COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT - VGROUP

Per MyPlant & Garden, la più importante fiera professionale dell'orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia, organizzata da V Group parte di Italian Exhibition Group S.p.A., siamo alla ricerca di un/a COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT da inserire negli uffici di Milano. Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su eventi fieristici legati al comparto verde sotto il coordinamento dell'Exhibition Manager interagendo con le diverse funzioni. La risorsa gestirà in autonomia le funzioni operative e amministrative di back office con particolare focus sulla gestione documentale, l'analisi contrattuale e il supporto alle relazioni esterne. Il ruolo include attività finanziarie, di compliance e di supporto logistico/fieristico, garantendo l'aderenza normativa e l'efficienza dei processi interni. Aree Amministrative e Relazionali Gestione Relazioni Esterne: Curare i rapporti operativi con partner, clienti e fornitori, fungendo da punto di contatto chiave per le comunicazioni. Analisi Documentale: Analizzare e revisionare contratti, preventivi e documentazione commerciale, assicurandone la correttezza formale. Supporto Istituzionale: Preparare documenti istituzionali, lettere d'invito e richieste formali per enti esterni. Reporting: Redigere con precisione report, presentazioni e verbali di riunioni interne ed esterne. Gestione Pratiche: Compilare modulistiche, pratiche e processi burocratici (es. richieste, registrazioni, ecc.). Supporto Bandi: Preparare i documenti per le firme da rilasciare alle aziende che partecipano a bandi o gare. Archiviazione e Ricerca: Creare, organizzare e gestire l'archiviazione documentale (digitale e cartacea). Data Management: Svolgere ricerche e analisi, occupandosi dell'inserimento dati e della gestione delle banche dati aziendali. Aree Finanziarie, Legali e di Compliance Controllo Finanziario: Monitorare e controllare il budget aziendale e verificare l'avanzamento dei pagamenti. Documentazione Contabile: Redigere e supportare la stesura di documenti di tipo contabile e finanziario. Gestione Privacy (GDPR): Gestire la documentazione privacy, inviare le informative ai fornitori ed eseguire l'adeguamento privacy contrattuali e delle liberatorie di collaboratori e partner. Compliance Normativa: Esercitare il controllo delle normative e dimostrare capacità di lettura e comprensione di documenti legali. Legislazione Specifiche: Monitorare la legislazione relativa all'impiego e alla sicurezza sul lavoro. Supporto Operativo: Inserire gli ordini nei sistemi gestionali aziendali e curarne l'archiviazione. Sistemi IT: Gestire e supportare i sistemi aziendali informatici e digitali. Supporto Commerciale: Fornire aiuto back office al team commerciale per le necessità amministrative e gestionali. Attività Logistiche e Fieristiche Certificazioni Fieristiche: Svolgere attività di supporto documentale, incluse la stesura e l'estrazione di dati e file per il certificatore fieristico (ad esempio, per statistiche merceologiche e geografiche, catalogo, assegnazione parcheggi e SIC - Sistema Invito Clientela). Logistica: Organizzare viaggi, trasferte, spostamenti e prenotazioni per il personale e i collaboratori. Requisiti Necessari Formazione: Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline Economiche, Giuridiche o Linguistiche). Esperienza: Solida esperienza in ruoli di Back Office, Amministrazione o Segreteria con focus sulla gestione documentale e contrattuale. Competenze Tecniche: Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint), esperienza nell'uso di sistemi gestionali (ERP) e dimestichezza con la gestione di banche dati. Competenze Giuridiche: Familiarità con le norme sulla Privacy (GDPR) e capacità di interpretazione di documenti contrattuali e normativi (sicurezza sul lavoro, impiego). Soft Skills: Organizzazione e Precisione: Eccellente attenzione ai dettagli e capacità di gestione di scadenze e priorità complesse. Proattività: Capacità di lavorare in autonomia e di gestire l'escalation di problemi. Comunicazione: Ottime doti interpersonali per la gestione di clienti, partner e fornitori. Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento UE Privacy, 679/2016, GDPR. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.