Administrative & Operations Assistant

Siamo alla ricerca di una risorsa da inserire nel ruolo di Administrative & Operations Assistant, a supporto della Direzione e delle attività amministrative aziendali.

Per candidarsi, è sufficiente leggere la seguente descrizione del lavoro e assicurarsi di allegare i documenti pertinenti.

La figura si occuperà della gestione documentale e organizzativa, del coordinamento con gli uffici interni e gli interlocutori esterni e del supporto ai processi amministrativi, contribuendo al corretto svolgimento delle attività aziendali e alla gestione degli adempimenti, delle qualifiche e delle certificazioni.

Attività principali

• Gestione degli adempimenti relativi alla privacy (GDPR) e alla sicurezza, con particolare riferimento alla raccolta, verifica, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale.
• Gestione della documentazione necessaria alla qualifica dei clienti, inclusa la verifica di documenti quali DURC, DUVRI e altra documentazione richiesta.
• Gestione del processo di qualifica e monitoraggio dei fornitori, con raccolta e aggiornamento della relativa documentazione.
• Gestione degli accordi quadro con fornitori e partner esterni, quali laboratori e altri soggetti di supporto alle attività aziendali.
• Gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti per l'ufficio.
• Interfaccia con l'ufficio Amministrazione di Lombardini22 per la predisposizione delle offerte ai clienti e per la gestione degli ordini, delle anagrafiche e delle commesse.
• Supporto alla gestione e al mantenimento delle certificazioni aziendali, tra cui ISO 9001, e alla relativa documentazione.
• Gestione degli abbonamenti e degli strumenti per il monitoraggio e l'analisi delle gare d'appalto, con supporto alla ricerca e all'individuazione delle opportunità di interesse per l'azienda.

Conoscenze e capacità

• Conoscenza della normativa e delle procedure in materia di privacy (GDPR) e gestione documentale.
• Familiarità con la documentazione amministrativa e di sicurezza richiesta per la qualifica di clienti e fornitori, inclusi DURC e DUVRI.
• Conoscenza dei processi di qualifica e gestione dei fornitori e degli accordi quadro.
• Conoscenza dei principi di gestione dei sistemi di qualità e delle certificazioni aziendali, con particolare riferimento alla ISO 9001.
• Capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio nella gestione e nell'aggiornamento della documentazione.
• Capacità di pianificazione e gestione delle scadenze, nel rispetto delle procedure aziendali.
• Buone capacità relazionali e attitudine al coordinamento con interlocutori interni ed esterni.
• Affidabilità, autonomia operativa e orientamento alla risoluzione dei problemi.

Conoscenze informatiche

• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook.
• Capacità di utilizzo di strumenti digitali per la gestione, l'archiviazione e la condivisione della documentazione.
• Familiarità con gestionali aziendali per la gestione di anagrafiche, ordini, offerte e commesse. xivgfpx
• Capacità di utilizzo di piattaforme online per la gestione documentale, la qualifica dei fornitori e il monitoraggio delle gare d'appalto.

Conoscenze linguistiche

• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e orale

La ricerca è rivolta a tutti i professionisti di ambo i sessi

La sede di lavoro è presso la Società Lombardini22 S.p.A, Via Lombardini, 13 Milano