Operations & HR Specialist - Stage

Studdy è la startup italiana che sta ridisegnando il modo in cui i ragazzi delle superiori scelgono il proprio futuro. Aiutiamo gli studenti a capire chi sono, cosa vogliono fare e come arrivarci: con orientamento personalizzato, contenuti concreti e accesso a soluzioni di finanziamento per gli studi.

Siamo parte del gruppo Finnovaction, abbiamo già orientato più di 4.600 studenti in tutta Italia e costruito partnership solide nel mondo bancario, telco ed ESG. Stiamo crescendo e cerchiamo le persone giuste per farlo bene.

Stiamo cercando un/una:

Operations & HR Specialist - Stage

Sede: Milano

Stage extracurriculare, Milano (in presenza) - indennità di €600 lordi mensili

Sarai responsabile dell’operatività che permette ai percorsi di orientamento Studdy di arrivare nelle classi in modo puntuale e con standard di qualità elevati. Costruirai e gestirai la pipeline dei tutor - psicologi orientatori che svolgono gli incontri nelle scuole - coordinando selezione, onboarding, formazione, disponibilità e assegnazione ai progetti. Lavorerai inoltre a stretto contatto con scuole e tutor per calendarizzare gli incontri e verificarne la corretta esecuzione.

Di cosa ti occuperai:

1. Recruiting e gestione della pipeline tutor

• Ricerca e primo contatto di psicologi e professionisti dell’orientamento interessati a collaborare con Studdy
• Screening dei profili, organizzazione dei colloqui e aggiornamento continuo della pipeline di selezione
• Gestione dei dati e dello stato di avanzamento di ciascun candidato attraverso gli strumenti interni
• Supporto alla costruzione di un bacino di tutor adeguato per numerosità, competenze e copertura territoriale

2. Onboarding, formazione e readiness tracking

• Gestione operativa dell’onboarding dei nuovi tutor: raccolta documenti, accessi, materiali e adempimenti necessari
• Organizzazione delle sessioni formative e monitoraggio del completamento dei contenuti previsti
• Aggiornamento della readiness di ciascun tutor, verificando che sia pronto per essere assegnato alle classi
• Raccolta e gestione delle disponibilità, delle aree geografiche coperte e delle eventuali preferenze operative

3. Scheduling degli incontri con le scuole

• Raccolta delle disponibilità di scuole, classi e tutor e costruzione del calendario degli incontri di orientamento
• Assegnazione dei tutor alle scuole sulla base di disponibilità, territorio, competenze e caratteristiche del progetto
• Gestione di conferme, variazioni, rinvii e sostituzioni, mantenendo costantemente allineati tutti gli interlocutori
• Presidio delle comunicazioni operative con referenti scolastici e tutor prima dello svolgimento degli incontri

4. Monitoraggio dell’esecuzione dei programmi

• Verifica del corretto svolgimento degli incontri e del rispetto del programma, delle tempistiche e dei materiali previsti
• Raccolta di presenze, feedback, report e documentazione successiva alle attività in classe
• Gestione tempestiva di criticità operative, assenze o necessità di ripianificazione
• Segnalazione al team delle principali anomalie e proposta di soluzioni per migliorare il processo

5. Processi, dati e coordinamento interno

• Aggiornamento accurato dei sistemi di tracking relativi a tutor, scuole, calendari e stato di avanzamento dei progetti
• Preparazione di report operativi e KPI: tutor attivi e pronti, copertura degli incontri, cancellazioni, puntualità e completamento
• Collaborazione con il team education, commerciale e di progetto per garantire una pianificazione sostenibile
• Contributo alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi operativi

Quello che cerchiamo

Cerchiamo una persona molto organizzata e affidabile, che voglia imparare a gestire processi HR e operativi complessi. Non è richiesta un’esperienza precedente strutturata, ma è essenziale avere precisione, capacità di coordinamento e disponibilità a gestire molte attività contemporaneamente senza perdere il controllo dei dettagli.

Competenze che cerchiamo

• Grande capacità organizzativa e attenzione ai dettagli
• Buona comunicazione scritta e orale, con interlocutori diversi
• Capacità di pianificare attività, gestire scadenze e aggiornare dati in modo preciso
• Dimestichezza con Excel o Google Sheet