Addetto/a Segreteria Organizzativa e Amministrativa

Dale Carnegie Italia, parte del Gruppo Allcore S.p.
A., è alla ricerca di una figura professionale organizzata, precisa e proattiva da inserire nell’Area Segreteria e Amministrazione, con la responsabilità di gestire in autonomia le attività di segreteria organizzativa dei corsi di formazione e di fornire supporto amministrativo-contabile. La risorsa avrà un ruolo centrale nel coordinamento operativo delle attività formative, garantendo un’organizzazione efficiente, il rispetto delle scadenze e un'esperienza di qualità per tutti gli interlocutori coinvolti. Sarà il punto di riferimento per partecipanti, docenti, fornitori e amministrazione, contribuendo al corretto svolgimento dei processi organizzativi e amministrativi. Cerchiamo una persona affidabile, orientata alla soluzione dei problemi, con ottime capacità relazionali e organizzative, in grado di gestire più attività contemporaneamente con autonomia, attenzione ai dettagli e spirito di collaborazione. Attività e responsabilità principali 1. Segreteria generale e organizzazione corsi ● Gestione e aggiornamento del calendario corsi e del CRM ● Comunicazioni organizzative e logistiche con i partecipanti ● Organizzazione delle aule fisiche e virtuali e prenotazione sale ● Supporto alla logistica degli eventi in presenza: preparazione aula, coordinamento stampa materiali, kit del partecipante 2. Gestione documentale e archivio ● Gestione, aggiornamento e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale ● Aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori sui gestionali 3. Amministrazione – ciclo attivo ● Emissione di fatture attive e note di credito, verificando condizioni economiche e contrattuali ● Monitoraggio incassi, gestione insoluti e solleciti di pagamento ● Supporto alle riconciliazioni contabili 4. Amministrazione – ciclo passivo ● Controllo delle fatture passive e delle relative scadenze ● Gestione e controllo delle note spese e dei giustificativi ● Caricamento delle fatture estere e della documentazione giustificativa ● Supporto ai pagamenti verso fornitori e collaboratori 5. Gestione bancaria e contabile ● Tenuta della prima nota ● Caricamento estratti conto, saldi di fine mese e liste movimenti ● Sincronizzazione dei conti bancari con Odoo e quadratura dei movimenti 6. Controllo costi e reportistica ● Caricamento e aggiornamento dei costi del personale ● Predisposizione di report periodici di vendita dei corsi, incassi e i relativi costi Requisiti ● 3-5 Anni di Esperienza pregressa in ruoli di segreteria e/o amministrazione ● Conoscenza delle attività di back-office e della contabilità di base (prima nota, ciclo attivo e passivo) ● Utilizzo di sistemi di fatturazione elettronica e gestionali aziendali ● Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel in particolare) e degli strumenti di collaborazione (CRM, Teams, Zoom) ● Inglese fluente Preferenziali ● Diploma in ragioneria o laurea in economia ● Esperienza nell'organizzazione di corsi, eventi o attività di formazione ● Esperienza di almeno 5 anni in ambito contabile presso studi di commercialisti Competenze personali ● Precisione e attenzione al dettaglio ● Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità ● Autonomia nello svolgimento delle attività assegnate ● Proattività e orientamento al risultato ● Buone capacità relazionali e comunicative, con interlocutori interni ed esterni ● Cultura del dato: cura nella qualità e nell'aggiornamento delle informazioni sui sistemi Offerta ● Ral: 26.000€ ● Sede di lavoro: Fullremote con possibili trasferte su Milano se necessario