Addetto/a Amministrativo/a di struttura

IL RUOLO

Per l apertura di The First Cortina siamo alla ricerca di una figura amministrativa da inserire direttamente presso la struttura.

La risorsa rappresenterà il punto di raccordo operativo tra hotel, ristorazione e amministrazione centrale, assicurando la corretta raccolta, verifica e trasmissione dei dati e della documentazione amministrativa prodotti quotidianamente dalla struttura.

Il ruolo sarà particolarmente orientato alla gestione dei flussi operativi relativi a casse, POS, incassi, PMS, fornitori e documentazione amministrativa, lavorando a stretto contatto con Front Office, Purchasing, F&B e team amministrativo di Roma.

LA TUA ATTIVITÀ

• Raccolta e controllo della documentazione amministrativa prodotta quotidianamente dalla struttura;
• supporto amministrativo al Front Office e agli altri dipartimenti operativi;
• verifica delle chiusure giornaliere di casse e POS;
• controllo della corretta raccolta dei dati relativi agli incassi;
• verifica preliminare della coerenza dei flussi provenienti dai diversi sistemi gestionali, con particolare riferimento a Opera, Simphony, sistemi POS e NetSuite;
• estrazione, predisposizione e controllo della reportistica periodica proveniente da Opera e Simphony, verificandone la coerenza con gli altri flussi della struttura;
• controllo dei flussi relativi a caparre, anticipi e incassi clienti, con verifica della corretta rappresentazione nei sistemi e nella relativa reportistica;
• supporto operativo alla gestione della fatturazione attiva;
• supporto al team amministrativo di Roma nelle riconciliazioni tra gestionali, POS, provider e accrediti bancari, fornendo la documentazione e le informazioni necessarie all analisi delle differenze;
• individuazione e tempestiva segnalazione di anomalie, flussi mancanti o dati non correttamente recepiti;
• raccolta e trasmissione all amministrazione centrale della documentazione relativa al ciclo passivo, in raccordo con Purchasing ed Economato per le attività di rispettiva competenza;
• collaborazione con il Purchasing Manager nella verifica della documentazione relativa agli acquisti;
• supporto nell identificazione del corretto reparto/centro di costo sulla base della natura operativa della spesa, ai fini della successiva contabilizzazione da parte dell amministrazione centrale;
• raccordo con l Economato per la trasmissione dei dati e della documentazione relativi a magazzino e inventari;
• predisposizione e trasmissione all amministrazione centrale della documentazione necessaria alle chiusure periodiche;
• collaborazione quotidiana con amministrazione centrale, responsabili operativi, Purchasing ed Economato.