OFFICE & ADMINISTRATION SPECIALIST

La risorsa avrà un ruolo trasversale nella gestione delle attività amministrative, organizzative e documentali della società, operando a stretto contatto con la Direzione e interfacciandosi con professionisti tecnici, dipendenti, consulenti, clienti, fornitori, enti pubblici e professionisti esterni. Riporta al Responsabile della Amministrazione. La posizione richiede autonomia operativa, precisione, capacità organizzativa e riservatezza, oltre alla capacità di gestire contemporaneamente attività e scadenze differenti. RESPONSABILITÀ Office management e segreteria
• Gestione delle chiamate telefoniche, email e comunicazioni ordinarie, con relativo smistamento agli interlocutori di competenza.
• Monitoraggio e gestione della PEC societaria, con verifica, smistamento e archiviazione delle comunicazioni.
• Gestione degli acquisti e delle forniture di ufficio, nonché delle attrezzature e dei materiali necessari alle attività aziendali.
• Gestione dei rapporti ordinari con fornitori e interlocutori esterni. Gare d'appalto, prequalifiche e documentazione
• Predisposizione e gestione della documentazione necessaria per la partecipazione a gare d'appalto e bandi pubblici e privati, sulla base delle indicazioni della Direzione Tecnica e della Responsabile Amministrativa.
• Verifica della completezza e correttezza formale della documentazione.
• Monitoraggio delle scadenze relative a gare, bandi, certificazioni, iscrizioni e documentazione societaria.
• Mantenimento e aggiornamento delle certificazioni e della documentazione amministrativa necessarie alla partecipazione alle procedure di gara. Amministrazione e contabilità
• Supporto alle attività di amministrazione e contabilità generale.
• Predisposizione e invio delle fatture ai clienti, verificandone la correttezza e completezza.
• Gestione delle note spese di dipendenti e consulenti, con verifica dei giustificativi e della corretta imputazione delle spese.
• Verifica e riconciliazione delle spese sostenute tramite carte di credito aziendali.
• Supporto nella gestione dei rapporti con lo Studio Commercialista, gli istituti bancari e gli altri consulenti aziendali. REQUISITI
• Diploma di Ragioneria / Amministrazione, Finanza e Marketing o titolo equivalente.
• Esperienza in un ruolo amministrativo, di office management o segreteria organizzativa.
• Buona conoscenza delle procedure amministrative e burocratiche.
• Conoscenza delle principali attività di contabilità generale e amministrazione del personale.
• Buona dimestichezza con gli strumenti informatici e con i sistemi di archiviazione e gestione documentale digitale.
• Conoscenza di base della normativa relativa a privacy, sicurezza, ambiente e autorizzazioni.
• Conoscenza di base della lingua inglese.
• Costituisce elemento preferenziale la provenienza da società di ingegneria, studi professionali, società di consulenza o realtà tecniche strutturate. COMPETENZE E CARATTERISTICHE PERSONALI La persona che cerchiamo si distingue per:
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Precisione e attenzione al dettaglio.
• Capacità di lavorare per scadenze e di monitorare contemporaneamente attività differenti.
• Autonomia nella gestione delle attività quotidiane.
• Buone capacità di comunicazione e relazione interpersonale.
• Capacità di interfacciarsi efficacemente con interlocutori diversi: Direzione, professionisti tecnici, clienti, fornitori, consulenti ed enti pubblici.
• Attitudine al problem solving.
• Capacità di lavorare in team.
• Riservatezza e affidabilità nella gestione di informazioni e documentazione aziendale. COSA OFFRIAMO
• Contratto a tempo indeterminato.
• Inserimento in una società di ingegneria strutturata e in crescita.
• Un ruolo trasversale e di responsabilità, a diretto supporto della Direzione.
• Un ambiente professionale e collaborativo.
• Possibilità di sviluppare competenze in ambito amministrativo, organizzativo e gestionale.
• Un ruolo con un elevato livello di interazione con le diverse funzioni aziendali e con interlocutori esterni. Sede di lavoro: Milano zona Cadorna Orario di lavoro: tempo pieno CCNL applicato: Commercio RAL: commisurata all'esperienza e alle competenze della risorsa.