Assistente di direzione e Amministrazione

Mokalwer Srl, realtà attiva nella consulenza e formazione in ambito Life Science.

Informazioni sul ruolo

Mokalwer Srl, realtà attiva nella consulenza e formazione in ambito Life Science, è alla ricerca di un/a Assistente di Direzione e Amministrazione da inserire nel proprio team con un impegno iniziale di tre mezze giornate settimanali.

La risorsa lavorerà a diretto contatto con la Direzione aziendale, fornendo supporto nelle attività amministrative, organizzative, di segreteria e di personal assistance.

Cerchiamo una persona affidabile, precisa, autonoma e proattiva, capace di gestire attività differenti, individuare le priorità e rappresentare un concreto punto di riferimento per la gestione delle attività quotidiane.

Mansioni e responsabilità

Amministrazione e contabilità:

• Gestione della fatturazione attiva e passiva, emissione e registrazione delle fatture elettroniche;
• Monitoraggio delle scadenze amministrative, degli incassi e dei pagamenti;
• Gestione dei rapporti amministrativi con clienti, fornitori e collaboratori;
• Predisposizione della documentazione contabile e interfaccia con il commercialista e i consulenti esterni;
• Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale;
• Preparazione e aggiornamento di prospetti di controllo economico e finanziario.
• Segreteria di Direzione e Personal Assistance:
• Gestione dell'agenda della Direzione, organizzazione di riunioni, appuntamenti e trasferte;
• Gestione della corrispondenza, delle comunicazioni e delle attività di segreteria;
• Organizzazione e gestione di documenti, presentazioni e comunicazioni aziendali;
• Monitoraggio delle scadenze, degli impegni e delle attività da completare;
• Gestione di prenotazioni, pratiche e incombenze organizzative, anche di carattere personale, su indicazione della Direzione;
• Rapporti e coordinamento con interlocutori interni ed esterni.
• Supporto organizzativo e commerciale:
• Aggiornamento e gestione delle informazioni nel CRM aziendale;
• Supporto nella preparazione di offerte, contratti e documentazione commerciale;
• Organizzazione delle attività formative e supporto amministrativo alla gestione dei corsi Academy;
• Supporto nella gestione documentale e nelle attività operative legate ai collaboratori;
• Coordinamento e follow-up delle attività organizzative e commerciali;
• Supporto generale alle esigenze operative e organizzative dell'azienda.

Competenze richieste

• Assoluta ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook e dei principali software di gestione amministrativa.
• Esperienza pregressa in attività amministrative, segreteria di direzione o assistenza manageriale
• Buona conoscenza della fatturazione elettronica e delle principali attività contabili e amministrative;
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook;
• Buona familiarità con gli strumenti digitali di organizzazione e collaborazione;
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità;
• Autonomia operativa, precisione, affidabilità e riservatezza;
• Buone capacità comunicative e relazionali;
• Flessibilità e predisposizione a gestire attività eterogenee.

Competenze preferenziali

• Costituiranno requisiti preferenziali la conoscenza di Microsoft 365, Dynamics 365 o altri sistemi CRM, l'esperienza in piccole e medie imprese e una buona conoscenza della lingua inglese.
• Completano il profilo spirito di iniziativa, capacità di problem solving, discrezione, orientamento al risultato e attitudine ad anticipare le esigenze della Direzione.

Retribuzione e pacchetto retributivo

• Inserimento part-time con impegno iniziale di tre mezze giornate settimanali;
• Possibilità di incremento dell'impegno lavorativo in funzione dello sviluppo aziendale e delle reciproche esigenze;
• Un ruolo trasversale, con autonomia operativa e contatto diretto con la Direzione;
• Un ambiente professionale dinamico, collaborativo e orientato all'innovazione;
• La possibilità di contribuire concretamente all'organizzazione e allo sviluppo dell'azienda.

La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e successive modifiche e integrazioni.