Junior Site Administration

Settore: amministrazione Orario di lavoro: Tempo pieno Contratto: Somministrazione Luogo di lavoro: Trecate Description
- Junior Site Administration & Operations Coordinator Scopo del ruolo La figura supporterà la gestione quotidiana delle attività amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilità delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuità dei processi interni. Il ruolo è pensato come posizione junior, con progressiva acquisizione di autonomia, mantenendo il coordinamento e la responsabilità complessiva delle attività in capo alla figura senior di riferimento. Principali responsabilità
* Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.
* Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attività di sito.
* Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.
* Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.
* Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.
* Gestire attività amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture.
* Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.
* Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.
* Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.
* Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.
* Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.
* Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attività tecniche.
* Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.
* Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.
* Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.
* Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito.
* Supportare la figura senior nelle attività quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attività ricorrenti e di routine. Competenze richieste
* Buona capacità organizzativa e attenzione al dettaglio.
* Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati.
* Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente e di definire le priorità.
* Buone capacità comunicative e relazionali.
* Approccio proattivo e orientato alla soluzione dei problemi.
* Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint.
* Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni.
* Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata. Requisiti preferenziali
* Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente.
* Precedente esperienza, anche breve, in attività amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo.
* Familiarità con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attività su siti industriali/logistici.
* Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali. Sede di lavoro: Trecate (NO) Range di RAL: €26.000-27000€ CCNL: Metalmeccanico Industria Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026 #J-18808-Ljbffr