RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE

La società gestisce una struttura alberghiera con ristorante annesso, oltre a un portafoglio di unità accessorie che comprende alcune staff house per il personale, un ufficio esterno, un immobile a uso magazzino e parcheggio e alcuni appartamenti destinati ad affitti brevi. L'ufficio amministrativo risponde direttamente al General Manager.

Leadership e organizzazione dell'ufficio amministrativo

•      È responsabile della struttura, dell'organizzazione e del coordinamento dell'ufficio amministrativo, assicurando la corretta distribuzione dei carichi di lavoro e il rispetto delle scadenze, anche nei periodi di maggiore stagionalità;

•      Definisce priorità, procedure e modalità operative dell'ufficio, garantendo continuità di servizio anche in caso di assenze o picchi di attività;

•      Partecipa alla selezione, formazione e valutazione delle risorse del proprio team, in collaborazione con la Direzione;

•      È il referente unico della funzione amministrativa nei confronti del General Manager, a cui riporta direttamente;

•      Garantisce l'aggiornamento e il rispetto delle procedure di controllo interno relative a tutte le attività amministrative e contabili della struttura.

Contabilità generale, adempimenti e compliance

•      Gestisce quotidianamente le attività amministrative e contabili di tutte le unità della società (hotel, ristorante, staff house, ufficio esterno, magazzino/parcheggio, appartamenti in affitto breve);

•      Coordina i rapporti con lo studio commercialista, banche, fornitori e altri interlocutori esterni, predisponendo e trasmettendo la documentazione necessaria alla corretta tenuta della contabilità;

•      Garantisce il rispetto delle scadenze fiscali, amministrative e contrattuali, in collaborazione con i consulenti di riferimento;

•      Gestisce il ciclo attivo e passivo (fatturazione, incassi, pagamenti fornitori, autorizzazioni, corretta imputazione dei costi), assicurando i controlli e le riconciliazioni tra incassi, pagamenti, fatturazione e registrazioni contabili;

•      Monitora quotidianamente i flussi di cassa e bancari, predisponendo e aggiornando lo scadenziario amministrativo e finanziario della struttura;

•      Collabora alla predisposizione della documentazione necessaria per audit, controlli e verifiche fiscali e amministrative;

•      Garantisce la corretta gestione, archiviazione e riservatezza di tutta la documentazione amministrativa, contabile, economica e finanziaria.

Contabilità industriale e controllo di gestione

•      Predispone ed è responsabile della contabilità industriale della struttura, con rilevazione e analisi dei costi per centro di costo/reparto (rooms, F&B, altre unità);

•      È responsabile della predisposizione, gestione e controllo del budget annuale e dei forecast infra-annuali, tenendo conto della stagionalità dei flussi (occupazione camere, coperti ristorante);

•      Monitora i principali indicatori di performance economica della struttura (RevPAR, ADR, occupazione, food cost, labor cost, margine operativo per reparto), evidenziando scostamenti rispetto al budget e ai periodi precedenti;

•      Predispone report periodici e dashboard gestionali su costi, ricavi, marginalità, cash flow e principali KPI economico-finanziari, a supporto delle decisioni della Direzione;

•      Individua tempestivamente eventuali anomalie, inefficienze o aree di miglioramento nella gestione dei costi, proponendo interventi correttivi.

Gestione del magazzino F&B

•      È responsabile del controllo del magazzino F&B, attività considerata particolarmente critica in ragione dei volumi gestiti dal reparto ristorazione;

•      Supervisiona il processo di approvvigionamento, ricevimento merci, valorizzazione delle rimanenze e gestione degli inventari periodici (fisici e a sistema);

•      Effettua il confronto tra food cost teorico e food cost effettivo, individuando e analizzando gli scostamenti e le relative cause (sprechi, differenze di ricevimento, errori di imputazione);

•      Coordina con il reparto F&B le procedure di controllo su ordini, ricevimento, consumo e fatturazione, garantendo la coerenza tra magazzino e contabilità;

•      Predispone report periodici sull'andamento del magazzino e del food cost, segnalando tempestivamente alla Direzione eventuali criticità.

Gestione amministrativa del patrimonio immobiliare e delle unità accessorie

•      Gestisce dal punto di vista amministrativo e contabile gli asset accessori della società: le staff house, l'ufficio esterno e l'immobile a uso magazzino/parcheggio (utenze, contratti di manutenzione, assicurazioni, adempimenti);

•      È responsabile della gestione amministrativa degli appartamenti di lusso destinati ad affitti brevi, incluse la riconciliazione degli incassi provenienti dalle piattaforme di prenotazione (OTA), la fatturazione, la gestione dei costi