Personal Assistant
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LHH
Per holding internazionale con sede Milano centro , sono alla ricerca di una Assistant Family Office da inserire all'interno di un team di assistenti a supporto della proprietà e delle attività operative dell'ufficio.
La figura entrerà in un contesto riservato , strutturato e altamente professionale, collaborando con assistenti e occupandosi di attività che spaziano dalla personal assistance all'office management.
Responsibilities
- Supporto alla proprietà nella gestione di agenda , appuntamenti, trasferte e attività organizzative quotidiane.
- Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali, incluse prenotazioni di voli, hotel, trasferimenti e predisposizione degli itinerari.
- Gestione di attività di personal assistance , quali prenotazione di visite mediche, ristoranti, eventi e altre necessità personali e familiari.
- Gestione del personale domestico.
- Registrazione e gestione di note spese , rimborsi , documentazione amministrativa e fatture .
- Gestione, archiviazione e aggiornamento della documentazione sia in formato cartaceo sia digitale.
- Preparazione, aggiornamento e formattazione di presentazioni , documenti e materiali di supporto.
- Coordinamento delle foresterie e supporto logistico per ospiti e collaboratori.
- Gestione dei servizi generali dell'ufficio, degli acquisti di cancelleria e delle forniture aziendali.
- Accoglienza ospiti e supporto nell'organizzazione di riunioni , eventi aziendali e pranzi di lavoro.
- Supervisione dell'ordine e dell'efficienza degli spazi di lavoro , garantendo il corretto funzionamento delle attività quotidiane dell'ufficio.
- Ordine e aggiornamento del database aziendale
Editing grafico, impaginazione
- Creazione di brochure, cataloghi, locandine
- Aggiornamento dei contatti dei fornitori del Presidente
- Gestione delle comunicazioni in entrata/uscita
- Traduzioni di documenti e comunicazioni
Your Profile
Requisiti:
- Esperienza pregressa nel ruolo di Personal Assistant, Executive Assistant , Office Manager o Family Office Assistant.
- Buona conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)
- Ottima padronanza degli strumenti IT ( Word , PowerPoint , Excel ).
- Esperienza nella gestione di attività amministrative quali note spese, rimborsi, fatture e archiviazione documentale.
- Elevata precisione , attenzione al dettaglio e capacità organizzativa
- Riservatezza , discrezione e forte senso di responsabilità nella gestione di informazioni confidenziali.
- Costituisce titolo preferenziale un percorso di studi in ambito economico, amministrativo o contabile .
Cosa offre l'azienda:
- Contratto : tempo determinato di un anno a scopo assuntivo o indeterminato.
- RAL : compresa tra €40.000 e €50.000, commisurata all'esperienza maturata nel ruolo.
- CCNL : Chimico Industria.
- Ticket restaurant: €9 al giorno.
- Bonus : sistema premiante discrezionale.
- Sede di lavoro : Milano centro.
- Modalità di lavoro : attività svolta interamente in presenza; non è previsto smart working.
- Orario di lavoro: full time con flessibilità oraria in entrata e in uscita
- Inserimento: previsto un percorso di affiancamento in collaborazione con il team di assistenti già presente in azienda.
#LI-FG1
Settore: Energia
Ruolo: Amministrazione/Paghe
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