Management Assistant

3 giorni fa

Genoa, Liguria, Italia MedTug SpA Tempo pieno 32.000 € - 43.000 €/anno

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Principali responsabilità
• Organizzare e gestire agende e appuntamenti degli Amministratori Delegati e del Management Team;
• Coordinarsi con le segreterie direzionali dei gruppi Boluda (Valencia) e MSC (Ginevra) per le attività istituzionali;
• Organizzare l’accoglienza degli ospiti;
• Contribuire a migliorare l’efficacia delle riunioni del Management Team, curando il coordinamento delle partecipazioni, la raccolta delle presentazioni, la redazione dei verbali e il monitoraggio delle azioni concordate e delle relative scadenze;
• Curare la preparazione di presentazioni aziendali, report, verbali e corrispondenza del Top Management, nonché supportare le attività di gestione del brand aziendale e dei gadget;
• Gestire in autonomia gli eventi aziendali, quali convention, workshop ed eventi istituzionali, gestendo i rapporti con fornitori, location, agenzie e partner coordinando tutti gli aspetti logistici e operativi, inclusi catering, allestimenti, materiali, trasferimenti e ospitalità;
• Custodire la documentazione aziendale e la corrispondenza istituzionale, compresa la casella di posta elettronica certificata (PEC), assicurando ordine, aggiornamento e reperibilità delle informazioni;
• Assicurare il coordinamento dei flussi informativi con le segreterie delle società controllate;
• Supportare il Top Management la gestione delle trasferte, delle note spese e delle attività amministrative connesse, in coordinamento con le funzioni competenti, avvalendosi della collaborazione di una risorsa attualmente dedicata alle attività di reception e al centralino;
• Gestire le comunicazioni e le informazioni riservate con la massima discrezione, professionalità e attenzione alle gerarchie e alle procedure aziendali;
• Intraprendere iniziative e soluzioni volte al miglioramento dei servizi interni, in collaborazione con le funzioni aziendali. Requisiti richiesti
• Laurea in discipline umanistiche, linguistiche o equivalenti;
• Esperienza di almeno 5 anni in ruoli di Management Assistant, Executive Assistant, segreteria organizzativa o assistenza alla direzione;
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel, Word e comprovata capacità di utilizzo di PowerPoint;
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata; la conoscenza dello spagnolo costituisce un requisito preferenziale;
• Spiccate capacità organizzative e intraprendenza;
• Capacità comunicative e relazionali, con particolare attenzione alla gestione di interlocutori di diverso livello e alla comunicazione professionale;
• Precisione e riservatezza. Inquadramento e retribuzione
• Inserimento in un contesto aziendale solido, dinamico e di respiro internazionale;
• Contratto Full-Time o Part Time;
• Ambiente di lavoro collaborativo e professionale;
• Il pacchetto retributivo, da definire in funzione delle competenze possedute e dell’orario di lavoro concordato, sarà compreso indicativamente tra 32.000 e 43.000 euro lordi annui.

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