Operations & Business Assistant (m/w/d)

Die Rolle Volt LogIQ®, eine schnell wachsende Startup Innovativa mit internationaler Präsenz in Europa, China, den USA und den VAE, sucht einen Operations & AI Business Assistant zur Unterstützung unseres operativen Geschäfts am Standort Bozen.
Du arbeitest nicht einfach im Backoffice – du gestaltest mit. Bei uns bedeutet Operations: KI-Tools im Alltag einsetzen, Prozesse mitdenken und aktiv verbessern. Du koordinierst administrative Abläufe, unterstützt unser Sales-Team und hältst die Fäden zu unserem internationalen Team zusammen.
Das Besondere: Du nutzt dieselbe KI-Technologie, die wir unseren Kunden verkaufen. Identifiziere repetitive Aufgaben, plane Automatisierungen, und unsere PhD-level AI Architects bauen sie für dich. So funktioniert modernes Arbeiten mit Frontier-AI-Technologie.
Standort & Flexibilität NOI Techpark Bozen Arbeiten in einem der innovativsten Tech-Ökosysteme der Alpenregion
Vollzeit Anstellung (40h/Woche)
Flexible Arbeitszeiten mit Präsenz vor Ort
Wöchentliche virtuelle Meetings mit internationalen Teams (Beijing, Dubai, USA)
Hauptverantwortlichkeiten Business Operations & Administration Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten (Deutsch, Englisch, Italienisch)
Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Eigenverantwortliches Handling von Backoffice-Themen
CRM, Sales Support & Lead Management Pflege und Qualitätssicherung unseres CRM-Systems (Dateneingabe, Segmentierung, Statusupdates)
Nachverfolgung von Leads und Opportunities
Vorbereitung und Begleitung von Vertriebsgesprächen (Unterlagen, Präsentationen, Follow-ups)
Reporting und Auswertungen aus dem CRM als Entscheidungsgrundlage
Internationale Koordination Unterstützung bei Kommunikation mit unserem Beijing Office
Organisatorische Begleitung von Projekten und Implementierungen
Schnittstelle zwischen europäischen und asiatischen Teams
KI-Automatisierung & Prozessoptimierung Aktiver Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag (Texterstellung, Prozessautomatisierung)
Mitgestaltung und Umsetzung von Workflows zur Verschlankung interner Abläufe
Identifikation von Optimierungspotenzialen und eigenverantwortliche Umsetzung
Botschafter:in für smarte Arbeitsweisen im eigenen Unternehmen
Erforderliche Qualifikationen Must-have Sehr gutes Deutsch (C1/C2) und gutes Englisch & Italienisch
Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit
Affinität zu digitalen Tools und echte Neugier auf Künstliche Intelligenz
Freude an Teamarbeit und internationaler Zusammenarbeit
Nice-to-have Studium oder Abschluss in BWL, Wirtschaftsinformatik, International Management oder vergleichbar
Erste Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot, Salesforce o.ä.)
Kenntnisse in gängigen KI-Tools (ChatGPT, Claude, Notion AI, Zapier)
Erfahrung im Startup- oder Tech-Umfeld
Was wir bieten Arbeitsumfeld: Arbeiten im NOI Techpark Bozen – einem der pulsierendsten Innovations-Ökosysteme der Alpenregion
Moderne Infrastruktur und Zugang zu einem lebendigen Tech-Netzwerk
AI-First Work Environment: Zugang zu cutting-edge KI-Technologie, die es sonst nirgendwo gibt
Täglich mit modernsten AI-Tools arbeiten und eigene Automatisierungen umsetzen
Dedizierte AI-Architect-Unterstützung für deine Workflow-Optimierungen
Arbeite mit denselben Tools, die wir unseren Kunden verkaufen
Internationales Umfeld: Echte internationale Zusammenarbeit mit Teams in Europa, Asien und Nordamerika
Regelmäßiger Austausch mit Kollegen in Beijing, Dubai, Frankfurt und USA
Einblick in unterschiedliche Geschäftskulturen und Arbeitsstile
Entwicklung & Flexibilität: Schnell wachsendes Startup mit echten Entwicklungsperspektiven
Du bist Mitgestalter:in, nicht nur Ausführende:r
Flexible Arbeitszeiten mit eigenverantwortlicher Zeiteinteilung
Über Volt LogIQ® Volt LogIQ® ist eine schnell wachsende Startup Innovativa, die Enterprise-AI-Lösungen für Datensouveränität und regulatorische Compliance entwickelt. Unsere Produkte laufen vollständig On-Premise oder auf privater europäischer Infrastruktur – für Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten benötigen.
Globale Präsenz Headquarter: NOI Tech Park, Bozen, Italien
R&D Labs: Beijing Institute of Technology (China), Duke University (USA)
Regionale Offices: Frankfurt (DACH), Dubai (MENA)
Team: Schnell wachsendes Team aus AI-Engineers mit PhDs aus Stanford, Cambridge, Tsinghua University, Rose-Hulman, Duke
Wir kombinieren europäisch