Staff Project Manager

Project & Staff Manager – EventiSede: Italia / Roma Tipologia: Full time Riporto: Direzione / Project Management Trasferte: Richiesta disponibilità a trasferte sul territorio nazionale RAL indicativa: €26.000–32.000 Inquadramento: da definire in funzione dell'esperienza e del profilo Chi cerchiamoCerchiamo un/una Project & Staff Manager con esperienza nel settore eventi, capace di gestire in autonomia la pianificazione e il coordinamento operativo delle risorse necessarie alla realizzazione di eventi e attività promozionali su tutto il territorio italiano. La persona sarà il punto di riferimento per la gestione dello staff operativo, dalla ricezione della richiesta alla selezione delle risorse, fino al coordinamento e alla chiusura dell'attività. Cerchiamo una persona organizzata, precisa e reattiva, capace di gestire contemporaneamente più progetti e di trovare rapidamente soluzioni quando emergono imprevisti. Il ruolo richiede una forte capacità di relazione sia con i clienti sia con le risorse sul campo. Le nostre attivitàOperiamo principalmente nella gestione di:
• eventi B2C;
• eventi aziendali e attività di comunicazione interna;
• tour e roadshow promozionali;
• brand activation sul territorio;
• attività nei locali;
• eventi e attività promozionali su scala nazionale;
• servizi di staffing per eventi e attività di marketing. Gestiamo attività distribuite su tutto il territorio italiano e, a seconda del progetto, possiamo coordinare team composti da poche persone fino a numerosi professionisti dislocati contemporaneamente in diverse città. La responsabilità del ruoloLa persona sarà responsabile della gestione operativa dello staff e del corretto svolgimento delle attività assegnate. Il lavoro partirà dalla ricezione del brief e terminerà con la chiusura dell'attività e la verifica del servizio svolto. 1. Analisi delle richiesteLa risorsa dovrà:
• analizzare le richieste ricevute dal cliente o dal team commerciale;
• comprendere quantità, ruoli, competenze, date, orari e location;
• individuare le caratteristiche necessarie per ogni figura professionale;
• definire il fabbisogno di personale;
• verificare eventuali esigenze particolari del progetto;
• trasformare il brief in un piano operativo chiaro. Le figure da gestire potranno includere, a seconda del progetto:
• hostess;
• steward;
• promoter;
• runner;
• driver;
• coordinatori;
• team leader;
• tour leader;
• personale di supporto;
• altre figure operative legate agli eventi. 2. Ricerca e selezione dello staffLa persona dovrà essere in grado di costruire e mantenere una rete di risorse affidabili su tutto il territorio nazionale. In particolare:
• ricercare le figure necessarie attraverso database, network e canali di recruiting;
• verificare disponibilità e requisiti;
• selezionare le risorse più adatte al progetto;
• gestire contatti e conferme;
• creare e mantenere un database aggiornato delle risorse;
• monitorare affidabilità, professionalità e performance dello staff;
• sviluppare progressivamente un network di collaboratori nelle principali città italiane. La capacità di trovare rapidamente personale qualificato anche in città diverse dalla propria. 3. Pianificazione dello staffUna volta individuate le risorse, la persona dovrà occuparsi di:
• creare le squadre;
• assegnare ruoli e responsabilità;
• organizzare turni e orari;
• verificare disponibilità e compatibilità;
• raccogliere documentazione e informazioni necessarie;
• condividere briefing e materiali operativi;
• assicurarsi che ogni risorsa conosca correttamente luogo, orari, dress code, mansioni e referenti. 4. Coordinamento operativoLa persona sarà il punto di riferimento per lo staff prima e durante l'attività. Dovrà:
• effettuare briefing operativi;
• mantenere il contatto con coordinatori e team leader;
• monitorare presenze e puntualità;
• gestire sostituzioni dell'ultimo minuto;
• risolvere rapidamente eventuali problematiche;
• mantenere il controllo delle attività durante l'evento;
• raccogliere feedback dal personale;
• intervenire tempestivamente in caso di assenze, ritardi o imprevisti. In questo ruolo sarà fondamentale essere reattivi e orientati alla soluzione. Nel mondo degli eventi può capitare che una risorsa dia forfait poche ore prima dell'attività: la persona dovrà essere in grado di gestire l'emergenza e trovare rapidamente un'alternativa. Gestione dei progettiIl Project & Staff Manager dovrà essere in grado di seguire contemporaneamente più attività, anche distribuite geograficamente. Sarà quindi responsabile di:
• pianificazione delle attività;
• timeline operative;
• gestione delle scadenze;
• coordinamento delle risorse;
• comunicazione con clienti e team interni;
• aggiornamento dello stato dei progetti;
• gestione delle criticità;
• chiusura delle attività. Dovrà mantenere una visione complessiva del progetto senza perdere attenzione sui singoli dettagli. Gestione dei rapporti con il clienteLa figura potrà interfacciarsi direttamente con il cliente relativamente agli aspetti operativi. In particolare:
• confermare il personale;
• condividere aggiornamenti;
• raccogliere eventuali variazioni;
• comunicare problematiche;
• proporre soluzioni;
• verificare che il servizio venga erogato secondo quanto concordato;
• raccogliere feedback al termine dell'attività. La persona dovrà essere capace di comunicare in maniera chiara, professionale e tempestiva. Controllo economico e amministrativoIl ruolo comprenderà anche una componente di controllo. La persona dovrà:
• verificare i costi dello staff;
• controllare che le risorse assegnate siano coerenti con il budget;
• monitorare ore e giornate lavorate;
• verificare eventuali extra;
• raccogliere e controllare la documentazione necessaria alla chiusura delle attività;
• collaborare con l'amministrazione per la corretta consuntivazione. L'obiettivo sarà garantire contemporaneamente qualità del servizio, affidabilità dello staff e sostenibilità economica del progetto. Il profilo idealeCerchiamo una persona che abbia:
• esperienza nel settore eventi, staffing, hostessing, promozione o agenzie di comunicazione;
• esperienza nella gestione di personale operativo;
• ottime capacità organizzative;
• capacità di gestire contemporaneamente più progetti;
• forte problem solving;
• capacità di lavorare sotto pressione;
• ottime capacità comunicative;
• attenzione al dettaglio;
• autonomia nella gestione delle attività;
• disponibilità a lavorare occasionalmente fuori dai normali orari d'ufficio in funzione delle esigenze degli eventi;
• disponibilità a trasferte sul territorio nazionale. Costituisce un importante plus avere già una rete personale di hostess, steward, promoter, runner, driver, coordinatori e tour leader distribuita sul territorio italiano. Cosa offriamo
• Un ruolo con elevato livello di autonomia.
• La possibilità di diventare un punto centrale della gestione operativa dell'azienda.
• Un ambiente dinamico e fortemente orientato agli eventi.
• La possibilità di sviluppare e ampliare una rete professionale su tutto il territorio nazionale.
• Responsabilità diretta sulla gestione di progetti e team.
• Retribuzione commisurata all'esperienza e alle responsabilità.
• Possibilità di crescita professionale all'interno dell'azienda. Come misureremo il successoLa performance sarà valutata principalmente attraverso:
• capacità di coprire correttamente le richieste di staff;
• qualità dello staff selezionato;
• rispetto delle scadenze operative;
• soddisfazione del cliente;
• corretto controllo dei costi;
• capacità di gestire contemporaneamente più progetti;
• sviluppo e qualità del database/network di collaboratori. L'obiettivo del ruoloL'obiettivo non è semplicemente "trovare persone". È garantire che ogni richiesta del cliente si trasformi in un team professionale, completo e affidabile, pronto a lavorare nel posto giusto, nel giorno giusto e con le competenze giuste. La persona che cerchiamo dovrà diventare il punto di riferimento dell'azienda per tutto ciò che riguarda persone, organizzazione e operatività degli eventi sul territorio nazionale. Per candidarsi inviare mail a ask@warehousemedia.it