Addetto/addetta segreteria e servizi generali

Grafton Office* è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management. Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative. Per importante azienda cliente ricerchiamo:

ADDETTO/ADDETTA SEGRETERIA E SERVIZI GENERALI

La figura ricercata gestirà efficacemente le attività di segreteria al fine di facilitare il lavoro delle direzioni aziendali, assistendole nella gestione quotidiana delle funzioni e garantendo un supporto di carattere organizzativo e operativo.

Nello specifico si occuperà di:

• Svolgere attività di reception e di prima accoglienza degli ospiti
• Assicurare il filtro nei confronti delle direzioni aziendali e gestione del centralino
• Gestire ed archiviare la posta in ingresso e le spedizioni postali in uscita
• Gestire il flusso informativo verso altre funzioni aziendali e/o verso l esterno
• Predisporre la corrispondenza/documentazione richiesta dal management dell azienda
• Ricevere e smistare le chiamate indirizzandole al corretto destinatario
• Gestire e facilitare la gestione degli impegni in agenda dell'Amministratore
• Gestire il business travel dell'Amministratore
• Preparare i meeting dell'Amministratore
• Gestire archivio affari generali e l'archivio personale dell'Amministratore (fisico e digitale)
• Gestire il budget relativo all acquisto del materiale di consumo per uffici e punti vendita e la distribuzione di questo
• Organizzare meeting aziendali, facendo opportunamente predisporre tutto quanto necessario
• Gestire gli spazi comuni, assicurando l adeguatezza degli allestimenti e delle attrezzature
• Svolgere all occorrenza commissioni aziendali e dell'Amministratore
• Gestire eventuali carte aziendali

Requisiti richiesti:

Almeno 2 anni di esperienza in analoga posizione

Ottime conoscenze e competenze nell ambito della gestione delle attività di segreteria e legate ai servizi generali ed al business travel

Elevate competenze e piena padronanza nell utilizzo degli strumenti informatici

Ottima conoscenza della lingua inglese parlata e scritta

Esperienza pregressa come Executive Assistant di amministratore d'azienda, sarà considerato un plus

Completano il profilo: capacità organizzative e di gestione del tempo, capacità comunicative e relazionali, proattività, gestione dello stress.

Sede di lavoro: Palermo

Orari: Lun-Ven 8:30 13:00 / 14:30 18:00

CCNL Commercio Range Retributivo previsto: 23.300 - 26.000. Il posizionamento all interno della fascia sarà determinato sulla base delle competenze e dell esperienza professionale coerenti con i requisiti della posizione.

*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut.Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG). L offerta si intende rivolta a candidati e candidate nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento. Invitiamo chi si candida a leggere l informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati