Specialista amministrazione e affari generali

Administration & Business Process Specialist | ERP e AI Sede: Paderno Dugnano (Milano) | Full-time, tempo indeterminato

Esperienza:
3–5 anni | RAL: €27.000–€40.000, in base a competenze ed esperienza

Chi siamo
Krillmat è una startup italiana impegnata nello sviluppo di materiali innovativi e sostenibili. Siamo una realtà industriale snella e in crescita, nella quale le persone contribuiscono direttamente a costruire processi e strumenti di lavoro. Crediamo nell’utilizzo concreto dell’intelligenza artificiale e dell’automazione per migliorare le attività quotidiane, lasciado alle persone il tempo di dedicarsi ad attività a maggior valore. Il ruoloCerchiamo una persona con 3–5 anni di esperienza che gestisca l’operatività amministrativa e il coordinamento degli affari generali, lavorando a stretto contatto con la Direzione. La posizione non prevede collaboratori diretti e richiede precisione, iniziativa e disponibilità a seguire personalmente attività diverse. Oltre al presidio delll’amministrazione quotidiana, il candidato dovrà trasformare le attività manuali in processi digitali, automatizzati e gestiti con l’AI, costruendo procedure e strumenti per il controllo di gestione e seguendo l’implementazione di un ERP. Attività da presidiare e trasformareAmministrazione e contabilità operativa
• Gestire anagrafiche, fatturazione attiva anche estera e intracomunitaria, SDI, note di credito, ordini e controllo della corrispondenza tra ordine, DDT e fattura.
• Curare prima nota operativa, note spese, carte aziendali e scadenziari; controllare incassi e pagamenti, sollecitare i crediti e fornire allo studio i documenti per le registrazioni e le riconciliazioni contabili.
• Preparare e inserire i pagamenti secondo le procedure aziendali, sottoponendoli all’autorizzazione prevista; segnalare tempestivamente anomalie e scadenze.
• Preparare e trasmettere allo studio i documenti e i prospetti di supporto alle chiusure e agli adempimenti fiscali; verificare completezza dei dati e risolvere le anomalie documentali. Acquisti e affari generali
• Seguire gli ordini aziendali, ricercare fornitori, confrontare offerte e gestire trattative operative entro le deleghe concordate; curare contestazioni e rapporti con i fornitori.
• Gestire scadenze contrattuali, locazione dello stabilimento, assicurazioni, PEC, comunicazioni ufficiali e archivi, raccordandosi con Direzione, broker, legali e notai.
• Coordinare forniture quotidiane, servizi di sede, parco auto, carburante e Telepass, scadenze delle manutenzioni e fornitori tecnici, con i referenti interni competenti. Personale e coordinamento specialistico
• Raccogliere la documentazione dei nuovi assunti, verificare presenze, ferie, trasferte e straordinari; predisporre distinte dei fondi pensione e controllare i dati dei cedolini con il consulente del lavoro.
• Organizzare documenti, scadenze e incontri relativi a sicurezza, DVR, azioni correttive, visite mediche e formazione, in raccordo con RSPP e referenti competenti.
• Curare il coordinamento documentale delle procedure ambientali e degli audit ISO 14001, raccogliere i dati per la carbon footprint e predisporre il report semestrale ESG con il supporto dei referenti tecnici.
• Predisporre fascicoli e bozze dei verbali del CdA per revisione e approvazione; raccogliere e organizzare i giustificativi amministrativo-contabili per bandi e finanziamenti agevolati. Costruzione dei processi ERP e AI
• Disegnare procedure, responsabilità, codifiche e controlli per alimentare il controllo di gestione; seguire l’ERP dalla raccolta dei requisiti alla configurazione con il fornitore, migrazione dei dati, test e adozione interna.
• Individuare, valutare e utilizzare tecnologie disponibili sul mercato per trasformare progressivamente tutte le attività operative manuali in flussi gestiti con AI e automazioni. Realizzare soluzioni concrete, misurarne efficacia e affidabilità e gestire controlli, eccezioni e approvazioni. Chi cerchiamo
• 3–5 anni di esperienza in amministrazione, processi aziendali o consulenza, con capacità di gestire personalmente l’operatività e portare le soluzioni fino all’utilizzo quotidiano.
• Buone basi amministrative e contabili, conoscenza del ciclo attivo e passivo e capacità di tradurre le esigenze del controllo di gestione in procedure, dati e strumenti, collaborando con lo studio esterno.
• Ottima conoscenza dell’inglese, scritto e parlato; padronanza di Excel e strumenti digitali, capacità pratica di usare AI e automazioni e di contribuire all’implementazione di un ERP.
• Iniziativa, precisione e capacità di lavorare in un contesto destrutturato: definire priorità, costruire soluzioni, provarle e migliorarle, mantenendo affidabilità dei dati e continuità operativa. È preferibile un percorso in società di consulenza, ad esempio PwC o KPMG, soprattutto su processi amministrativi, controllo di gestione, trasformazione digitale o ERP. Apprezziamo progetti concretamente realizzati, esperienze in PMI o industria e capacità di adattare il metodo a una startup con risorse limitate. Cosa offriamoUn ruolo in cui costruire procedure e strumenti aziendali, implementare un ERP e applicare concretamente l’AI all’amministrazione. Collaborazione diretta con la Direzione, lo studio esterno e i partner tecnologici, con responsabilità progressive e possibilità di vedere l’impatto delle proprie soluzioni. Contratto full-time a tempo indeterminato. RAL tra €27.000 e €40.000, definita in base alle competenze dimostrate, all’esperienza e al livello di autonomia. Ai candidati che supereranno la prima selezione, verrà chiesto di risponde ad una serie di domande via mail, prima di poter accedere al colloquio. Come candidarsiInviaci il CV e un esempio concreto di un processo che hai costruito o automatizzato: problema iniziale, strumenti utilizzati, tuo contributo e risultati. Ci interessa capire come trasformi un’attività manuale in un processo affidabile e utilizzabile ogni giorno. Tutte le candidature devono essere inviate a info@krillmat.com