Coordinatore/trice Esecutivo/a di Amministrazione, Finanze e Compliance

FIGURA PROFESSIONALE RICHIESTA

Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance del Programma di Cooperazione Delegata: “Programma per la transizione ecologica verso municipi sostenibili in Cuba” (OPSYS 700001959).

SEDE DI LAVORO

Sede AICS dell'Avana. L'impiegato/a potrebbe essere richiesto/a di effettuare missioni in diverse regioni del territorio cubano, secondo le esigenze specifiche dei programmi di cooperazione.

TIPOLOGIA DI CONTRATTO

Contratto individuale di lavoro a tempo determinato regolato dal diritto privato italiano.

Il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance di Programmi di Cooperazione Internazionale è responsabile della supervisione e gestione amministrativa e finanziaria del Programma di cooperazione delegata, seguendo le istruzioni della Titolare della Sede AICS dell'Avana, di fronte alla quale è responsabile, e in stretta collaborazione con il Coordinatore Tecnico del Programma e il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede (Manager).

In particolare, il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance è responsabile di:

• Elaborare la documentazione per le procedure di gara (call for tenders) e gli avvisi per la concessione di sovvenzioni (call for proposals) in conformità con la normativa europea pertinente (PRAG), assumendo la funzione di Responsabile Unico del Progetto (RUP) ove necessario;
• Elaborare e aggiornare, in coordinamento con l'équipe tecnica e le controparti, il Piano degli Appalti (Procurement Plan) del Programma;
• Fornire assistenza amministrativa ai comitati di valutazione delle gare di appalto;
• Organizzare sessioni informative su questioni amministrative a beneficio del personale del Programma, delle controparti, dei consulenti, dei beneficiari di contratti di sovvenzione e di altri attori coinvolti;
• Preparare la documentazione relativa a contratti e convenzioni, accompagnata da una relazione esplicativa;
• Supervisionare l'esecuzione e la chiusura dei contratti, degli accordi e dei relativi pagamenti connessi al Programma;
• Coordinare e supervisionare la registrazione contabile delle operazioni e la gestione del cofinanziamento del Programma, assicurando il corretto trattamento dei pagamenti e la giustificazione delle spese, in coordinamento con il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede;
• Contribuire a garantire, sotto la supervisione della Titolare della Sede e in coordinamento con il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede, la corretta gestione giuridica ed economica del personale del Programma, compresi i processi di selezione, assunzione, salute e sicurezza sul lavoro;
• Coordinare le attività del personale di supporto amministrativo-finanziario del Programma (Assistenti Amministrativi e Logista) in funzione di una corretta gestione amministrativo-contabile del Programma;
• Supportare la gestione dei rapporti con gli istituti bancari italiani e cubani, in coordinamento con la Direttrice della Sede e il Coordinatore Amministrativo e Finanziario;
• Assicurare l'adempimento degli obblighi fiscali e previdenziali da parte degli attori coinvolti nell'esecuzione del programma (fornitori e altri stakeholders);
• Preparare, in coordinamento con il UNDP e le controparti del programma, i rapporti amministrativo-finanziari intermedi e finali, in conformità con quanto stabilito nella Convenzione di Finanziamento;
• Collaborare alla corretta gestione dei beni acquistati nell'ambito del Programma, fornendo assistenza nei processi di donazione;
• Collaborare alla preparazione e redazione di accordi e contratti con fornitori e altri stakeholders del programma;
• Di concerto con l'Ufficio del UNDP e le controparti nazionali del programma, partecipare a visite periodiche nelle zone di intervento per svolgere attività di monitoraggio e formazione amministrativa;
• Supportare, d'accordo con la Titolare della Sede e il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede, il coordinamento con gli uffici della Vicedirezione Amministrativa (VDA) competenti di AICS Roma e con l'Unità di Cooperazione Delegata di AICS Roma in merito a questioni amministrative, compresa la preparazione della documentazione necessaria relativa alle richieste delle tranche di finanziamento, eventuali variazioni di bilancio e altre questioni amministrative legate al programma e al suo cofinanziamento;
• Vigilare sulla corretta pubblicazione e diffusione dei documenti di gara e di altri documenti di rilevanza amministrativa sul sito web istituzionale (Portale Amministrazione Trasparente);
• Supportare la Direttrice della Sede AICS e il Coordinatore Tecnico del Programma nella corretta applicazione della normativa europea in materia di appalti, con particolare riferimento alla PRAG, durante l'esecuzione del P