Executive and Event Assistant- Università Cattolica

Per conto di un prestigioso e innovativo Centro di Ricerca dell'Università Cattolica, punto di riferimento per l’innovazione tecnologica applicata ai settori bancario, finanziario e assicurativo, ricerchiamo un/a: Executive Assistant & Event Specialist In una fase di forte espansione e consolidamento delle proprie iniziative istituzionali e scientifiche, la struttura desidera inserire una figura chiave, dinamica e altamente organizzata, capace di coniugare il supporto esecutivo alla Direzione con la pianificazione e il coordinamento end-to-end degli eventi del Centro. Ruolo e Responsabilità La risorsa opererà a stretto contatto con la Direzione e il team executive, coordinando le relazioni istituzionali quotidiane e guidando la macchina organizzativa degli eventi. Event Planning & Management (Focus Principale)
• Ideazione, pianificazione logistica e gestione operativa di workshop, conferenze scientifiche, tavole rotonde con partner corporate, seminari e meeting istituzionali (in presenza e ibridi).
• Gestione dei rapporti con fornitori e location (catering, service audio/video, allestimenti, materiali di comunicazione).
• Coordinamento delle presenze: gestione inviti, mailing list, registrazioni dei partecipanti e accoglienza relatori e ospiti di alto profilo.
• Presidio in loco durante gli eventi, garantendo puntualità, fluidità logistica e problem solving tempestivo. Executive Assistance & Supporto alla Direzione
• Gestione proattiva e riservata dell’agenda della Direzione: calendarizzazione meeting, pianificazione priorità e organizzazione di trasferte complesse.
• Presidio della corrispondenza istituzionale, redazione di comunicazioni formali, presentazioni e verbali di riunione.
• Punto di contatto primario e filtro per stakeholder interni, docenti, partner accademici e vertici aziendali. Coordinamento Operativo & Amministrativo
• Supervisione dell'office management e delle forniture di supporto all'attività quotidiana del Centro.
• Raccordo amministrativo per gli eventi e la Direzione: monitoraggio budget di spesa, gestione note spese e prima nota.
• Raccolta e verifica della documentazione contabile e contrattuale (fatture attive/passive, contratti fornitori e relatori) in raccordo con i consulenti esterni e l'amministrazione centrale.
• Redazione di reportistica di sintesi e monitoraggio scadenze a supporto delle decisioni strategiche della Direzione. Requisiti richiesti
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Formazione:
Laurea o Diploma ad indirizzo economico, umanistico, comunicazione o affine.
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Esperienza:
Almeno 2-3 anni di esperienza maturata in ruoli di Assistenza di Direzione, Segreteria Esecutiva,Organizzazione Eventi o Project/Office Management, preferibilmente in contesti accademici, centri di ricerca,agenzie o società di consulenza.
• Competenze Eventi: Comprovata autonomia nel coordinamento logistico di meeting ed eventi formali/corporate.
• Competenze Digitali: Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel per la gestione di elenchi e budget, PowerPoint per presentazioni esecutive, Outlook). Gradita la familiarità con piattaforme per webinar/meeting virtuali (Teams, Zoom).
• Basi Amministrative: Conoscenza dei principi base del ciclo amministrativo (prima nota, note spese, ordini e fatture).
• Soft

Skills:
Eccellenti doti relazionali e comunicative, standing adeguato a contesti istituzionali, proattività,precisione millimetrica e assoluta riservatezza. Cosa offriamo
• Inquadramento: Contratto di collaborazione (Co.co.co.) con compenso commisurato all'esperienza (RAL/compenso annuo lordo fino a 30.000 €).
• Ambiente: Contesto stimolante, innovativo e orientato alla ricerca, con una solida rete di relazioni ad alto livello tra accademia, finanza e tecnologia.
• Sviluppo: Opportunità di assumere crescente autonomia nella gestione di progetti ed eventi di rilievo nazionale.