Administrative & Operations Specialist

Ricercamy, l'head hunter trasparente creatore del metodo No Fee, è alla ricerca di un/una: Administrative & Operations Specialist – Process OptimizationIl nostro cliente IoInvesto SCF, realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ci ha incaricato di ricercare una figura di Administrative & Operations Specialist da inserire nella propria struttura di Bergamo. L'aziendaIoInvesto SCF è una realtà in crescita che opera nel mondo della consulenza finanziaria indipendente, con una struttura organizzativa moderna e fortemente orientata alla digitalizzazione. L'azienda conta oggi circa 20 collaboratori interni e oltre 100 consulenti, distribuiti principalmente da remoto, e negli ultimi anni ha investito in modo significativo nell'automazione dei processi e nello sviluppo di strumenti digitali proprietari.

Questo approccio ha trasformato profondamente anche il modo di lavorare dell'area amministrativa: molte attività che in passato richiedevano operatività manuale sono oggi automatizzate o supportate dalla tecnologia.

La nuova figura entrerà quindi in un contesto nel quale precisione, autonomia e capacità di migliorare ciò che già esiste sono più importanti della semplice esecuzione di attività ripetitive.

Administrative & Operations Specialist – Process OptimizationCerchiamo una persona con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio.

Non è un ruolo di contabilità pura: bilancio e scritture contabili restano affidati al commercialista, così come l'elaborazione dei cedolini è gestita dal consulente del lavoro. È invece una posizione trasversale, con riporto diretto al CEO, nella quale la persona avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente.

La differenza rispetto a una classica posizione amministrativa?

Non cerchiamo qualcuno che si limiti a eseguire una procedura. Cerchiamo qualcuno che, una volta imparata, sappia anche chiedersi: "Possiamo farla meglio?"L'azienda dispone già di procedure e processi strutturati; la persona verrà inserita attraverso un affiancamento diretto e avrà progressivamente la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti.

Di cosa ti occuperaiLa posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente: HR AdministrationGestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori.

Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni.

Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale.

Gestione di ticket restaurant e attività correlate.

Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni.

Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.

Amministrazione e ciclo attivoEmissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo).Controllo degli incassi e riconciliazioni.

Gestione di rimborsi e disdette.

Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature.

Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.

Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterniGestione delle fatture dei fornitori.

Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti.

Gestione dello scadenziario.

Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista.

Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.

Processi e organizzazioneGestione e aggiornamento delle procedure interne.

Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate.

Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali.

Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione.

Office ManagementGestione operativa dell'ufficio.

Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti.

Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede.

Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi.

Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzionale.

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