Travel Officer

1 mese fa

Milan, Italia EMERGENCY ONG Onlus A tempo pieno

PAESE

Italia – SedeMilano

LINGUE RICHIESTE

Italiano einglese

TIPOLOGIA DI CONTRATTO

Contratto atempo determinato (1 anno)

Full time: 38a settimana

RAL: dadefinire

Possibilitàdi lavorare da remoto 2 giorni a settimana dopo un periodo di formazione

REQUISITI FONDAMENTALI

Pregressaesperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione edorganizzazione degli spostamenti dello staff e ottima conoscenza della linguainglese.

 

Ogni anno circa 230 espatriati partonocon EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazioneall’estero. Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibilitutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione delpersonale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva allenecessità dei singoli progetti.

Per fare questo, il/la Travel Officer lavora quotidianamente inpartnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti,garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e leesigenze di progetto.

La sede di lavoro è Milano, Via Santa Croce 19. Si richiede unareperibilità di 24/7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legateagli spostamenti dello staff in partenza/rientro. 

La figura entra a far del team Logistics & Supply del FieldOperations Department di EMERGENCY e risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio.

Principalicompiti e responsabilità:

-       Prendere in carico la parte logisticalegata alla partenza: una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FODdella conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare unaproposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure perrichiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese;

-       redigere ed aggiornare le TravelPolicies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team;

-       richiedere tutta la documentazionenecessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso epermanenza delle persone nel Paese;

-       avviare le pratiche perapertura/chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensileaggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia diassicurazione;

-       relazionarsi con le agenzie viaggi e lecompagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormenterispondenti alle esigenze dell’Organizzazione;

-       effettuare ogni sei mesi un follow-updel corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;

-       rapportarsi con ambasciate e/o altriattori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;

-       predisporre e inviare il materiale utilepre-partenza: magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendereidentificabile la persona al suo ingresso nel Paese;

-       collaborare con gli Ufficio Logistici diprogetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degliarrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa& booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabilitidall’Ufficio Logistics & Supply del FOD;

-       assistere lo staff in viaggio in casonecessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di unproblema logistico;

-       comunicare all’ Ufficio del Personale ledate di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia unallineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresìcollaborare con l’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivosvolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;

-       produrre una reportistica completa (sulnumero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidaredeterminate scelte future e consenta un’anali e un monitoraggio dei costi.

REQUISITIRICHIESTI

-       Pregressa esperienza maturataall’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione deglispostamenti dello staff;

-       Ottime capacità organizzative e dipianificazione;

-       Dimestichezza nell’uso di MicrosoftExcel;

-       Ottima conoscenza della lingua inglese(livello minimo B2);

-       Capacità di lavorare in autonomia eindividuare soluzioni alternative in contesti critici;

Completano il profilo capacità di adattarsia un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioniottimali e buone doti relazioni e di comunicazione.

Si richiede eventuale disponibilità a disponibilitàad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o perattività di monitoraggio sul field.

  • Travel Officer

    3 settimane fa

    Milan, Italia EMERGENCY ONG Onlus A tempo pieno

    PAESEItalia – SedeMilanoLINGUE RICHIESTEItaliano eingleseTIPOLOGIA DI CONTRATTOContratto atempo determinato (1 anno)Full time: 38a settimanaRAL: dadefinirePossibilitàdi lavorare da remoto 2 giorni a settimana dopo un periodo di formazioneREQUISITI FONDAMENTALIPregressaesperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione edorganizzazione...

  • Travel Officer

    2 mesi fa

    Milan, Italia Infront Sports & Media AG A tempo pieno

    We are committed to bringing passion and customer focus to the business. Job Summary Building the big moments - we deliver unforgettable sporting events Infront is all about sports. Active in more than 25 sports, we cover all aspects of a successful sporting event from the distribution of media rights, sponsorship, media production, event...

  • Assistant Inventory officer

    2 settimane fa

    Milan, Italia Costa Crociere A tempo pieno

    READY TO DISCOVER AN OCEAN OF OPPORTUNITIES? EXCITED TO EXPLORE YOUR POTENTIAL IN A FRIENDLY, INTERNATIONAL, AND WELCOMING ENVIRONMENT? Join Costa today and learn how! Who we are: Ahoy, global community! With 17,000+ professionals from 70 countries, we're a tight-knit crew that celebrates uniqueness. Our ship is fueled by trust, transparency, and positive...

  • Customer Service Officer

    6 mesi fa

    Milan, Italia thyssenkrupp nucera Italy S.r.l. A tempo pieno

    Your responsibilitiesThe 'mission' of the Customer Service office is to support the customer in plant operational problems, which may arise after the end of the supply guarantees, and to report within the company the feedback of the customers, with the ultimate aim of improving products and services. The main objective of the Customer Service Officer is to...

  • Customer Care Officer

    2 giorni fa

    Milan, Italia ALPADIA Language Schools SA A tempo pieno

    Do you like to make people dream and shine? Do you live in or near Milan? Are you passionate about languages, cultures, and travel? Would you like to share your experiences abroad with others and advise them?A new professional challenge awaits you at ESL!ESL Languages is the leading European study abroad agency. We have been organizing language courses...

  • Customer Care Officer

    1 settimana fa

    Milan, Italia ESL Education A tempo pieno

    Job DescriptionWe are currently looking for a Customer Care officer for our Italian market to complete our Customer Care team, based in Milan.Job Overview:The main function is to organize language courses abroad from the offer made by the sales offices to the return back home after the stay.Main tasks and responsibilities:Processing enrolments using our...

  • Chief Technology Officer

    4 settimane fa

    Milan, Italia TSMG A tempo pieno

    Company DescriptionHealth Force is a startup that is developing an AI Assistant designed for healthcare to automate hospital daily administrative tasks and save hospital staff thousands of hours of manual work and allow them to focus on patients.The AI Assistant is currently being deployed in multiple hospital groups in Italy and Austria and expanding to the...

  • Chief Technology Officer

    4 settimane fa

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    Company DescriptionHealth Force is a startup that is developing an AI Assistant designed for healthcare to automate hospital daily administrative tasks and save hospital staff thousands of hours of manual work and allow them to focus on patients.The AI Assistant is currently being deployed in multiple hospital groups in Italy and Austria and expanding to the...

  • Finance Officer

    6 mesi fa

    Milan, Italia International Rescue Committee A tempo pieno

    Requisition ID: req50961 Job Title:  Finance Officer Sector:  Finance Employment Category:  Fixed Term Employment Type:  Full-Time Open to Expatriates:  No Location:  Milan, Italy Work Arrangement: Hybrid Job Description  In response to the increased refugee arrivals into Europe, the IRCestablished the program initially in...

  • Recruiter Officer

    5 mesi fa

    Milan, Italia Telefono Azzurro A tempo pieno

    SOS - IL TELEFONO AZZURRO ONLUS Since , SOS Il Telefono Azzurro Onlus is committed to defend children and adolescents from all forms of abuse and violence, promoting a culture of respect for their rights as enshrined in the UN Convention on the Rights of the Child. It listens to children and adolescents every day and offers concrete answers to their...

  • Recruiter Officer

    2 settimane fa

    Milan, Italia S.O.S. - Telefono Azzurro ONLUS A tempo pieno

    SOS - IL TELEFONO AZZURRO ONLUSSince 1987, SOS Il Telefono Azzurro Onlus is committed to defend children and adolescents from all forms of abuse and violence, promoting a culture of respect for their rights as enshrined in the UN Convention on the Rights of the Child.It listens to children and adolescents every day and offers concrete answers to their...

  • Chief Operating Officer

    6 giorni fa

    Milan, Italia Page Executive A tempo pieno

    About Our ClientOur Client is a cutting-edge company in the field of sports technology and media, specialized in system integration and the development of software/cloud platforms.Job DescriptionOperational Leadership:Oversee all operational aspects of projects, ensuring alignment with the company's strategic objectives;Manage and optimize on-site operations...

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    Responsibilities: As an Account Executive your main task will be to provide support to new and existing accommodation partners, contacting, informing and advising them about how to meet the demands of the visitors on the Booking.com website. You will also build the accommodations webpages and training the new accommodations on how to use...

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    2 settimane fa

    Milan, Italia Snowit A tempo pieno

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    2 settimane fa

    Milan, Italia Spring A tempo pieno

    Spring Studios Milan is looking for a freelancer, skilled and imaginative Copywriter with experience in ensuring that all contents are strategically and creatively planned and produced to excellent standards.This role will answer directly to the Creative Director and the Chief Strategy Officer at Spring Milan and will work closely with all the internal...

  • POMELLATO Senior HR Manager

    6 mesi fa

    Milan, Italia POMELLATO S.P.A. A tempo pieno

    Description Our Mission We are currently looking for a Senior HR Manager to join our HR team based in Milan and reporting to the Chief People Officer. This role is instrumental to our organization, as it involves managing both our office-production population in Italy and the expansive EMEA retail network. You will lead a team of HRBPs for a scope...

  • Senior Project Manager

    2 settimane fa

    Milan, Italia Prysmian Group A tempo pieno

    OVERALL PURPOSE OF ROLE The Senior Project Manager is responsible and accountable of the entire governance of specific Project initiatives characterized by a maximum degree of business risk in terms of financial aspects, organizational, technological and contractual complexities. KEY DUTIES & RESPONSIBILITIES The Senior Project Manager, working...

  • Regional Compliance Manager Southern Europe

    2 mesi fa

    Milan, Italia Visa A tempo pieno

    Job DescriptionWhat’s it all about?As a global payments network, Visa maintains a Compliance Program to proactively manage compliance, regulatory and ethical risks across our business.The RECO Manager role, part of the Europe Ethics & Compliance Team, reports to the Southern Europe (SE) RECO Sr. Manager. This role supports and monitors the Compliance...

  • Internal Audit

    3 settimane fa

    Milan, Italia ION Group A tempo pieno

    We are looking for a critical thinker with strong analytical skills and able to communicate results across all levels of the organization.Your primary responsibility will be leading LIST Internal Audit & Compliance Department reporting directly to the Board of Directors.You could be based in Pisa or Milan office.Your responsibilitiesLeads the Internal Audit...

  • Hunter Sales leader M/F

    1 mese fa

    Milan, Italia EASYVISTA A tempo pieno

    Company DescriptionBecause at EASYVISTA, we pay particular attention to the well-being of all our employees, we have obtained the Great Place To Work 2022-2023 certification.Would you like to join a fast-growing French software company that places the professional development and success of its employees at the heart of its strategy?As a leader in the ITSM...