Addetto/a Segreteria Organizzativa e Amministrativa

pDale Carnegie Italia, parte del Gruppo Allcore S.p.
A., è alla ricerca di una figura professionale organizzata, precisa e proattiva da inserire nell’Area Segreteria e Amministrazione, con la responsabilità di gestire in autonomia le attività di segreteria organizzativa dei corsi di formazione e di fornire supporto amministrativo-contabile. La risorsa avrà un ruolo centrale nel coordinamento operativo delle attività formative, garantendo un’organizzazione efficiente, il rispetto delle scadenze e un'esperienza di qualità per tutti gli interlocutori coinvolti. Sarà il punto di riferimento per partecipanti, docenti, fornitori e amministrazione, contribuendo al corretto svolgimento dei processi organizzativi e amministrativi. Cerchiamo una persona affidabile, orientata alla soluzione dei problemi, con ottime capacità relazionali e organizzative, in grado di gestire più attività contemporaneamente con autonomia, attenzione ai dettagli e spirito di collaborazione. /p h3Attività e responsabilità principali /h3 ul li1. Segreteria generale e organizzazione corsi /li li● Gestione e aggiornamento del calendario corsi e del CRM /li li● Comunicazioni organizzative e logistiche con i partecipanti /li li● Organizzazione delle aule fisiche e virtuali e prenotazione sale /li li● Supporto alla logistica degli eventi in presenza: preparazione aula, coordinamento stampa /li li2. Gestione documentale e archivio /li li● Gestione, aggiornamento e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale /li li● Aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori sui gestionali /li li3. Amministrazione – ciclo attivo /li li● Emissione di fatture attive e note di credito, verificando condizioni economiche e contrattuali /li li● Monitoraggio incassi, gestione insoluti e solleciti di pagamento /li li● Supporto alle riconciliazioni contabili /li li4. Amministrazione – ciclo passivo /li li● Controllo delle fatture passive e delle relative scadenze /li li● Gestione e controllo delle note spese e dei giustificativi /li li● Caricamento delle fatture estere e della documentazione giustificativa /li li● Supporto ai pagamenti verso fornitori e collaboratori /li li5. Gestione bancaria e contabile /li li● Tenuta della prima nota /li li● Caricamento estratti conto, saldi di fine mese e liste movimenti /li li● Sincronizzazione dei conti bancari con Odoo e quadratura dei movimenti /li li6. Controllo costi e reportistica /li li● Caricamento e aggiornamento dei costi del personale /li li● Predisposizione di report periodici di vendita dei corsi, incassi e i relativi costi /li li● 3-5 Anni di Esperienza pregressa in ruoli di segreteria e/o amministrazione /li li● Conoscenza delle attività di back-office e della contabilità di base (prima nota, ciclo attivo e /li li● Utilizzo di sistemi di fatturazione elettronica e gestionali aziendali /li li● Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel in particolare) e degli strumenti di collaborazione (CRM, Teams, Zoom) /li /ul h3Preferenziali /h3 ul li● Diploma in ragioneria o laurea in economia /li li● Esperienza nell'organizzazione di corsi, eventi o attività di formazione /li li● Esperienza di almeno 5 anni in ambito contabile presso studi di commercialisti /li /ul h3Competenze personali /h3 ul li● Precisione e attenzione al dettaglio /li li● Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità /li li● Autonomia nello svolgimento delle attività assegnate /li li● Proattività e orientamento al risultato /li li● Buone capacità relazionali e comunicative, con interlocutori interni ed esterni /li li● Cultura del dato: cura nella qualità e nell'aggiornamento delle informazioni sui sistemi /li li● Sede di lavoro: Fullremote con possibili trasferte su Milano se necessario /li /ul #J-18808-Ljbffr