderungen mitbringt. Die Position ist zunächst für ein Jahr befristet. Sie übernehmen dabei eine wichtige Rolle bei der Neustrukturierung und Weiterentwicklung unserer Organisationseinheit. Bei erfolgreicher Umsetzung der neuen Organisationsstruktur ist eine langfristige Zusammenarbeit vorgesehen; eine Entfristung wird ausdrücklich angestrebt.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

Unterstützung des Teams bei der redaktionellen Betreuung wissenschaftlicher Manuskripte von der Einreichung bis zur Veröffentlichung, z. B. formale und sprachliche Prüfung von Zitierweisen, Korrektorat von Manuskripten und Druckfahnen usw.

Bildredaktion, d.h. Prüfung und Dokumentation von Abbildungsvorlagen, Recherche von Bildvorlagen und Reproduktionsgenehmigungen bzw. Urheberrechten (z. B. für Podcast/Video/Publikationen)

Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Unterstützung der Teamleitung bei Budgetplanung / Buchhaltung

Eigenständige Verbesserung interner Organisationsstrukturen zur Verschlankung der Arbeitsprozesse

Prüfung der eingereichten Manuskripte und Bilddateien auf Vollständigkeit und Vorbereitung des Materials für die Einreichung beim Verlag

Eigenständige Vorbereitung der Präsentation des Instituts auf Fachmessen (einschl. Standbetreuung) und anderen Veranstaltungen der Öffentlichkeitsarbeit

Kommunikation und organisatorische Abstimmung mit Autor:innen, Herausgeber:innen, Verlagen, externe Anfragen etc. (Englisch, Deutsch, Italienisch)

Termin- und Fristenkoordination für laufende Projekte, allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung der Redaktion

Pflege von Homepage & Social Media (CMS-Kenntnisse; digitale Kommunikation)

Vorbereitung und laufende Pflege des Pressespiegels / Unterstützung bei Berichtswesen

Ein abgeschlossenes Hochschulstudium eines geisteswissenschaftlichen Faches

Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse

Exzellente Kommunikationsstärke, große Sprachkompetenz

Sehr hohe Sorgfalt und Detailgenauigkeit sowie Organisationsgeschick und Freude an der Koordination komplexer Arbeitsprozesse

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Fähigkeit, mehrere Projekte parallel zu betreuen und Fristen im Blick zu behalten; Flexibilität und Belastbarkeit

Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Autor:innen, Verlagen, wissenschaftlichen Institutionen (Universitäten, Archive, Bibliotheken, Museen), Journalist:innen, Druckereien

Teamfähigkeit, große Präzision und ein gutes Zeitmanagement, zuverlässiger, diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen

Hervorragende Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.

Grundkenntnisse über wissenschaftliche Publikationsprozesse und Interesse an Wissenschaftskommunikation

Stilsicheres Auftreten und einwandfreie Umgangsformen

Von Vorteil sind:

Erfahrung im Verlagswesen, der Bildredaktion bzw. allgemeine Kenntnisse der Abläufe bei der Herstellung wissenschaftlicher Bücher und Zeitschriften

Generelles methodisches Textverständnis geisteswissenschaftlicher Fachliteratur

Allgemeine Rezeptionskompetenz zum Verständnis kunsthistorischer Analysen

Erfahrungen mit Literaturverwaltungsprogrammen, Adobe Acrobat/InDesign oder digitalen Redaktions- und Publikationssystemen, Google Workspace, KI-gestützten Arbeitsprozessen

Vergütung

Die Stelle ist dem Vergütungsschema für lokal beschäftigte Mitarbeiter der