HR Payroll

Wer wir sind

EOS Solutions ist ein IT-Unternehmen, das auf die Distribution und Implementierung von Microsoft Dynamics 365-Lösungen spezialisiert ist und über eine etablierte Präsenz in Italien sowie in mehreren europäischen Märkten verfügt. Wir arbeiten in einem sich ständig weiterentwickelnden technologischen Umfeld, in dem die Effizienz von Geschäftsprozessen und der Einsatz moderner digitaler Werkzeuge entscheidende Wettbewerbsfaktoren darstellen.

Die Rolle

Die Position des/der HR Payroll & Administration Team Leader umfasst die Leitung und Koordination des Payroll & Administration Teams. Ziel ist es, die Erreichung der Ziele der Business Unit durch eine effektive Steuerung der administrativen und payrollbezogenen Prozesse sicherzustellen und dabei Genauigkeit, gesetzliche Konformität und operative Effizienz zu gewährleisten. Die Rolle beinhaltet die kontinuierliche Überwachung der Aktivitäten, die frühzeitige Identifikation von Ineffizienzen und organisatorischen Herausforderungen sowie die Förderung eines kooperativen Arbeitsumfelds, das auf Servicequalität und kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Darüber hinaus ist die Position dafür verantwortlich, die Geschäftsleitung auf Situationen aufmerksam zu machen, die präventive Maßnahmen erfordern, um Risiken und Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie kritisch werden.

Die Funktion

Die Funktion verbindet fundierte fachliche Expertise im Bereich Payroll und Personaladministration mit ausgeprägten Führungsqualitäten. Sie unterstützt das Team sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen. Als fachliche und organisatorische Ansprechperson fördert sie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, operative Effizienz und die Erreichung gemeinsamer Ziele durch einen pragmatischen, serviceorientierten und mitarbeiterorientierten Ansatz.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Leitung des HR Payroll & Administration Teams sowie Förderung der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.
• Verantwortlich für die Internalisierung der Löhne vom Lohnberater in die HR-Abteilung
• Operative Ansprechperson für administrative Support-Aktivitäten und Sicherstellung einer engen Zusammenarbeit mit dem Team HR Talent Management.
• Unterstützung der HR Direktorin bei der Erstellung von Budget und Forecast sowie Vorbereitung des monatlichen Reportings zu Personalkosten sowie die interne und operative Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wobei deren ordnungsgemäßer Ablauf gewährleistet wird
• Betreuung der Beziehungen zu Behörden, Beratern und externen Payroll-Dienstleistern.
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung von Arbeitsverträgen, Einstellungen, Austritten, Vertragsänderungen und Verlängerungen.
• Verantwortlich für Disziplinarverfahren und Abmahnungen in Abstimmung mit der HR Direktorin und der Rechtsabteilung
• Überwachung arbeitsrechtlicher Entwicklungen und Anpassung interner Prozesse an gesetzliche Anforderungen.
• Betreuung der Beziehungen zu externen Beratern sowie Sozialversicherungs- und Versicherungsinstitutionen.
• Zusammenarbeit mit dem Finance-Bereich bei der Abstimmung der Personalkosten.
• Unterstützung interner und externer Audits durch Bereitstellung der erforderlichen Dokumentation.
• Erstellung von HR-Reports (Anwesenheiten, Fehlzeiten, Personalkosten usw.).
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung administrativer und payrollbezogener Prozesse.

Was wir suchen

Wesentliche Anforderungen

• Umfangreiche Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Politikwissenschaften oder eines vergleichbaren Studiengangs.
• Arbeitsrechtlicher Hintergrund in der Bearbeitung von Personalfragen und arbeitsrechtlichen Streitfällen.
• Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung im Bereich HR Administration und Payroll, davon mindestens 5 Jahre in koordinierenden oder leitenden Funktionen.
• Sehr gute Kenntnisse des italienischen Arbeitsrechts.
• Erfahrung mit Payroll-Software (z. B. Zucchetti, TeamSystem, Inaz, Centro Paghe ).
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office, insbesondere Excel.
• Sehr gute Italienischkenntnisse (vorzugsweise Niveau B2 oder höher).
• Gute Englischkenntnisse (vorzugsweise Niveau B1 oder höher).

Von Vorteil sind

• Erfahrung in einem IT-Unternehmen.
• Erfahrung in Mehrgesellschaftsstrukturen.
• Kenntnisse von TeamSystem.
• Erfahrung in Projekten zur Digitalisierung und Optimierung von HR-Prozessen.
• Fachspezifische Weiterbildung im Arbeitsrecht, in der Personaladministration oder im Payroll Management.
• Basis oder gute Deutschkenntnisse (vorzugsweise Niveau B1 oder höher).

Was wir bieten

• Einstieg in ei