Back office Assistant

VINCI Energies è la business-line del gruppo internazionale VINCI dedicata all’energia e al digitale. Il nostro obiettivo è quello di migliorare la vita delle persone contribuendo ogni giorno al raggiungimento di due importanti cambiamenti: la transizione ENERGETICA e la trasformazione DIGITALE. Con più di 97.000 dipendenti nel mondo, il Gruppo VINCI Energies progetta e sviluppa soluzioni alle sfide di oggi e di domani coniugando i suoi principali settori di competenza: ICT, infrastrutture, industria, terziario.
In Italia, VINCI Energies ha costituito un gruppo di aziende specializzate che agiscono a livello nazionale e internazionale: Axians, player di riferimento per le soluzioni e i servizi ICT; VINCI Energies Building Solutions Italia (VEBSI), player di riferimento per la trasformazione sostenibile degli edifici e Actemium, brand leader nella progettazione e installazione di impianti elettrici e servizi energetici; Posizione Attività principali La risorsa, all’interno della Holding di VINCI Energies Italia, gestirà le attività di back office e segreteria generale a sostegno delle attività in capo alle funzioni di supporto della holding (Risorse Umane, Amministrazione, Comunicazione, IT, Qualità, Sicurezza, Ambiente) e del top management (Comitato di Direzione).
• Supporto al Top Management
• Supporto per organizzazione di riunioni (preparazione sale, gestione spazi, organizzazione catering, prenotazione hotel)
• Supporto a preparazione di documentazione, presentazioni e reportistica direzionale.
• Supporto per trasferte e di meeting nazionali e internazionali.
• Supporto amministrativo al management nella gestione delle attività collaterali (note spese, invio Calendaretc..).
• Supporto alle funzioni trasversali della holding (in relazione diretta con Heads of Support)
• attività di back office e segreteria a supporto delle funzioni di Holding (Legal, IT, QHSE, HR e Comunicazione)
• Supporto occasionale alle attività di accoglienza Requisiti Requisiti obbligatori
• Appartenenza alle Categorie Protette (L.68/99).
• Diploma di scuola superiore (preferibilmente ad indirizzo economico/linguistico) o Laurea in discipline umanistiche/economiche/giuridiche. Costituirà titolo preferenziale la partecipazione a corsi specifici in ambito Segretariato Organizzativo. Competenze Tecnico Operative Richieste □Padronanza del Pacchetto Office: Utilizzo avanzato di Excel / Fogli Google per la rendicontazione e il monitoraggio dei corsi di formazione (tracciamento ore, scadenze, partecipanti). Ottima conoscenza di Word e PowerPoint per la preparazione di documenti di supporto e presentazioni per i meeting. □Organizzazione di Eventi e Logistica: Conoscenza delle dinamiche di segreteria organizzativa (ricerca e contatto con i fornitori, gestione dei preventivi, coordinamento dei servizi di catering, gestione dei gadget e dei regali aziendali). □Familiarità con Tool Digitali e Workflow: Capacità di pianificare calendari (es. Outlook) e familiarità con i principali strumenti di videoconferenza (Teams) per la configurazione delle sale e dei meeting. □Buona conoscenza/ padronanza Inglese Competenze Trasversali e Relazionali Attese □Precisione e Attenzione al Dettaglio □Doti Relazionali, Organizzative e di Time Management □Empatia e Orientamento alla collaborazione con diversi interlocutori □Riservatezza e Discrezione □Problem Solving Operativo □Reattività alle richieste della Direzione □Capacità di lavorare e gestire priorità multiple. Cerchiamo una persona concreta, organizzata e collaborativa, che ami lavorare a supporto delle persone e dell'organizzazione. Una figura capace di gestire attività amministrative con precisione, ma allo stesso tempo disponibile a contribuire alle esigenze operative quotidiane interfacciandosi con diversi stakeholder interni Inquadramento Altre informazioni: inizio: appena possibile CCNL: Commercio per i dipendenti da aziende del terziario, della distribuzione e dei servizi Sede di lavoro: Milano Liv 3 RAL range 28k -35k commisurato a seniority e expertise Ticket da € 8.00 anche per giorni lavorati in smart working Assicurazione sanitaria integrativa con copertura del nucleo familiare se contratto a tempo indeterminato Assicurazione Vita