Executive Office Coordinator

strumenti di lavoro moderni e innovativi Sviluppo personale e professionale formazione personale e professionale Per un'azienda consolidata e orientata alla crescita, siamo alla ricerca di una persona professionale, organizzata e dotata di spiccate capacità di coordinamento da inserire nel ruolo di Executive Office Manager (m/f/d). La persona selezionata ricoprirà un ruolo di responsabilità, lavorando a stretto contatto con la Direzione Generale e assumendo una funzione centrale di raccordo tra il vertice aziendale, le diverse funzioni organizzative, gli organi societari e i principali interlocutori interni ed esterni. Organizzazione e coordinamento dell'agenda della Direzione Generale, inclusi appuntamenti, riunioni, eventi istituzionali e trasferte Gestione e coordinamento delle comunicazioni in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza istituzionale e la comunicazione aziendale riservata Coordinamento delle comunicazioni con stakeholder interni ed esterni Predisposizione e revisione di lettere, presentazioni, report e materiali informativi Monitoraggio di richieste, attività e scadenze strategicamente rilevanti Coordinamento e monitoraggio delle attività tra la Direzione Generale e le diverse funzioni aziendali Organizzazione e coordinamento delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e degli altri organi societari Organizzazione e coordinamento degli organi direttivi e dei comitati interni Gestione e controllo della documentazione ufficiale di natura societaria Garantire una gestione ordinata, strutturata e riservata della documentazione Coordinamento dei processi di archiviazione, conservazione e gestione formale della documentazione Organizzazione e gestione documentale Responsabilità del registro aziendale centrale e dei relativi processi Gestione e aggiornamento dell'archivio aziendale, sia fisico sia digitale Supporto alla gestione e all'aggiornamento della documentazione relativa alla Business Continuity Comunicazione istituzionale e interna Supporto alla Direzione Generale nella gestione della comunicazione istituzionale Monitoraggio di notizie, sviluppi e tematiche di rilevanza strategica Supporto nell'organizzazione di eventi e incontri con investitori, autorità, enti pubblici, associazioni di categoria e partner Supporto alla gestione di un'immagine esterna professionale e coerente, in collaborazione con il Marketing e le altre funzioni aziendali coinvolte Supporto alla comunicazione interna tra la Direzione Generale e i dipendenti Laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o in ambiti affini Almeno 5 anni di esperienza professionale come Executive Assistant, Assistente di Direzione, Management Assistant, Office Manager o in un ruolo analogo Spiccate capacità organizzative e comprovata esperienza nel coordinamento di attività e processi complessi Un approccio al lavoro autonomo, strutturato e orientato alla soluzione Ottime capacità relazionali e comunicative e un'immagine professionale Capacità di comprendere rapidamente informazioni complesse, organizzarle e presentarle in modo chiaro e adeguato ai diversi interlocutori Ottime capacità di redazione e revisione di documenti e corrispondenza professionale Ottima conoscenza di Microsoft 365 e, preferibilmente, esperienza nell'utilizzo di sistemi di gestione documentale Ottima conoscenza della lingua tedesca e italiana, sia scritta sia parlata La conoscenza della lingua inglese costituisce un requisito preferenziale Propensione alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni diversi Un approccio professionale, collaborativo e pragmatico, con una forte orientazione alla ricerca di soluzioni Un'attività diversificata, con elevata visibilità all'interno dell'organizzazione La possibilità di contribuire attivamente allo sviluppo e all'ottimizzazione dei processi, portando le proprie idee e competenze Un ambiente di lavoro professionale, dinamico e collaborativo Una stretta collaborazione con diverse funzioni aziendali e con interlocutori interni ed esterni qualificati Una posizione con concrete prospettive di sviluppo professionale nel lungo periodo Inquadramento al 1° o 2° livello del CCNL Commercio e Terziario, in funzione dell'esperienza e delle competenze Una retribuzione competitiva e commisurata all'esperienza e alle competenze della persona selezionata La retribuzione netta iniziale prevista per la posizione è 38.000 € RAL per un impiego a tempo pieno. In base all'esperienza professionale e alle qualifiche del candidato, è prevista la possibilità di una retribuzione superiore.