Office Manager

Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda.

Di cosa ti occuperai:

1) Gestione ufficio e facility

• Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori)
• Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)
• Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio

2) Amministrazione e finance

• Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca
• Elaborazione mensile delle note spese aziendali
• Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale

3) Eventi e comunicazione interna

• Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi)
• Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni)

4) Qualità, sicurezza e compliance

• Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001
• Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team
• Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)
• Punto di contatto per il team italiano su:
  • Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza)
  • Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche
  • Rapporti con fornitori di hardware e telefonia
  • Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali)
  • Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri)
  • Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto
• Organizzazione dell'agenda del management
• Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)
• Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti
• Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze

Formazione ed esperienza:

• Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo)
• Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant)
• Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus
• Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)
• Conoscenza del francese come plus
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Familiarità con piattaforme di home banking
• Gradita esperienza con CRM
• Gradita conoscenza base di contabilità/note spese

Ulteriori caratteristiche:

• Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana
• Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo
• Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti)
• Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio

Ulteriori informazioni

Lavorando in Sia troverai:

• Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance
• Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all’interno di Team multidisciplinari
• Una continuacrescita eun forte spirito imprenditoriale
• Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti
• Un luogo che abbraccia la concezione dilavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia, l’autonomia e il rispetto tra le persone
• Un ambientedove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo